CóMO EMPEZAR UN CORREO FORMAL

por Redacción Milformatos el 10 de octubre de 2021

Los e-mail empresariales, laborales y comerciales, son muy utilizados actualmente. Por ello, es importante que sepas cómo empezar un correo formal. No importa si no tienes un negocio o compañía, esta información te será útil si necesitas responder un mensaje de trabajo.

En este artículo te explicaremos cuáles son los elementos que debes tomar en cuenta. Además, te daremos unos ejemplos prácticos para que tengas una idea más clara de lo que debes hacer.

¿Qué es un correo formal?

El correo formal es una herramienta utilizada principalmente en situaciones laborales, académicas o comerciales. Tanto para las empresas, como para las instituciones, este medio de comunicación es indispensable.

 

Además de que inspira confianza, denota profesionalismo y permite establecer un contacto directo con sus colaboradores, personal académico, estudiantes y clientes.

Para que un correo formal tenga mayor peso, es importante que en la dirección electrónica aparezca el nombre del negocio, escuela o compañía. Es decir, que cuente con su propio dominio.

De hecho, se podrá generar más impacto con un ricardo.paz@rrhhgrupoconsultor.com que con un ricardo.paz@hotmail.com.

Elementos del correo formal

 
  • Destinatario

La sección se denomina ‘Para:’ y se pueden agregar cuantos destinatarios sean necesarios.

  • Asunto

Aquí se escribe el motivo del correo. Debe ser breve y atractivo para atraer la atención del destinatario.

Si se trata de un asunto urgente, esta palabra no puede faltar.

  • Apertura (saludo)

El saludo debe denotar cercanía; por ello, el nombre de la persona no tiene que faltar. Los apellidos se pueden omitir.

  • Cuerpo

Al inicio del cuerpo se debe establecer el motivo de forma clara y contundente. Si el correo se ha enviado para establecer una fecha límite, esta debe especificarse desde la primera línea. De esta manera, se atraerá la atención del destinatario.

  • Firma

Aunque este elemento no va al inicio del correo electrónico, es muy importante, pues algunos destinatarios tienden a revisar el final del correo para determinar qué importancia darle.

Para ello es importante que cuentes con una firma de correo electrónico. Puedes crearla gratis con herramientas online como Hubspot. Solo tendrás que proporcionar los siguientes datos:

  • Nombre Apellidos,
  • Puesto
  • Departamento | Empresa
  • Teléfono empresarial y personal
  • Correo electrónico
  • Página web de la empresa
  • Enlaces a redes sociales (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram)

Cómo redactar el inicio de un correo formal

Asunto: breve y atractivo

Las probabilidades de que el receptor abra el correo electrónico al momento en que lo recibe depende primordialmente del asunto.

Por ello, al lector le debe quedar claro cuál es el motivo por el cual recibió el correo y despertar su atención o curiosidad.

Esta sección debe ofrecer una idea de lo el destinatario encontrará dentro del mail. Algunos lo definen como una especie de resumen pequeño. Usa mayúsculas para enfatizar el asunto.

Además, puedes combinar mayúsculas y minúsculas para hacer énfasis en algunas palabras. Por ejemplo:

  • Confirmación de cuenta para depósito
  • Bienvenido a nuestro equipo de trabajo
  • Solicito entrevista para selección de personal
  • Mi pedido está ATRASADO, ¡otra vez!
  • Solicito cotización URGENTE

Saludo personalizado

Utilizar el nombre da la impresión de que el correo fue escrito específicamente para el destinatario. Por ello, es importante colocarlo en el saludo.

Personalizar el e-mail es fundamental, pues si no se le aclara al receptor que se están dirigiendo exclusivamente a él, es muy probable no solo que no responda, sino que ni siquiera continuará leyendo.

Usa palabras clave

Asegúrate de que el asunto y la primera línea del cuerpo del mensaje tengan las mismas palabras clave. De esta manera, le demostrarás al lector que vas directo al grano.

Sé breve

Con el uso de las apps de mensajería, los correos electrónicos extensos tienen mucho que perder. Por eso, es importante que tu mensaje sea lo más corto, coherente y conciso posible.

Si necesitas que te respondan preguntas específicas, hazle saber el tiempo aproximado que le tomará. Una frase como: ‘no te tomará más de dos minutos’, hará que el destinatario reconsidere la importancia de contestar.

Sintetiza ideas y evita frases demasiado largas. Distribuye el contenido en dos o tres párrafos y usa puntos y comas para dar coherencia.

Cuida la redacción

Así como en los documentos formales, los correos deben estar cuidadosamente redactados. La ortografía tiene la facultad de inspirar profesionalismo, pero no es el único aspecto importante.

Colocar mayúsculas en nombres propios, de marcas, empresas y países, tiene un gran impacto en la imagen del texto. Lo mismo ocurre con acentos, sin importar si el texto está en mayúsculas o minúsculas.

Algunas plataformas de correo electrónico no cuentan con herramientas para cuidar la redacción. Por este motivo, redacta primero en Word para realizar las correcciones más fácilmente. Una vez que termines, copia y pega el texto.

En la medida de lo posible, evita escribir todo el cuerpo en mayúsculas. Esto da el sentido de que se está gritando y puede generar una sensación de que fue redactado con agresividad. Coloca mayúsculas únicamente donde es necesario.

Distribuye el contenido en dos o tres párrafos. De manera que se vea más distribuido y el destinatario no se aburra al ver un sólo párrafo grande.

Antes de enviar, revisa

No importa cuánto tiempo te haya tomado redactar tu correo, revisa todo lo anterior antes de enviarlo. Asegúrate de editar todo aquello que es prescindible y concéntrate en el texto que deseas que sea leído.

Ejemplos del comienzo de un correo formal

Correo formal para enviar CV

Ejemplo de cómo empezar un correo formal

Correo formal para enviar información

Ejemplo de cómo empezar un correo formal

Qué hacer si tu correo formal no recibe respuesta

Existen varios motivos por los cuales las personas no responden los correos electrónicos. A diferencia de los mensajes de WhatsApp o Telegram, dan la sensación de que no son urgentes.

Si no recibes una respuesta inmediata, no asumas que no lograste captar su atención. Todos están ocupados y tus prioridades no son necesariamente las tuyas.

En algunos casos, algunas personas evitan responder como una estrategia para remarcar su poder sobre otros.

Además, no recibir respuesta no es algo necesariamente negativo. Puede permitirte identificar a personas o empresas con las que no vale la pena hacer negocios o colaborar en proyectos.

Intenta fijar una fecha límite para obtener respuesta. Si esta se cumple, reenvía el mismo mensaje, pero acompañado de la palabra ‘Seguimiento’ en el Asunto.

Asimismo, puedes volver a redactar el mismo mensaje dejando en claro que ya habías enviado la información antes. Pregunta de forma amable si ya lo había recibido; por ejemplo:

“Me pregunto si ha tenido la oportunidad de valorar la propuesta que le envié por correo electrónico la semana pasada”.

Recursos útiles para empezar un Correo Formal

Si deseas más información sobre el tema, consulta nuestros títulos:

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