LA MINUTA

Seguro hemos escuchado hablar de la minuta en un sin número de ocasiones y en diferentes contextos, tantos  que a veces nos confunden. ¿Sabes qué es? Quédate y aquí te hablaremos de ella.

¿Qué es una minuta?

Viene del latín minutús que significa pequeño, o minuta que significa borrador. Existen varios tipos de Minuta, es de acuerdo al contexto como podemos saber que es:

• Minuta de reunión, es el resumen de su contenido, desde los asistentes y desarrollo hasta las conclusiones que de la misma.
• En el ámbito legal, se le llama Minuta al borrador de un contrato donde están los puntos esenciales del mismo para acercarlo a las partes y, si están de acuerdo, redactarlo formalmente.
• Otro tipo de Minuta es la de Constitución de Empresa, el cual es un documento preparado por un abogado que contiene los datos y la descripción de la actividad económica que realizara una empresa para llevarlo ante un Notario y elevarlo ante escritura pública.
• Cuando se trata de restaurantes, nos referimos a Minuta a la lista de los platos disponibles (menú) o la cuenta de lo que se consumió.
• Cuando un trabajador independiente da a su cliente el resumen de sus horarios, también se denomina Minuta.
• Y, por último, usamos la expresión “peccata minuta”, en la que nos referimos a algo sin valor o de poca importancia, un error o falta leve.

En este post mencionaremos lo relacionado a la minuta de una reunión.

¿Para qué sirve la minuta de reunión?

La minuta de reunión sirve para tener un registro sobre los temas tratados, agendados y no agendados, y los acuerdos importantes que se hicieron en la misma, y para comunicar a las personas que deben estar al tanto de la reunión, aunque no fuese requerida su presencia.

Características de una minuta

La  minuta debe especificar todo lo que pueda dar lugar a confusiones (específica), ser lo más puntual y breve posible (concisa) y eliminar todo lo que pueda alterar la interpretación de la reunión (objetiva).

Estructura una minuta

Debe contener la siguiente información:

1. Datos de la reunión, como fecha, hora, lugar y asistentes requeridos, así como quien es la persona que dirigió o modero la junta y la persona que lleva a cabo la minuta
2. Agenda del día, son los puntos que centrales que se deben tratar y por lo cual fue convocada la reunión,
3. Temas discutidos y los que no pudieron ser discutidos (aun cuando estaban en la agenda) y por qué (falta de tiempo, ausencia de alguien, etc.) Aquí podemos agregar los acuerdos a los que se llegaron y como fueron logrados (si por voto, debate, consenso, etc.)
4. Acciones a tomar. Es aquí donde debemos poner que acciones, responsables y tiempo necesario para terminar una actividad.
5. Firma de asistencia

Consejos para hacer una minuta

• Aunque no existe un formato en si para este tipo de documento, lo más recomendable crear uno, para no omitir algún elemento que se considere necesario.
• Recuerda que es el resumen de la reunión, por lo que las características mencionadas deben predominar (ser específico, conciso y objetivo), pero si no entendiste un punto no debes dudar en preguntar, para evitar interpretaciones erróneas. Concéntrate en los puntos importantes, los detalles pueden desenfocarte.
• Muchas veces las reuniones pueden ser muy largas y con varios participantes, por lo que si necesitas grabar, hazlo, pero siempre con permiso.
• Intenta transcribir lo más pronto posible mientras tengas la información fresca en tu memoria y entregarla a los participantes para su revisión y corrección, si es necesario.

Te dejamos un par de formatos, para que puedas descargarlos de forma gratuita y no olvides dejarnos un comentario si te sirvió o falto algo a este artículo.

Ejemplo de una Minuta

Formato de Minuta en Excel y Word

Ahora que ya sabes como hacer tu minuta descarga alguno de los formatos que te dejamos a continuación para que los uses como base y ahorres tiempo.

Recuerda que las descargas son gratuitas e instantáneas.

Descarga Formato de Minuta Excel

Descarga Formato de Minuta Word

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