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El Presupuesto

 

Pensar, planear y decidir en qué y cómo gastar el dinero es parte de las buenas prácticas de una empresa. A cada tarea o proyecto le debe corresponder una porción de nuestras ganancias que le permitan seguir adelante, dándonos –gracias a una planeación óptima- algún tipo de beneficio.

La mejor opción para realizar una distribución y proyección de gastos/adquisiciones es la elaboración de un documento de presupuesto. En esta ocasión conoceremos más sobre las características de un documento de presupuesto, las partes que lo componen, cuándo se utiliza y al final, encontrarás un formato editable para tu uso.

Qué es un presupuesto

Partiendo del significado de la palabra, un presupuesto se define como una estimación del monto que se requerirá para cubrir determinado gasto. Se calcula a partir de la cantidad de dinero con la que se cuenta o se espera recibir, de la cual se reparte entre los distintos rubros en los que se contempla invertir.

Por otro lado, en el entorno de los negocios, el presupuesto es utilizado para entregar un aproximado del valor que tendrán los productos y/o servicios que se buscan contratar – algo parecido a una cotización -. Con estos datos en mano, podemos incluir este monto dentro de un presupuesto mayor, que implicaría un nivel mayor de esquematización de los gastos.

Elementos de un presupuesto

 

Dado que la esencia de una plantilla de presupuesto es el contraste entre ingreso-gasto, sus elementos fundamentales serán:

  • Monto Total; el dinero que tenemos disponible para gastar
  • Lista de gastos
  • Monto calculado de cada gasto
  • División de gastos: pueden ser gastos fijos y extras, o bien, por concepto; operativos, utilitarios, etc.

La suma y división de cada elemento de la lista de gastos se descuenta del total, permitiéndonos conocer con sencillas operaciones en una hoja cálculo de Excel un contraste entre lo que tenemos proyectado gastar vs nuestro total.

Tipos de presupuestos

Aplicables para diversos objetivos, los usos de los documentos de presupuestos son aplicables a distintos entornos. Los de uso más común son:

  • Presupuesto de ventas
  • Presupuestos familiar
  • Presupuesto de obra
  • Presupuesto personal
  • Presupuesto de producción
  • Presupuesto de compras
  • Presupuesto de proyecto

Cada caso responde a determinada necesidad. Por ejemplo, un presupuesto familiar ayudará a ver cuánto de los ingresos se necesitan para cubrir distintos rubros, por ejemplo, colegiaturas, compra de víveres, impuestos, servicios, etc. Así, se sabrá cuánto corresponde a gastos fijos, la cantidad que se puede ahorrar y evitar adeudos o desembolsos excesivos.

Ejemplo de presupuesto

Ahora veremos una imagen que nos mostrará la manera de llenar nuestra hoja de cálculo destinada para la elaboración de un presupuesto sencillo.

Tenemos una celda para colocar el monto total disponible, a partir de esta, se harán los respectivos cálculos. Después, hay filas destinadas para agregar la información de cada gasto; el concepto, la cantidad, el monto, su porcentaje asignado del total y  el costo final.

Del mismo modo, hay encabezados que nos indican la categoría del grupo de gastos. En este caso, tenemos fijos y extras. Al final, hay una suma del total y lo que, de acuerdo con nuestra proyección, será el monto restante.

Finalmente, en la parte de la derecha hay una sencilla gráfica que nos muestra el porcentaje total designado a cada una de nuestras categorías.

Plantilla-presupuesto

Ejemplo de presupuesto

Formato descargable de presupuesto

A continuación ponemos a tu disposición un formato descargable en Excel para la elaboración de un presupuesto. Da clic en el botón que encontrarás a continuación y usa el documento para llenarlo con la información que necesitas.

Formato Excel para presupuesto

Formato en excel para elaboración de presupuesto

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