ORDEN DE COMPRA

por Redacción Milformatos el 30 de mayo de 2019

Para comprar productos en grandes cantidades, tal como hacen las empresas, suele ser necesario emitir una orden de compra.

Si necesitas redactar uno de estos documentos, pero no sabes cómo hacerlo ¡No te preocupes! Aquí te daremos la definición de orden de compra, qué es y cómo se hace. También te daremos un ejemplo del documento. Además, al final de este artículo dejamos para ti un formato para descargar completamente gratis.

¿Qué es Orden de Compra?

Cuando una empresa decide comprar mercancía a alguno de sus proveedores, debe enviar una orden de compra que específica todos los detalles respecto a qué, cómo y cuándo se realizará la adquisión.

 

El documento original se entrega al vendedor, quien tendrá la responsabilidad de preparar el pedido apegándose a lo solicitado e iniciar el proceso de facturación. El comprador se queda con una copia para llevar un control interno y efectuar el pago correspondiente, de ahí la importancia de este documento.

Elementos que no pueden faltar

 

Una orden de compra completa se compone de los siguientes puntos:

  • Lugar y fecha de expedición del documento.
  • Datos generales de la empresa o comprador. Nos referimos a la razón social, RFC, dirección, teléfono, correo electrónico, nombre y puesto de quien realiza la orden de compra.
  • Datos generales del proveedor o vendedor. Es decir, razón social, RFC, dirección, teléfono, correo electrónico, nombre y puesto de quien recibe la orden de compra.
  • Cantidad de mercancía solicitada, se debe especificar en unidades.  
  • Una linea que describa las características esenciales de cada uno de los artículos comprados.
  • Precio unitario, impuestos y precio total.
  • Condiciones de entrega. O sea,  lugar, fecha y hora en que el proveedor se compromete a entregar el pedido.
  • Condiciones de pago. Se debe incluir forma de pago, especificando si se realiza en una sola exhibición o diferido.
  • Un apartado de observaciones. Ahí se anota cualquier detalle extraordinario.

¿Cómo hacer una orden de compra?

Los pasos para redactar correctamente una orden de compra son los siguientes:

  1. Para iniciar, se coloca la fecha y lugar en que se redacta el documento.
  2. Los apartados Datos del comprador y Datos del vendedor se llenan con los datos generales de la empresa y del proveedor respectivamente.
  3. Para la información de la mercancía, en la primer columna se específica en unidades la cantidad requerida. En la segunda columna se realiza una descripción de las características y en la última columna se coloca el precio unitario de ese producto. Se realiza el mismo procedimiento para cada producto adquirido.
  4. Obtenemos el subtotal sumando los precios unitarios y calculamos los impuestos correspondientes (para México el 16% correspondiente al I.V.A.). Se suma el subtotal y los impuestos para obtener el total a pagar.
  5. Redactamos las condiciones de entrega, es decir, lugar, fecha y hora en que el proveedor entregará la mercancía.
  6. En el apartado condiciones de pago se específica la forma de pago, si se realiza en una sola exhibición o diferido, si es necesario dar anticipo, si se debe liquidar antes de la entrega, tasa de interés y plazos.
  7. En las observaciones se redactan con las condiciones en las que tanto el comprador como el vendedor pueden cancelar la orden de compra.
  8. Finalmente se coloca firma, nombre y puesto de quien autoriza la orden de compra en la empresa.

Recuerda que mientras más completa y detallada esté la información, existe más seguridad tanto para el comprador como para el vendedor.

Orden de Compra Ejemplo

Lugar: San Luis Potosí, S.L.P.

Fecha: 9 de mayo de 2018

Datos del comprador
Razón social: Corporativo García S.A.

RFC: CORG940417UX7

Dirección: Av. Venustiano Carranza No. 1950, Fraccionamiento Histórico.

Teléfono: 8 15 24 09

Correo electrónico: corporativo.garcía@gmail.com

Lic. José Martínez Pérez, Encargado de Compras

Datos del vendedor
Razón social: Office Paper

RFC: OFPA791026HM4

Dirección: Av. Salvador Nava No. 387, Fraccionamiento Lomas.

Teléfono: 2 70 89 16

Correo electrónico: office.paper@gmail.com

Lic. María González Rodríguez, Encargada de Ventas

Cantidad Descripción Precio Unitario

1

2

4

Paquete de hojas blancas para impresora HP.

Cartuchos de tinta negra para impresora HP modelo 5000.

Cajas con 10 sobres tamaño oficio color amarillo.

$550.00

$1,200.00

$320.00

Subtotal $2,070.00
I.V.A. $331.20
Total $2,401.20
Condiciones de entrega
Lugar: Oficina de Corporativo García S.A. (Av. Venustiano Carranza No. 1950, Fraccionamiento Histórico, San Luis Potosí, S.L.P.)

Fecha y hora: Martes 14 de mayo de 2019, 5:00 pm.

Condiciones de pago
El pago se realizará mediante transferencia electrónica en una sola exhibición un día antes de la fecha de entrega estipulada.
Observaciones
En caso de que el vendedor no entregue la mercancía en el lugar, fecha y hora acordados la transacción quedará cancelada y éste se verá obligado a devolver el importe total. En caso de que el comprador no realicé el pago correspondiente en la fecha estipulada el vendedor queda sin responsabilidad.

Autoriza

Lic. Fernanda García Hernández

Gerente General

Orden de Compra Formato

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