La minuta en inglés o minute, es un documento empresarial que ayuda a tener un registro escrito de las diferentes juntas de trabajo, conversaciones y decisiones que se toman al interior de una empresa. Es un reporte de cada reunión, las actividades, asistentes y comentarios que en ella suceden.. Si necesitas crear una minuta en inglés, has llegado al lugar correcto, pues el equipo de redactores expertos con experiencia con el idioma inglés, han preparado para ti este artículo en el que encontrarás:
La definición de este tipo de documento, casos de usos y ejemplos de minuta en inglés.
Los mejores consejos y frases para hacer tu documento.
Un formato de minuta en inglés, que podrás descargar gratis para editar en Word o Google Drive.
No olvides dejarnos un comentario si este artículo es de utilidad y compartirlo en tus redes o con quien pueda encontrarlo útil.
¿Qué es una Minuta en Inglés?
La minuta en inglés o minute (ten cuidado porque se escribe igual que minuto en inglés) es un registro por escrito que concentra lo más importante de las conversaciones y decisiones que suceden durante una junta de trabajo en una empresa. Se pueden utilizar en todos los niveles de la compañía y normalmente las escribe un secretario designado en cada junta.
Tipos de Minuta en Inglés
Como suele pasar con muchos documentos empresariales, la minuta de reunión en inglés tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de cada caso. Por ello, podemos hablar de minutas de tipo:
Formal.
Informal.
Las primeras se utilizan cuando las reuniones son de la Junta Directiva (Board of Directors) o alguna otra área específica dentro de la compañía. Las segundas pueden utilizarse en casos de juntas más rápidas de equipos de trabajo o grupos más pequeños.
¿Para qué sirve la Minuta en Inglés?
También conocidas como minuta de trabajo en inglés, estos documentos son muy útiles cuando los negocios desean llevar un seguimiento de los avances y decisiones que se toman dentro de cada proyecto o área del negocio (finanzas, mantenimiento, campañas de promoción, etc.).
De cierta forma, son una prueba del cómo y porqué se tomaron determinadas acciones, así como un historial del progreso de esas mismas decisiones y las pláticas que llevaron a ellas.
Además de ser documentos oficiales para los archivos de cada empresa, la minuta en inglés también es un recordatorio para las personas involucradas en cada reunión, así como para notificar a aquellos que no hayan estado presentes en ellas. De esta forma, todos los equipos de trabajo están en la misma página y pueden llevar a cabo sus obligaciones en tiempo y forma.
Estructura de una Minuta en Inglés
Como ya lo dijimos, la minuta de trabajo en inglés es un documento maleable y puede adaptarse a cada caso según lo necesite. No obstante, existen elementos básicos para construir una minuta funcional:
Fecha y hora de la junta (Date and time of meeting).
Nombres de los asistentes (Name of the participants).
Propósito de la junta (Purpose of the meeting).
Agenda y temas por revisar (Agenda items and topics to be discussed).
Accionables o Acciones a seguir (Action items).
Lugar y fecha de la próxima junta (Next meeting date and place).
Documentos a incluir en el reporte de la junta (Documents to be included in the meeting report).
A partir de estos siete elementos, puedes agregar o quitar de acuerdo a tu situación.
Date and Time of Meeting
(Fecha y hora de la junta)
Para empezar tu minuta, lo más recomendable es anotar los datos generales de la junta. Puedes comenzar por la fecha y hora en la que sucedió.
Meeting Details
Date: March 17, 2023
Time: 10:30 am
Detalles de la Junta
Fecha: 17 de marzo de 2023
Hora: 10:30 am
Name of the Participants
(Nombre de los asistentes)
A continuación, lo más común es hacer una lista de participantes con nombre, apellido y, si gustas, cargo dentro de la empresa.
Por lo regular, en las juntas directivas o aquellas que suceden en un ambiente más organizado, es recomendable tener roles asignados para algunos de los asistentes. Los más comunes son la figura del presidente de la junta o directivo a cargo (chairperson) y un secretario que es quien se encargará de tomar las notas correspondientes para la minuta (secretary).
Miembros a cargo: Guy Ronson [GR], Sonny Bates [SB], Bastian Olliver [BO], Garrison Matheson [GM]
Miembros ausentes: Laura Phillips [LP]
Invitados y otros miembros presents:
Purpose of the Meeting
(Propósito de la junta)
Un vez establecidos los puntos anteriores, te recomendamos agregar un apartado que indique la temática general de la junta. Esto te permitirá contar con un registro del punto medular de cada reunión y organizar tus minutas por proyectos o periodos que abarquen actividades determinadas.
Purpose of Meeting
Production progress status check on current projects.
Propósito de la Junta
Revisión de estatus de progreso de los proyectos activos.
Agenda Items and Topics to be Discussed
(Agenda y temas por revisar)
Después de anotar el tema general, lo más común es continuar con los subtemas a discutir dentro de la junta. Ocasionalmente, las minutas incluyen una mención breve de los temas vistos en reuniones anteriores y una lista de los temas por ver.
Old Business
Payment of parking fines for «Delaware» project shooting day.
Training for encryption app [whole team].
Delivery of «dungeon maze» props.
New Business
Shooting plan report as per storyboard for «Fire war» short.
Definition of post production needs for «Fire war» short.
Review of voice acting filtered candidates.
Asuntos previos
Pago de multas de estacionamiento del día de filmación del proyecto «Delaware».
Capacitación para app de encriptado [todo el equipo].
Entrega de utilería para «laberinto del calabozo».
Nuevos asuntos
Reporte del plan de filmación de acuerdo con el storyboard para el corto «Fire war».
