LA MINUTA

Seguro hemos escuchado hablar de la minuta en un sin número de ocasiones y en diferentes contextos, tantos  que a veces nos confunden. ¿Sabes qué es? Quédate y aquí te hablaremos de ella.

¿Qué es una Minuta?

Viene del latín minutús que significa pequeño, o minuta que significa borrador. Existen varios tipos de Minuta, es de acuerdo al contexto como podemos saber que es:

• Minuta de reunión, es el resumen de su contenido, desde los asistentes y desarrollo hasta las conclusiones que de la misma.
• En el ámbito legal, se le llama Minuta al borrador de un contrato donde están los puntos esenciales del mismo para acercarlo a las partes y, si están de acuerdo, redactarlo formalmente.
• Otro tipo de Minuta es la de Constitución de Empresa, el cual es un documento preparado por un abogado que contiene los datos y la descripción de la actividad económica que realizara una empresa para llevarlo ante un Notario y elevarlo ante escritura pública.
• Cuando se trata de restaurantes, nos referimos a Minuta a la lista de los platos disponibles (menú) o la cuenta de lo que se consumió.
• Cuando un trabajador independiente da a su cliente el resumen de sus horarios, también se denomina Minuta.
• Y, por último, usamos la expresión “peccata minuta”, en la que nos referimos a algo sin valor o de poca importancia, un error o falta leve.

En este post mencionaremos lo relacionado a la minuta de una reunión.

¿Para qué sirve la Minuta de reunión?

La minuta de reunión sirve para tener un registro sobre los temas tratados, agendados y no agendados, y los acuerdos importantes que se hicieron en la misma, y para comunicar a las personas que deben estar al tanto de la reunión, aunque no fuese requerida su presencia.

Características de una Minuta

La  minuta debe especificar todo lo que pueda dar lugar a confusiones (específica), ser lo más puntual y breve posible (concisa) y eliminar todo lo que pueda alterar la interpretación de la reunión (objetiva).

¿Cómo hacer una Minuta?

Para conocer los pasos que debes seguir para hacer una minuta y los mejores consejos, te invitamos a ver el siguiente tutorial en formato de video que tenemos preparado para ti:

1. Ten a la mano tu modelo de minuta listo para llenar, este puede estar en formato impreso o digital. Además, más adelante en este artículo encuentras formatos para descargar gratis y completar en línea.
2. Agrega los datos de la reunión, como fecha, lugar, hora y objetivo. Esta sección la puedes tener lista antes de comenzar la junta.
3. Toma la asistencia de las personas citadas a la reunión. Debes escribir nombre, cargo, si está presente o no, además del motivo de la inasistencia.
4. Redacta la lista de asuntos pautados para la reunión, es decir, los temas que se acordaron tratar en la junta.
5. Prepara un cuaderno o laptop y toma notas durante todo el encuentro. Es importante anotar las ideas destacadas, problemas y soluciones, propuestas, todos los aspectos que puedan resultar útiles después.
6. Posterior a la reunión, revisa las notas y completa el resto de la minuta. La información que necesitas plantear son los compromisos asumidos y las tareas asignadas para lograr esos acuerdos.

Estructura de una Minuta

Debe contener la siguiente información:

1. Datos de la reunión, como fecha, hora, lugar y asistentes requeridos, así como quien es la persona que dirigió o moderó la junta y la persona que lleva a cabo la minuta
2. Agenda del día, son los puntos que centrales que se deben tratar y por lo cual fue convocada la reunión,
3. Temas discutidos y los que no pudieron ser discutidos (aun cuando estaban en la agenda) y por qué (falta de tiempo, ausencia de alguien, etc.) Aquí podemos agregar los acuerdos a los que se llegaron y como fueron logrados (si por voto, debate, consenso, etc.)
4. Acciones a tomar. Es aquí donde debemos poner que acciones, responsables y tiempo necesario para terminar una actividad.
5. Firma de asistencia

