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EL MEMORáNDUM

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Fecha de actualización: 12/11/2022

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Lo que debes saber:

  • Un memorándum es una nota escrita corta.
  • Este documento se envía de forma interna en las empresas o instituciones.
  • Su redacción debe ser simple y concreta. Encuentra ejemplos útiles en Word, PDF y Google Drive.

Cuántas veces hemos escuchado sobre el memorándum, y no sabemos realmente qué es, para qué sirve,  qué tipo de información debe contener. No te preocupes, aquí te despejáremos todas las dudas, has llegado al lugar correcto. Vamos a empezar por el principio.

¿Qué es un Memorándum?

Seguramente, memorándum o memorando, te recuerda a memoria ¿verdad?, pues sí, este tipo de documento se utiliza para recordar o informar algo y, por lo general, es breve, conciso y concreto (para que no se olvide).

 

El memorándum se utiliza como comunicación interna de una empresa, institución o dependencia gubernamental, puede estar dirigida a una o varias personas y el lenguaje es menos formal que una carta u oficio porque se eliminan la mayor parte de las palabras de cortesía. En él lo más importante es el tema a recordar o informar.

Existen dos tipos de memorándums dependiendo de la cantidad de personas a quien va dirigido:

  • SIMPLE, el cual va dirigido a una persona en particular, para transmitir un mensaje directo para la realización de acciones, recordar políticas, etc.
  • MÚLTIPLE, estos van dirigidos a un grupo de personas que deben conocer o recordar un asunto específico y que es de interés común.

Además, existe otro tipo, el MEMORÁNDUM DE ENTENDIMIENTO, que tiene dos aplicaciones, en el área legal (entre empresas)  y en el área diplomática (entre naciones). Es similar a un contrato, pero sin el efecto jurídico de éste, y cuyo  objetivo principal es dejar una constancia de que las partes tienen la disposición de llegar a un acuerdo bilateral en un futuro y dejar precedentes para la realización de un contrato.

Elementos del Memorando

Como todo documento, debe constar de cierta información:

  1. Fecha y lugar de emisión, ya que a partir de esa fecha entra en vigor la resolución o se les da por enterado(s) a los destinario(s).
  2. Destinatario, como el nombre lo dice es a quién (es) va dirigido.
  3. Asunto, es el tema central del documento.
  4. Cuerpo del texto, debe ser breve, claro  y conciso.
  5. Remitente, es la persona responsable que emite el documento.
  6. Pie de página, es opcional, pero en caso de llevarlo es una nota aclaratoria, por ejemplo, puede ser que se hagan copias para otras personas que deben estar enteradas del tema (c.c.p.), ya sea para con control o para aplicación.

¿Cómo hacer un Memorándum?

A continuación, vamos a explicarte cómo se hace un Memorándum paso a paso, pero si te interesa más el contenido en video, te invitamos a ver esta guía que hemos preparado para ti con este formato.

Cómo hacer un Memorándum
Cómo hacer un Memorándum

No es difícil, pero para facilitarte la elaboración vamos a enumerar las características que deben tener:

  1. Debe estar membretado con el logotipo de la empresa o dependencia que lo emite.
  2. Debe ser muy puntual y breve, para que sea fácil de leer y de asimilar; recuerda que es un documento recordatorio o informativo.
  3. El lenguaje es menos formal, por lo tanto podemos obviar saludos y despedidas, pero es muy importante que transmita respeto.
  4. ¿Qué información puede contener? La respuesta es: todo lo referente a la empresa o dependencia, puede invitar a los colaboradores a un evento específico, felicitarlos por un logro obtenido, ordenar la entrega de un trabajo ya estipulado, informar sobre nuevas disposiciones o incluso amonestar por no seguir las políticas.
  5. Generalmente es de hecho en media carta, por la brevedad.