Definición de necesidades de postproducción para corto «Fire war».
Revisión de candidatos filtrados de actores de voz.
Action Items
(Accionables o Acciones a seguir)
A partir de los temas por ver en la junta, es muy probable que se desprendan actividades específicas o acciones (grupales o individuales) que darán continuidad a las decisiones tomadas. La siguiente sección de tu minuta estará dedicada a enlistar esas acciones para registro de lo asistentes, o bien de los miembros que no estén presentes.
Action Items
[SB] will supervise and advise on changes to sequence 48 to adapt it to budget and production needs.
VFX team will need and additional 3D artist. [GR] will take over profiling and recruiting.
[LP] will contact selected talent for remote briefing and first readings.
Accionables
[SB] supervisará y consultará los cambios a la secuencia 48 para adaptarla al presupuesto y necesidades de producción.
El equipo de VFX necesitará un artista 3D extra. [GR] se encargará de perfil y reclutamiento.
[LP] contactará al talento seleccionado para un brief remoto y primeras lecturas.
Next Meeting Date and Place
(Lugar y fecha de la próxima junta)
Para cerrar la parte central de tu minuta, puedes agregar una sección que registre el tiempo total que duró la junta, así como la fecha y lugar de la siguiente.
Por otro lado, algunas compañías deciden incluir firmas tanto del secretario como del presidente para darle un carácter más oficial a sus minutas.
Next Meeting Date and Place
Date and time of next meeting: March 27, 2023. Editing room C
Fecha y hora de la siguiente junta: 27 de marzo de 2023. Sala de Edición C
Hora en que terminó la sesión: 11:45 am
Firma del secretario: _____________________ Aprobación del presidente: ___________________
Documents to be included in the meeting report
(Documentos a incluir en el reporte de la junta)
En caso de ser necesario, puedes agregar una sección que enliste los documentos necesarios que apoyen lo decidido y/o los accionables que surgieron a partir de la reunión.
Documents to be included in the meeting report
Sequence 48 images to compare with revised version.
Documentos a incluir en el reporte de la junta
Imágenes de la secuencia 48 para compararlas con la versión modificada.
Cómo hacer tu Minuta en Inglés – Consejos
Mejorar tu minuta en inglés será mucho más fácil con los siguientes tips:
Toma nota inmediatamente: Las juntas de trabajo pueden durar mucho, o bien procesar mucha información, por ello es importante que anotes inmediatamente las decisiones o acciones tomadas.
Graba las juntas: Un apoyo adicional para realizar tus minutas de trabajo en inglés será apoyarte de tu teléfono o computadora para grabar las juntas en audio o video. De esta forma podrás regresar a corroborar lo que vas a incluir en tu documento.
Sé consistente: Trata de definir un formato de minuta que usarás por un tiempo. Recuerda que otras personas las podrán leer y será mucho más sencillo si hay una consistencia en su presentación.
Diseña un sistema de abreviaciones: Si tus juntas son con varias personas, definir un sistema de acrónimos, abreviaciones o un glosario común ayudará a sintetizar quién dijo qué y de qué estaba hablando.
Tip Milformatos
Conforme pongas a prueba tu minuta de reunión en inglés podrás notar áreas de mejora o maneras de optimizarlas. Aprovéchalas y asegúrate de informar a tus compañeros de estos cambios para que todos estén en la misma línea.
Ejemplo de Minuta en Inglés y Español
Veamos ahora el ejemplo completo de la minuta en inglés, así como una traducción al español para que puedas compararlas y tomar notas para elaborar tus propios documentos.
Sequence 48 images to compare with revised version
Traducción del Ejemplo de Minuta en Inglés
Detalles de la Junta
Fecha: 17 de marzo de 2023
Hora: 10:30 am
Lista de Asistentes
Presidente: Marie Rico [MR]
Secretario: Olivia Jameson [OJ]
Miembros a cargo: Guy Ronson [GR], Sonny Bates [SB], Bastian Olliver [BO], Garrison Matheson [GM]
Miembros ausentes: Laura Phillips [LP]
Invitados y otros miembros presents:
Propósito de la Junta
Revisión de estatus de progreso de los proyectos activos.
Asuntos previos
Pago de multas de estacionamiento del día de filmación del proyecto «Delaware».
Capacitación para app de encriptado [todo el equipo].
Entrega de utilería para «laberinto del calabozo».
Nuevos asuntos
Reporte del plan de filmación de acuerdo con el storyboard para el corto «Fire war».
Definición de necesidades de post producción para corto «Fire war».
Revisión de candidatos filtrados de actores de voz.
Accionables
[SB] supervisará y consultará los cambios a la secuencia 48 para adaptarla al presupuesto y necesidades de producción.
El equipo de VFX necesitará un artista 3D extra. [GR] se encargará de perfil y reclutamiento.
[LP] contactará al talento seleccionado para un brief remoto y primeras lecturas.
Fecha y Hora de la Siguiente Junta
Fecha y hora de la siguiente junta: 27 de marzo de 2023. Sala de Edición C
Hora en que terminó la sesión: 11:45 am
Firma del secretario: _____________________ Aprobación del presidente: ___________________
Documentos a incluir en el reporte de la junta
Imágenes de la secuencia 48 para compararlas con la versión modificada.
Modelo de Minuta en Inglés
Para terminar este artículo, te dejamos un ejemplo y un formato de minuta en inglés para Word y Google Docs que podrás descargar completamente gratis y adaptarlo a tus necesidades.
Elige el que más te funcione y modifícalo como quieras.
