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Al interior de toda empresa se llevan a cabo numerosas juntos o reuniones importantes para decidir el rumbo de la compañía. Mientras más grande la empresa, más juntas y esto puede llegar a ser problemático cuando se quiere estar al tanto de lo que sucede en cada una. Por otro lado, es común que los mismos asistentes a cada reunión estén saturados de trabajo y puedan llegar a olvidar los pendientes o acuerdos que se toman en cada junta. Para remediar esto, un documento empresarial muy socorrido es la famosa minuta. Sin embargo, hoy hablaremos específicamente de la minuta de trabajo en Excel.
Nuestros redactores expertos se han dado la tarea de investigar esta herramienta tan importante y prepararon esta entrada donde conocerás:
Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.
En MilFormatos ya dedicamos un artículo a la Minuta, en el cual te contamos sobre las características de este documento, la manera de elaborarlo y también te compartimos un formato descargable para editar. En esta ocasión, nos enfocaremos en resaltar los aspectos particulares de la minuta de trabajo en Excel.
Esta herramienta es una manera muy útil de llevar un registro del contenido de las juntas o reuniones que suceden al interior de tu negocio, además de funcionar como recordatorio de actividades pendientes para cada uno de los asistentes.
La ventaja de hacer tus minutas en Excel, a comparación de otras aplicaciones, es que tus formatos pueden ser mucho más limpios, específicos y adaptables a las necesidades de cada junta que cubran. Puedes hacer uso de las fórmulas de este programa para insertar campos condicionales que reflejen el avance de las actividades y su estado actual, así como graficar porcentajes de progreso, estatus actuales y cualquier otro detalle que consideres importante.
Los tipos de minuta más comunes en el mundo empresarial son de:
Como es el caso con cualquier documento de este tipo, la minuta de reunión en Excel funciona como un registro de todo lo discutido en una determinada junta. También sirve para contar con una lista de los asistentes y los acuerdos a los que se llegó en la reunión.
Gracias a este contenido, más las herramientas de la aplicación que mencionamos arriba, la minuta puede ayudarte a mejorar la comunicación dentro de tu compañía y mejorar la productividad de tus trabajos en equipo.
Por otro lado, las minutas de trabajo en Excel te serán de utilidad para definir los objetivos de tu empresa mientras evitas conflictos entre tus trabajadores al contar con el respaldo de los acuerdos y responsabilidades que corresponden a cada empleado.
En nuestra entrada dedicada a La Minuta ya cubrimos a detalle los elementos que componen esta herramienta. Por lo que solo los mencionaremos brevemente aquí:
Encuentra a continuación los pasos para hacer la minuta. Pero si prefieres el contenido en video, te invitamos a ver esta guía que hemos preparado para ti en este formato.
Para diseñar un formato de minuta en Excel eficiente, te recomendamos los siguientes pasos:
Asigna las celdas que consideres necesarias para abarcar campos como lugar, fecha, hora y responsable de la reunión o junta.
Del mismo modo deberás separar una sección donde puedas poner la información de las personas convocadas (presentes o no) y, opcionalmente, su cargo y firma.
A continuación, tu siguiente sección deberá estar dedicada a cubrir los temas a resolver y el orden en que se abordarán durante la junta. De esta forma, tu minuta estará directamente relacionada con el contenido de la reunión.
Por último, tu minuta de reunión en Excel debe llevar una sección dedicada a los acuerdos, reportes y pasos a seguir sobre el tema de la reunión.
Este quizá sea el punto más importante de tu documento, pues es el registro al que te podrás referir más adelante cuando revises el avance de lo decidido en cada junta o bien debas corregir a alguna parte que no esté cumpliendo con sus responsabilidades.
A continuación, te mostramos un ejemplo de minuta de trabajo en Excel que puedes usar como referencia para diseñar las tuyas.
Para finalizar esta guía, te ofrecemos un ejemplo y formatos de minuta de trabajo en Excel, que también podrás descargar en PDF o editar en línea en las plataformas de OneDrive (Excel en línea) y Google Drive.
Instrucciones para descargar formatos en Google Drive y Microsoft OneDrive (Excel en Línea):
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por Redacción Milformatos el 09 de noviembre de 2022
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