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La Minuta

 

Seguro hemos escuchado hablar de la minuta en un sin número de ocasiones y en diferentes contextos, tantos  que a veces nos confunden. ¿Sabes qué es? Quédate y aquí te hablaremos de ella.

¿Qué es una minuta?

Viene del latín minutús que significa pequeño, o minuta que significa borrador. Existen varios tipos de Minuta, es de acuerdo al contexto como podemos saber que es:

  • Minuta de reunión, es el resumen de su contenido, desde los asistentes y desarrollo hasta las conclusiones que de la misma.
  • En el ámbito legal, se le llama Minuta al borrador de un contrato donde están los puntos esenciales del mismo para acercarlo a las partes y, si están de acuerdo, redactarlo formalmente.
  • Otro tipo de Minuta es la de Constitución de Empresa, el cual es un documento preparado por un abogado que contiene los datos y la descripción de la actividad económica que realizara una empresa para llevarlo ante un Notario y elevarlo ante escritura pública.
  • Cuando se trata de restaurantes, nos referimos a Minuta a la lista de los platos disponibles (menú) o la cuenta de lo que se consumió.
  • Cuando un trabajador independiente da a su cliente el resumen de sus horarios, también se denomina Minuta.
  • Y, por último, usamos la expresión “peccata minuta”, en la que nos referimos a algo sin valor o de poca importancia, un error o falta leve.

En este post mencionaremos lo relacionado a la minuta de una reunión.

¿Para qué sirve la minuta de reunión?

 

La minuta de reunión sirve para tener un registro sobre los temas tratados, agendados y no agendados, y los acuerdos importantes que se hicieron en la misma, y para comunicar a las personas que deben estar al tanto de la reunión, aunque no fuese requerida su presencia.

Características de una minuta

La  minuta debe especificar todo lo que pueda dar lugar a confusiones (específica), ser lo más puntual y breve posible (concisa) y eliminar todo lo que pueda alterar la interpretación de la reunión (objetiva).

Estructura una minuta

Debe contener la siguiente información:

  1. Datos de la reunión, como fecha, hora, lugar y asistentes requeridos, así como quien es la persona que dirigió o modero la junta y la persona que lleva a cabo la minuta
  2. Agenda del día, son los puntos que centrales que se deben tratar y por lo cual fue convocada la reunión,
  3. Temas discutidos y los que no pudieron ser discutidos (aun cuando estaban en la agenda) y por qué (falta de tiempo, ausencia de alguien, etc.) Aquí podemos agregar los acuerdos a los que se llegaron y como fueron logrados (si por voto, debate, consenso, etc.)
  4. Acciones a tomar. Es aquí donde debemos poner que acciones, responsables y tiempo necesario para terminar una actividad.
  5. Firma de asistencia

Consejos para hacer una minuta

  • Aunque no existe un formato en si para este tipo de documento, lo más recomendable crear uno, para no omitir algún elemento que se considere necesario.
  • Recuerda que es el resumen de la reunión, por lo que las características mencionadas deben predominar (ser específico, conciso y objetivo), pero si no entendiste un punto no debes dudar en preguntar, para evitar interpretaciones erróneas. Concéntrate en los puntos importantes, los detalles pueden desenfocarte.
  • Muchas veces las reuniones pueden ser muy largas y con varios participantes, por lo que si necesitas grabar, hazlo, pero siempre con permiso.
  • Intenta transcribir lo más pronto posible mientras tengas la información fresca en tu memoria y entregarla a los participantes para su revisión y corrección, si es necesario.

Te dejamos un par de formatos, para que puedas descargarlos de forma gratuita y no olvides dejarnos un comentario si te sirvió o falto algo a este artículo.

Ejemplo de una Minuta

MINUTA DE REUNION

Fecha 30 de Mayo de 2016 Hora Inicio 8:00 am
Lugar Sala de Juntas de Ventas Hora Fin 8:20 am
OBJETIVO
Pre-evaluación de próximos resultados de Mayo

 

ASISTENTES

Nombre Puesto Asistencia Firma o Motivo
Rafael Medina Avalos Jefe de Ventas Si
Manuela Barrios Vendedor Si
Violeta Ramos Vendedor Si
Jaime Romero Vendedor No Incapacidad medica
Berenice Moreno Vendedor Si
Arcadio Vargas Vendedor Si

 

ASUNTOS AGENDADOS

  1. Resultados del mes de mayo

Todos los vendedores están en la meta, excepto el sr Arcadio, pero tiene pedidos pendientes de facturar,  los vendedores que tengan el mismo pendiente deben facturar para elevar su resultado.

2. Apoyo de los vendedores para cubrir ausencias

Se solicita apoyo de vendedores para cubrir la incapacidad de dos días del vendedor Jaime Romero. Berenice y Arcadio se proponen para cubrir doble turno para elevar sus ventas del mes.

COMPROMISOS ASUMIDOS

ASUNTO ACUERDO
Entrega de resultados de fin de mes Todos los vendedores deben facturar lo que esté pendiente para elevar su resultado
Jefe solicita apoyo para cubrir la incapacidad (2 días) Arcadio se propone para cubrir doble turno de hoy
Berenice se propone para cubrir el día 31 de mayo

COMPROMISOS ASUMIDOS

No. TAREA RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA
1 Facturar pedido #1924 del día 28 Manuela Barrios 31 de mayo
2 Facturar pedido #1452 del 25 Violeta Ramos 31 de mayo
3 Cobrar y facturar pedido #1658 Berenice Moreno 31 de mayo
4 Cubrir doble turno Arcadio Vargas 30 de mayo
5 Cubrir doble turno Berenice Moreno 31 de mayo

Formato de Minuta en Excel y Word

Ahora que ya sabes como hacer tu minuta descarga alguno de los formatos que te dejamos a continuación para que los uses como base y ahorres tiempo.

Recuerda que las descargas son gratuitas e instantáneas.

Formato de Minuta en Excel

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Descarga Formato de Minuta Excel

Formato de Minuta en Word

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