Al igual que en las cartas y en cualquier correo formal en español, los emails en inglés formales también tienen una estructura que seguir. Esta herramienta será importante y utilizarla correctamente te podrá abrir puertas.
Actualmente, los correos electrónicos son habituales para comunicarse con compañeros de trabajo, con los jefes y directivos de una empresa, incluso con clientes en muchos casos. Por lo tanto, es necesario redactarlos correctamente para transmitir profesionalidad al receptor. Siguiendo las instrucciones y ejemplos que verás a lo largo de esta guía, que son bastante sencillas, podrás redactarlos sin ningún inconveniente.
Los elementos y la estructura de un email formal pueden sintetizarse en los ítems que mencionaremos a continuación. Te recomendamos utilizar este listado a modo de plantilla para redactar correctamente tu próximo email formal.
Ya que se trata de un email formal, debes comenzar con un saludo cordial. Utiliza su nombre completo y un título, tal como «Dear Mr.«.
En caso de que no sepas el nombre de la persona a quien te diriges, puedes optar por una de estas opciones: «To whom it my concern» o «Dear Sir / Madam«.Si tienes dudas respecto a cuál es el título adecuado, recuerda: Mr. (señor) se utiliza siempre para hombres adultos, de manera independiente respecto a su estado civil, Miss (señorita) será la opción para mujeres solteras, mientras que Mrs será la manera de dirigirse a aquéllas que se encuentran casadas. Si desconoces el estado civil de la mujer a la que le escribes, utilizarás la opción Ms.
Luego del saludo inicial, debes redactar una oración introductoria que indique la razón de tu contacto. Desde luego que esta introducción y el asunto o subject tienen que ser coherentes entre sí. En primera instancia te presentarás a ti mismo brevemente. Puedes utilizar alguna de estas frases, para escoger una ten en mente el motivo por el que estás contactando a tu destinatario:
En el caso de que estés respondiendo un email que te hayan enviado, entonces será recomendable que comiences con un agradecimiento.
Podemos afirmar que no existe una fórmula determinada general para redactar el texto del email, ya que éste dependerá del motivo por el cual lo estás escribiendo. Ten presente utilizar párrafos cortos y una vez terminada la escritura, relee para verificar si necesita correcciones. También será recomendable evitar el uso de abreviaturas o acrónimos.
Algunos conectores que puedes utilizar y que te ayudarán a redactar de manera ordenada son:
Cuando estés terminando de escribir tu email, es adecuado agradecer nuevamente a tu lector por su tiempo, así como destacar algunas cualidades amables de aquél. Algunos ejemplos son:
El cierre de tu email formal en inglés será con un saludo cordial tal como best regards, sincerely o simplemente, thank you y tu nombre completo. En el caso de que hayas comenzado el mensaje con «Dear Mr/Ms/Miss» seguido del apellido correspondiente, puedes utilizar la frase yours sincerely.
Best regards,
Dr. Jon Doe
Una vez completada esta última parte de tu email, recuerda releerlo para asegurarte de que sea perfecto y luego, simplemente presiona el botón de enviar.
Para que tu email sea fácil de leer y comprender, te dejamos algunos consejos que estamos seguros te ayudarán a redactarlo.
A continuación, te dejamos un ejemplo de un ejemplo formal con su traducción en el que podrás encontrar todos los elementos que mencionamos previamente.
Subject: New product
Dear Miss Jane Doe,
Thank you for contacting us. I am writing you to let you know we recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will allow you to see the quality of our products.
We would like to contact again to arrange a meeting in order to discuss how our products can be benefit your company.
If you have any questions, do not hesitate to let me know. Thank you for your time.
Best regards,
John Smith.
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Estimada Señorita Jane Doe,
Gracias por contactarnos. Le estoy escribiendo para hacerle saber que recientemente le enviamos nuestro nuevo catálogo. Estamos convencidos que le permitirá apreciar la calidad de nuestros productos.
Nos gustaría contactarla nuevamente para coordinar una reunión, para discutir cómo nuestros productos pueden beneficiar a su compañía.
Si tiene alguna pregunta, no dude en escribirme. Gracias por su tiempo.
Saludos,
John Smith.
Encuentra a continuación, un modelo descargable en Word que puedes utilizar como plantilla para escribir tus emails formales en inglés.