Consejos para hacer una Minuta

• Aunque no existe un formato en si para este tipo de documento, lo más recomendable crear uno, para no omitir algún elemento que se considere necesario.
• Recuerda que es el resumen de la reunión, por lo que las características mencionadas deben predominar (ser específico, conciso y objetivo), pero si no entendiste un punto no debes dudar en preguntar, para evitar interpretaciones erróneas. Concéntrate en los puntos importantes, los detalles pueden desenfocarte.
• Muchas veces las reuniones pueden ser muy largas y con varios participantes, por lo que si necesitas grabar, hazlo, pero siempre con permiso.
• Intenta transcribir lo más pronto posible mientras tengas la información fresca en tu memoria y entregarla a los participantes para su revisión y corrección, si es necesario.

Te dejamos un par de formatos, para que puedas descargarlos de forma gratuita y no olvides dejarnos un comentario si te sirvió o falto algo a este artículo.

Ejemplo de una Minuta

Formatos de Minuta en Word, Excel y para llenar en línea

Ahora que ya sabes como hacer tu minuta descarga alguno de los formatos que te dejamos a continuación para que los uses como base y ahorres tiempo.

Recuerda que las descargas son gratuitas e instantáneas.

Ejemplo de Minuta en Excel

Descarga gratis Ejemplo en Excel

Formato de Minuta en Word

Descarga gratis Formato en Word

Plantilla de minuta en Google Drive

Descarga gratis Formato en Google Drive

Ejemplo de minuta para Word en Línea

Descarga gratis Ejemplo en Word en línea

Formato de Minuta en Excel

Descarga gratis Formato en Excel

Modelo de Minuta en Word

Descarga gratis Formato en Word

Instrucciones para descargar esta plantilla en Google Drive.

• Hacer clic en el botón de descarga.
• Desde tu cuenta de Google te preguntará si quieres hacer una copia del formato, crea una copia. Si no tienes una cuenta de Google, sólo necesitas crear una cuenta de Gmail y así podrás acceder a Google Drive y otras herramientas, esto es gratis y muy fácil.
• Una vez creada tu copia, puedes editar el formato con Google Sheets.
• Al terminar, podrás descargar tu documento en PDF, Excel, Open Office, como imagen e, incluso, imprimirlo directamente.

Instrucciones para descargar y editar en Word en Línea o One Drive. En este caso tienes dos alternativas:

• Puedes descargar el formato a tu computadora y editarlo con Office Excel.
• De forma parecida a Google Drive, puedes crear una copia y editar directamente en línea. Para esta opción, también tendrás que iniciar sesión con tu cuenta de One Drive.

Cualquiera de estas opciones, una vez que termines de editar, te permite imprimir el formato de minuta directamente o guardarlo como PDF.

Preguntas frecuentes sobre la Minuta

Si todavía tienes algunas dudas sobre la elaboración de esta documento, presta atención a las siguientes preguntas frecuentes de otros usuarios:

¿Quién puede hacer una Minuta?

Por lo general, la responsabilidad de hacer la minuta es del asistente o secretario, ya que parte de sus responsabilidades son llevar las agendas y preparar las reuniones. De igual forma, esta tarea también se puede encargar a un pasante o interno, que esté presente durante la junta.

¿Qué tan válida es una Minuta?

La minuta es una herramienta de registro y planificación para las empresas. Por lo tanto, su contenido es importante para los distintos departamentos y proyectos de la organización. En ese sentido, una minuta que ha sido previamente revisada por la persona a cargo será válida para confirmar los compromisos previos y hacerlos cumplir.

¿Qué no se debe hacer en la Minuta?

Uno de los primeros errores al momento de hacer una minuta es no agregar los datos de la reunión, como la fecha y el objetivo principal. Estas secciones del formato se deben llenar al principio, incluso antes de comenzar la junta.

También es un error anotar demasiados detalles poco relevantes. Debido a que la minuta es un resumen de la reunión, su función es facilitar a las personas recordar lo más importante del encuentro. Si se extiende demasiado, será más difícil encontrar la información que se necesita.

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