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Descripción de Puestos

 

Dentro del proceso de atracción de talentos en las oficinas de recursos humanos es fundamental definir qué cualidades se buscan en los candidatos, así como definir las responsabilidades que tendrán en caso de ser seleccionados. Para tales efectos es conveniente siempre saber cómo elaborar una descripción de puestos.

¿Qué es una descripción de puestos?

A grandes rasgos, una descripción de puestos es un documento que enumera, de manera puntual y concisa, las funciones de un puesto y todo lo que engloba.

Aunque podría pensarse que el membrete de una vacante menciona por sí mismo las funciones que tendrán los nuevos empleados, muchas veces éstas incluyen obligaciones propias de cada empresa o sector. Establecer desde la primera instancia cuál es el perfil de cada puesto ayudará a que ambas partes –prospecto y contratante– construyan relaciones laborales duraderas y a largo plazo.

Del mismo modo, es una herramienta útil en la creación e implementación de planes de carrera para el personal activo que busca escalar posiciones.

Elementos de una descripción de puestos

 

La descripción de posición o puestos debe contener una serie de elementos para que cumpla su objetivo para con ambas partes. Estos son:

  • Título del puesto
  • Nivel de la posición
  • Posición de la persona que supervisará su trabajo
  • Título del personal a su cargo (en caso de que sea el caso)
  • Objetivos del puesto
  • Funciones principales y resultados esperados
  • Conexión y grado de colaboración con otras áreas
  • Competencias necesarias
  • Conocimientos requeridos en determinados rubros
  • Necesidades propias del puesto: cambio de residencia, vehículo propio, certificaciones, rango de edad, disponibilidad de viajar.
  • Rango salarial

Cómo hacer una descripción de puestos

Ya que conocemos los elementos de la descripción de puestos, es momento de hacer la nuestra. Puedes descargar el formato al final de la página, ver el ejemplo y seguir nuestros consejos a continuación.

Basándonos en el ejemplo de abajo, podemos ver que las partes más importantes del documento son:

  • Objetivo del Puesto: Esto clarifica en un párrafo breve lo que es la posición. Para redactarlo te aconsejamos ser breve y tomar en cuenta solo dos factores, las funciones principales y el impacto que deben tener. 
  • Funciones generales: Aquí hay que ser tan descriptivo como sea posible, de tal forma que se incluyan todas las tareas inherentes a la posición. Recuerda incluir procesos o herramientas que pueden llegar a ser relevantes para la realización de dichas funciones. Por ejemplo: “Controlar el resurtido del inventario a través de SAP módulo de ventas”.
  • Relación a otros departamentos: Esta parte es muy importante pues ayudará al candidato a saber que otros conocimientos o habilidades no directas del puesto debe conocer. Al igual que da una imagen de la estructura de la empresa y sus procesos.
  • Habilidades y Conocimientos: Aquí lo más importante es asegurarnos de que se han incluido todos los conocimientos y habilidades especializadas requeridas para la posición. Es aconsejable mencionar el nivel de dominio requerido. Ejemplo: “Excelente Dominio de las diversas plataformas de administración de medios de publicidad para la negociación de tarifas”.

Otros factores para hacer un buen manual de puestos es importante considerar los siguientes factores dentro de la empresa:

  • El universo profesional en el que los trabajadores han de desenvolverse,
  • Las piezas del organigrama empresarial con las que se relacionan,
  • Los objetivos –a mediano y largo plazo- que han de perseguir, dependiendo siempre de las metas y valores de la misma compañía

Mientras, del lado del candidato, una descripción de puestos indicará al postulante:

  • Los atributos que debe poseer para ser tomado en cuenta, tales como conocimientos teóricos y metodológicos, habilidades prácticas y destrezas personales.

Al unificar todos estos ingredientes el resultado es un formato para la descripción de puestos que, de ser aprovechado por los reclutadores, les permitirá optimizar los filtros de selección y poner sobre la mesa a profesionales verdaderamente calificados para ocupar las plazas vacantes.

