NOTA DE PEDIDO

Al atender los pedidos de tus clientes, debes asegurarte de entregarles exactamente lo que pidieron y en las condiciones acordadas. Sin embargo, si tienes un gran volumen de órdenes, puede resultar difícil sacar cada pedido sin errores. Por ello, las empresas suelen usan la nota de pedido, una herramienta que facilita enormemente estas tareas.

En la siguiente guía del equipo de MilFormatos, se explica detalladamente cómo elaborar este documento y puedes encontrar información valiosa, tal como:

• El concepto, tipos y ventajas.
• Elementos básicos de la nota, además de consejos y ejemplos para ayudarte a estructurarla.
• Modelos para descargar y editar gratis en programas como Word, Excel y Canva.

¡Comenta si te ha gustado el artículo! Y recuerda compartirlo con más personas. También tenemos otros formatos para empresas y negocios que podrían ser útiles.

¿Qué es la nota de pedido?

La nota de pedido es un documento que registra las características de la compra que ha hecho un cliente, para que luego la mercancía pueda ser entregada sin errores. Esta herramienta se suele usar en ocasiones donde el producto no se entrega de inmediato, por ejemplo, cuando las compras son por internet o es necesario buscar la mercancía de algún almacén.

Se trata de un tipo de nota que respalda el acuerdo de compra entre cliente y vendedor. Dependiendo de las condiciones de la empresa, al redactar la nota de pedido, el comprador ya debe haber hecho el pago completo o parcial de los productos.

Por supuesto, también se usan cuando la compra es de algún servicio que debe reservarse primero.

Tipos de notas de pedido

Según el formato que se usa, la nota de pedido puede ser:

• Impresa.
• Electrónica o digital.

¿Para qué sirve una nota de pedido?

• Dejar un registro por escrito de los productos o servicios que compra el cliente, así como de sus características exactas, cantidades y precios.
• Guiar a los empleados que deben preparar los envíos, de forma que sepan con seguridad qué mercancía seleccionar y entregar al cliente.
• Llevar un orden de qué pedido atender primero y cuáles después, así es más sencillo estar preparado en caso de que se agote algún producto.

Estructura de la nota de pedido

Una nota de pedido tiene una estructura similar a la de la solicitud de compra y la orden de compra. Así que para no confundir los documentos, presta atención qué elementos lo conforman:

• Encabezado (logo y nombre de la empresa, fecha, número del pedido).
• Datos del cliente (nombre y apellido, número de identificación, información de contacto, etc.).
• Información del pago (método, fecha, etc.).
• Descripción de productos o servicios.
• Términos de la entrega (quién recibe, fecha, dirección).
• Observaciones.
• Firma autorizada.

¿Cómo hacer una nota de pedido?

Evita complicar demasiado tu trabajo siguiendo nuestras instrucciones para elaborar tu nota:

1. Crear un encabezado donde destaque el membrete de la empresa (con nombre, logo, dirección y teléfono), además de identificar la nota con un número único.
2. Seguidamente, completa la sección de datos del cliente. Aquí es importante señalar toda la información que establezca la identidad del cliente, así se evitan las confusiones.
3. Después, algunos formatos suelen agregar los detalles del pago por la compra, pues ya existe un acuerdo comercial. Normalmente, se indica la fecha del pago, el método y los anticipos si los hay.
4. Construye una tabla donde puedas describir los productos o servicios del pedido. Por ejemplo, las columnas que debes llenar serían: cantidad, descripción, precio unitario e importe. Luego, en el espacio de las celdas, agregas la información correspondiente.
5. Recuerda explicar los términos de la entrega, de modo que la persona encargada de preparar el envío sepa la fecha exacta en que debe salir.
6. Deja espacio para añadir un cuadro de observaciones y la firma de quien autoriza el pedido.

Ejemplo de nota de pedido

Presta atención a este ejemplo de nota de pedido, corresponde a una empresa de artículos de oficina y refleja la estructura descrita anteriormente:

Modelo de nota de pedido

¡Descarga gratis formatos de nota de pedido! Edita nuestros modelos originales en Word, Excel, Google Sheets y Canva. Gracias a las herramientas de estas plataformas puedes personalizar tu propio documento en pocos minutos. Estas son las opciones disponibles:

Ejemplo de nota de pedido en Excel

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Modelo de nota de pedido en Excel

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Modelo de nota de pedido en Word

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Modelo de nota de pedido en Google Sheets

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Modelo de nota de pedido Excel en línea

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Modelo de nota de pedido en Canva

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Nota aclaratoria sobre afiliados: Milformatos.com participa en el programa de afiliados de Canva y puede recibir comisiones por la suscripción de los usuarios a dicha plataforma.

Instrucciones de descarga

Usa plantillas y crea una nota de pedido para imprimir, solo debes seguir estas instrucciones:

1. Inicia sesión en Google, Microsoft o Canva. También puedes abrir una cuenta nueva, porque toma solo un par de minutos.
2. Da clic en el botón de descarga para abrir la pestaña del formato.
3. Selecciona la opción de “hacer una copia”, “guardar copia en OneDrive” o “utilizar plantilla”, según corresponda.
4. Comienza a personalizar tu modelo para conseguir que funcione en tu empresa.

Al terminar de editar la plantilla, tendrás lista una nota de pedido para imprimir. Te invitamos a guardar y descargar el formato como PDF ¡Todo en menos de 10 minutos!

Preguntas frecuentes

Estas son las dudas más comunes de los usuarios con respecto al documento:

¿Qué tipo de documento es la nota de pedido?

La nota de pedido es un documento comercial, ya que funciona como un comprobante de la transacción comercial. Específicamente, se trata de un documento no negociable, porque solo sirve para facilitar la operación y no tiene legitimación jurídica.

Diferencia entre nota de pedido y orden de compra

Una nota de pedido es elaborada por la empresa que toma el pedido del cliente. Mientras que, la orden de compra la prepara el comprador para luego enviarla al vendedor y así solicitar la mercancía que necesita.

Por lo general, la orden de compra la usan las empresas al contactar a los proveedores y se considera un documento externo. En el caso opuesto, la nota de pedido funciona como un documento interno.

¿Qué diferencia hay entre la factura y la nota de pedido?

La factura es el comprobante legal de la compraventa, por lo tanto, este documento es necesario para justificar lo que dice la contabilidad de una empresa. Ante una revisión de las autoridades correspondientes, las facturas sirven como evidencia, así que deben cumplir con ciertos requisitos legales de cada país.

En cambio, la nota de pedido no tiene este peso legal y las empresas pueden diseñarla de la forma que mejor funcione para ellas.