FORMATO EVALUACIóN DE PROVEEDORES

En una empresa se toman decisiones todo el tiempo. La mayoría de ellas están destinadas a mejorar las operaciones de la organización e incrementar sus ganancias. Entre los distintos métodos y herramientas usadas para facilitar la toma de resoluciones, se encuentra el formato de evaluación de proveedores. La siguiente guía de MilFormatos tiene el objetivo de explicar cómo puedes elaborar y utilizar este documento:

• Concepto, usos y criterios.
• Partes que conforman la estructura del formato evaluación de proveedores, además de instrucciones y ejemplos.
• Plantillas para descargar gratis y editar en programas como Excel y Google Sheets.

¡Comparte el artículo con más personas! En los comentarios, puedes dejar todas tus dudas, además de visitar nuestra sección de empresas y negocios para encontrar más documentos útiles.

¿Qué es formato de evaluación de proveedores?

Un formato de evaluación de proveedores es un documento con el que se valora a los proveedores considerados por la empresa. Se trata de una especie de formulario a través del cual se comprueba qué potenciales proveedores se ajustan mejor a lo que busca la organización.

Cada empresa debe diseñar su propio formato de evaluación de proveedores con base en las necesidades de sus operaciones. Por esa razón, antes de elaborar este documento es fundamental realizar un análisis del proceso de producción y de la situación actual de la empresa. Así se determinan los criterios y parámetros ideales para el formulario.

También resulta importante señalar que no solo se pueden evaluar a potenciales nuevos proveedores, sino también a los proveedores actuales de la empresa. Esto con el objetivo de comprobar que todo esté en orden.

Tipos de formato evaluación de proveedores

Algunos tipos de formatos de evaluación de proveedores que se pueden mencionar son:

• Formato evaluación de proveedores de servicios.
• Formato evaluación de proveedores de transporte.
• Formato evaluación de proveedores y contratistas.
• Formato de selección de proveedores.

¿Para qué sirve el formato evaluación de proveedores?

• Evaluar la relación con los proveedores actuales, para determinar si vale la pena renovar algún contrato o si es momento de cambiar de proveedores.
• Seleccionar los nuevos proveedores que mejor cumplan con los criterios que busca la empresa.
• Detectar problemas que podrían afectar los gastos de la organización y derivar en obstáculos para la producción.

¿Qué es la evaluación de proveedores?

La evaluación de proveedores es un proceso usado para evaluar y aprobar a los potenciales proveedores en una empresa. Para ello se usa una serie de herramientas cualitativas y cuantitativas destinada a facilitar la toma de decisiones.

El proceso implica responder ciertas preguntas que permiten comprobar si las opciones de proveedores cumplen los parámetros que busca la empresa. De esa forma, se espera tomar las mejores decisiones para las operaciones de la organización.

Estructura del formato de evaluación de proveedores

Aquí mencionamos los elementos básicos que debe llevar tu formato:

• Encabezado.
• Información del proveedor.
• Factores de evaluación.
• Criterios.
• Calificación.
• Observaciones.
• Interpretación de calificación.
• Personal o departamento encargado.

Evaluación de proveedores criterios

Los criterios para la evaluación de proveedores son puntos de referencia que permiten valorar si la relación con los proveedores cumple los objetivos previstos.

Desde el momento que se llega a un acuerdo con los proveedores, se establecen objetivos para esta relación y las evaluaciones funcionan para comprobar que estas metas se cumplan. Algunos de los criterios que debes tener en cuenta para elaborar tu formato son:

• Calidad del producto o servicio.
• Logística.
• Métodos y tiempos de entrega.
• Cantidad.
• Servicio posventa.
• Precio.

Por otro lado, si se trata de seleccionar nuevos proveedores, también se consideran criterios como: licencias y certificados, marco legal.

¿Cómo hacer una evaluación de proveedores?