Errores a evitar en una descripción de puestos

El mayor enemigo de un manual de descripción de puestos es la ambigüedad y la falta de precisión. De ahí que haya algunas prácticas que se deben evitar, como:

  • Uso de conceptos poco empleados: con el paso del tiempo, toda empresa desarrolla una terminología interna para la descripción de procesos y recursos. Si bien esto es una ventaja para el flujo del trabajo, al momento de buscar talento externo es necesario apegarse a los conceptos más conocidos, a fin de evitar confusiones.
  • Evitar la discriminación: es conocido que determinadas posiciones exigen limitantes de edad, estado civil, etc. Al momento de fijar estas exclusiones se debe ser cuidadoso con el lenguaje, ya que caer en un tono discriminatorio será poco favorable para la imagen de la empresa.
  • Exagerar las expectativas: Siempre hay que tomar en cuenta el contexto e historia de la vacante. La descripción de puestos debe ceñirse a las condiciones y necesidades puntuales de la compañía, evitando ser poco realistas y crear una larga lista de conocimientos y habilidades que tal vez ningún candidato posea.
  • Excluir al resto de la empresa: se debe incluir en la creación de un perfil de puestos a todas las áreas relacionadas al campo de acción del nuevo empleado. Esto facilitará el desarrollo del candidato y favorecerá la comunicación entre las diversas partes del organigrama.

Siguiendo estos consejos la elaboración de una descripción de puestos no deberá ser un problema para cualquier empresa, sin importar su tamaño.

Ejemplo de descripción de puestos

Marketing Advanced Solutions

 

Fecha: 01 de Noviembre de 2017

 

Nombre del Puesto: Supervisor de Proyecto Jr.

Supervisado por: Jefe de Planeación

Jefe Inmediato: Supervisor de Proyecto Sr.

Personas a cargo: Ninguna

 

Objetivos del Puesto 

Supervisor de proyecto Jr. será el encargado(a) de dar seguimiento a los proyectos pactados con el cliente, supervisando el flujo de materiales desde su creación, aprobación e implementación en los canales acordados.

Funciones generales

  • Sintetizar y dirigir la información a las áreas correspondientes involucradas en cada paso de los procesos.
  • Gestionar las relaciones públicas con el cliente -dando prioridad a personas con puestos clave-, a través de la construcción de canales de comunicación y el contacto frecuente con a través de los mismos.
  • Planificación de las etapas de cada proyecto con fechas de inicio y finalización, contemplando posibles contingencias y actuando de manera eficaz e inmediata ante éstas.
  • Administrar los esfuerzos de las áreas involucradas en cada proyecto, con la intención de evitar incidentes o rupturas.

Relación con otros departamentos

  • Departamento de Diseño gráfico, a través del director creativo XXXXXXXX, con quien acordará los formatos y tiempo de entrega de materiales.
  • Departamento de Planning, a través del jefe del departamento XXXXXXX, que proporcionará información estadística y estudios de mercado de acuerdo con las fases de cada proyecto.
  • Departamento Marketing Digital, a través del Director de Publicidad XXXXXXXX, con quien intercambiará información relacionada montos, segmentación y resultados de campañas en medios digitales.
  • Publicidad BTL, a través del director del área XXXXXX, a quien proporcionará indicaciones específicas para la creación de materiales.

Habilidades y Conocimientos

  • Conocimiento en administración de proyectos; calendario de entregas, control de presupuestos y relaciones públicas. Experiencia mínima de 1 año en puesto similar.
  • Conocimientos de plataformas de publicidad digital; habilidad en extracción y lectura de datos, así como administración de gastos y elaboración de reportes. Experiencia mínima de 1 año.
  • Nociones básicas de diseño gráfico; conocimiento de formatos digitales y de publicidad exterior. Experiencia no necesaria.

 

Requisitos Generales

 

Género: Masculino                            Edad: 25 años                                                         Estudios: Licenciatura

 

Título Universitario: Sí                 Certificaciones adicionales: Deseables                          Vehículo propio: Sí

 

Cambio de residencia: No          Requiere viajar: No       Horario laboral: 9 a 18 horas

 

Rango salarial: 10 a 15 mil pesos mensuales

Formato de descripción de puestos

A continuación te presentamos un formato de descripción de puesto o perfil de puesto para que lo descargues y lo llenes en Word. Las descargas son seguras, gratuitas e inmediatas.

Formato editable en Word para descripción de puestos

Formato de plantilla para descripción de puestos

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