Te voy a presentar unos ejemplos para que te guíes cuando vayas a hacer el tuyo, y  aunque no existe un formato en sí por lo corto del documento, te invito a descargar el nuestro para que le hagas las modificaciones que consideres pertinentes.

No olvides dejarnos un comentario, si te fue de utilidad o si consideras que hizo falta algo a este artículo.

Formatos de Memorándum

Ahora te dejamos con 6 modelos de memorándum para descarga gratis, te servirán como plantilla para elaborar el tuyo. Son para descarga gratis y para editar en Word o en Google Drive.

Hemos preparado plantillas para usos diversos como:

  • Machote de Memo con membrete.
  • Plantilla de Memorándum profesional y moderna.
  • Plantilla de Memorando con marca de agua “Confidencial”.

Recuerda que después de descargar y editar tu plantilla preferida, podrás guardarla en PDF e imprimirlo o compartirlo electrónicamente.

Instrucciones para descarga en google drive

Si quieres descargar y editar nuestras plantillas en google drive solo debes de seguir los siguientes pasos:

  1. Da clic al botón de descarga. Al hacerlo te llevará a tu cuenta de google y te preguntará si quieres hacer una copia del documento, haz una copia. Si no tienes una cuenta de google, puedes abrir fácilmente una cuenta de Gmail en minutos y con esto tendrás acceso a google drive y otras herramientas de google, todo gratis.
  2. Una vez que hayas hecho una copia podrás editar tu documento en google drive.
  3. Podrás descargar tu documento en pdf, word, open office o incluso como imagen, o directamente puedes imprimirlo.

Ejemplos de Memorándum

A continuación te mostramos un ejemplo de memorándum empresarial para la comunicación de un día festivo. En este caso puedes notar que la leyenda c.c.p. (con copia para) al pie de página, que especifica que el memo va dirigido en copia al Gerente General de la empresa, a modo de notificar que ha sido aprobado por la gerencia.

MEMORÁNDUM

 

DE: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

PARA: JEFES DE DEPARTAMENTOS.

ASUNTO: DÍA FESTIVO.

 

FECHA: CD. VICTORIA, TAMPS., A 20 DE ENERO DE 2018

 

Por medio del presente se recuerda que el próximo 16 de septiembre es día festivo oficial, por lo que las áreas administrativas no tendrán labores, mientras que los demás departamentos que requieran de laborar (como el área operativa), se trabajara en el horario de 8:00 a.m. a 3 p.m. y se pagará de acuerdo a lo estipulado en la Ley General del Trabajo.

 

__________________________

Baldomero Sáenz Castañeda

Jefe de Recursos Humanos

 

c.c.p. Fabián Lamarck Dueñas, Gerente General

Ahora te dejamos un segundo ejemplo de memo, en este caso es un memorándum personal, pues va dirigido de parte del departamento de recursos humanos a un empleado, notificando una baja de salario atribuida a una falta injustificada.

MEMORÁNDUM

 

FECHA: CD. VICTORIA, TAMPS., A 29 DE ENERO DE 2018.

DE: JEFE DE RECURSOS HUMANOS.

PARA: LEONEL SANTOSCOY JIMÉNEZ (Número de Empleado 124).

ASUNTO: DESCUENTO SALARIAL POR FALTA INJUSTIFICADA.

 

Por medio del presente se le informa que en esta quincena verá aplicado un descuento de un día de salario en su recibo de nómina. Esto con motivo de la falta injustificada que tuvo el 21 de enero del presenta año.

Se le recuerda que esta es la segunda falta de este tipo en lo que va del mes, por lo cual está usted  recibiendo este memorándum a forma de advertencia; que sirve para recordarle que de acumular una falta injustificada más, puede causar baja definitiva de su puesto.

 

___________________________

Ángela Ortiz Martínez

Jefe de Recursos Humanos

 

En el siguiente ejemplo de memorando, el jefe de un departamento aprovecha para recordar a sus empleados las nuevas reglas que se aplicarán.

MEMORANDO

CDMX, México 12 de noviembre de 2022.