Seguir estos sencillos pasos puede agilizar el proceso de crear este formato. Presta atención a cada aspecto:

1. Ubica el encabezado del formato, que debe contener logo y nombre de la empresa, título del documento, fecha y código.
2. Define una sección donde puedas indicar los datos que identifican al proveedor, ya que la evaluación se hace por separado a cada proveedor. Algunos de los datos más importantes son: nombre o razón social, RFC, domicilio, representante legal, datos de contacto, tipo de proveedor.
3. Comienza a construir la tabla donde puedas ubicar los factores y criterios de evaluación, además de la calificación. Para ello necesitarás establecer las columnas en el orden indicado: factores, criterios, check y calificación.
4. Llena los espacios de los factores y criterios, con aquellos que hayas definido anteriormente. Las celdas de la calificación deben quedar vacías para poder hacer la evaluación. Recuerda también dejar una fila al final de la tabla para hacer el cálculo de la calificación final.
5. Seguidamente, el formato debe contar con un cuadro de observaciones y una explicación de cómo se interpreta la calificación.
6. Al final del formato, se deja el espacio para las firmas de la persona encargada de la evaluación.

Ejemplos de evaluación de proveedores

El primer ejemplo consiste en un formato para evaluar a los proveedores con los que ya se ha estado trabajando. De esa forma, es posible determinar si la relación está funcionando.

Ejemplo formato de selección de proveedores

De forma similar, el segundo ejemplo se adapta al proceso de selección de un proveedor de servicios:

Formatos de evaluación de proveedores

Ahora que sabes cómo elaborar este documento, te invitamos a descargar gratis el formato evaluación de proveedores en Excel. Nuestra plantilla se puede editar rápidamente, al agregar tu información en los espacios señalados.

Además, tienes la oportunidad de descargar también formatos en Google Sheets, Word, Excel en línea y Canva ¡No esperes más!

Ejemplo de formato evaluación de proveedores

Descarga gratis Ejemplo en Excel

Formato evaluación de proveedores Excel

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Formato de evaluación de proveedores en Google Sheets

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Formato evaluación de proveedores Excel en línea

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Formato evaluación de proveedores en Word

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Formato de evaluación de proveedores en Canva

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“Nota aclaratoria sobre afiliados: Milformatos.com participa en el programa de afiliados de Canva y puede recibir comisiones por la suscripción de los usuarios a dicha plataforma.”

Instrucciones de descarga

1. Entre en tu cuenta de Microsoft, Canva o Google. Si todavía no tienes una, puedes abrirla gratis.
2. Accede al formato dando clic en el botón verde de descarga.
3. Elige una opción que diga “utilizar plantilla”, “hacer una copia” o “guardar copia en OneDrive”, según corresponda.
4. Cambia el nombre del archivo y comienza a editar con tus datos.

Después de agregar la información necesaria, tendrás un formato de evaluación de proveedores listo para guardar como PDF o imprimir ¡Fácil, gratis y rápido!

Preguntas frecuentes

Estas son algunas dudas comunes que pueden surgir con respecto a este tema:

¿Qué es la matriz de kraljic?

La matriz de kraljic es una herramienta usada para analizar y clasificar los materiales o servicios necesarios en una empresa. De manera tal que se tenga un mejor conocimiento de qué requiere la organización para sus operaciones.

Gracias a este método, se puede conocer de ante mano el impacto que tendrían los distintos insumos y servicios en los resultados de la empresa. Asimismo, es posible usar esta información para tener mayor certeza al momento de evaluar a los proveedores.

¿Cuáles son los KPIs de compras?

Los KIPs son indicadores clave de rendimiento. En el departamento de compras, se usan para determinar el rendimiento de la gestión de compras en una empresa. Estos indicadores pueden ser cualitativos o indicadores. Sin embargo, es importante que también sean realistas, específicos y medibles en el tiempo.

Por lo tanto, los KIPs comúnmente usados en compras son:

• Desviación presupuestaria y real.
• Calidad.
• Ciclo de tiempo de la orden de compra.
• Tiempo de entrega del proveedor.
• Ahorro de costos.
• ROI de adquisiciones.

¿Quién debe evaluar a los proveedores?

Generalmente, la evaluación de proveedores estará a cargo del departamento de compras o el de producción. En ese sentido, el proceso tendría que llevarlo a cabo el gerente de compras o gerente de producción. Por supuesto, esto puede cambiar en algunos casos, dependiendo del tamaño de la organización.

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