Luis Martínez
Jefe de Operaciones

PARA: Equipo de trabajo del taller.

ASUNTO: Nuevas reglas sobre las operaciones dentro del taller.

La presente es para recordar a todo el equipo de trabajo del taller que, a partir del día lunes 14 de noviembre, no estará permitido el uso de ningún tipo de dispositivo electrónico personal dentro del taller. Esto incluye teléfonos celulares, computadores portátiles, tabletas y similares.

Asimismo, es oportuno recordar que el uso del equipo de protección (casco, guantes y calzado adecuado) sigue siendo obligatorio dentro del taller. Los empleados que incurran en falta para esta norma recibirán un llamado de atención en su expediente.

___________________________

Luis Martínez

Jefe de Operaciones

Por otro lado, el ejemplo mostrado a continuación lo envía la directora de un colegio para llamar la atención de los maestros sobre las actividades programadas para la semana.

MEMORANDO

CDMX, México 12 de noviembre de 2022.

Claudia Moreno
Directora

PARA: Maestros de todos los niveles.

ASUNTO: Recolección de juguetes y preparativos para el festival gastronómico.

 

La siguiente nota tiene la finalidad de recordar a todo el cuerpo docente que, hasta el día viernes 18 de noviembre, se estarán recogiendo los donativos de juguetes por parte de los estudiantes y sus padres. Por lo tanto, es importante que todos los maestros contabilicen los juguetes que reciban esta semana de parte de los representantes.

Por otro lado, también es oportuno recordar que cada maestro debe planificar con sus grupos de alumnos qué platillos prepararan para el festival gastronómico de diciembre. De modo que, no se repitan las comidas y todos tengan tiempo de participar.

___________________________

Claudia Moreno

Directora

Preguntas frecuentes sobre el memorándum

Estas son las principales dudas que tienen los usuarios acerca del memorándum. Lee con mucha atención, porque podrías tener las mismas interrogantes:

¿Para qué sirve un memorándum?

El memorándum sirve para recordar a los empleados de una empresa sobre actividades o eventos a los que deben asistir. De este modo, se evita que las personas no asistan por haber pasado por alto la actividad.

Por otro lado, se puede usar también para llamar la atención sobre trámites pendientes, como presentar un documento importante en Recursos Humanos, por ejemplo.

Incluso las organizaciones o instituciones emplean los memorandos para dar recomendaciones breves y específicas. Al igual que, para recordar cuando se hacen cambios al reglamento interno de la empresa o se implementan nuevas políticas.

¿Cuál es la diferencia entre memorando y memorándum?

Los términos “memorando” y “memorándum” tienen el mismo significado, una nota escrita breve con información que se debe recordar. La diferencia entre las dos palabras radica en que “memorándum” o “memorandum” es un término adaptado del latín.

Mientras que, “memorando” es la versión castellanizada o hispanizada de la palabra original. En la actualidad, se usan ambos términos sin distinciones, aunque la Real Academia Española recomienda mejor emplear “memorando” antes que la versión latina.

¿Quién puede hacer un memorando?

Dentro de una empresa, siempre son los empleadores o jefes quienes redactan los memorandos para comunicarse con sus empleados. En ese caso, estas notas pueden ser escritas por los gerentes de áreas, los directores de departamentos y hasta por los miembros de la dirección ejecutiva.

¿Qué se debe evitar en un memorando?

El mensaje de un memorándum debe ser siempre simple y fácil de leer, por lo que, es importante evitar fallos como:

  • Uso indiscriminado de las mayúsculas.
  • Errores de ortografía y gramática.
  • Uso de siglas poco conocidas, sin explicar al menos una vez su significado.
  • No respetar los espacios entre párrafos.
  • Empleo excesivo de anglicismos, es decir, palabras tomadas del inglés.

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por Redacción Milformatos el 17 de noviembre de 2022

14 comentarios en “El Memorándum

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