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El cuadro de mando es una representación visual de la estrategia de una organización. En él se muestra cómo una empresa busca generar valor de manera interna y externa a través de relaciones de causa y efecto entre sus objetivos.
Este gráfico es de gran ayuda para la dirección de cualquier empresa, se destaca entre otros documentos empresariales pues ayudará a darle seguimiento a las estrategias y a la toma de decisiones de forma dinámica y oportuna.
En este artículo nuestro equipo de redactores te mostrará:
Si consideras que este artículo te fue útil, te invitamos a compartirlo con quien sepas que se puede servir de él.
El cuadro de mando integral es una metodología de gestión estratégica que se utiliza para definir y dar seguimiento a la estrategia de una organización. Te permitirá estructurar todos tus objetivos estratégicos de una forma dinámica e integradora para que puedas ponerlos a prueba a través de una serie de indicadores clave de desempeño (KPI’s, por sus siglas en inglés).
Otra manera de conceptualizar esta herramienta es como una foto o pantalla panorámica en la que podrás ver desplegado tu plan estratégico a partir de niveles específicos que interactúan entre sí o, más específicamente, actúan unos en consecuencia de otros.
Por lo regular, su presentación es a través de un diseño gráfico y, por lo tanto, su lectura es más sencilla que la de otros documentos más largos.
Más allá de tipos de cuadro de mando integral, podemos hablarte sobre la versatilidad que tiene esta metodología. Una vez que conozcas más sobre ella podrás estructurar cuadros para cualquier nivel dentro de tu empresa, lo cual facilitará el desempeño de cada engrane que forma parte de ella.
En otras palabras, podrás crear cuadros para:
La Dirección de tu empresa, como la de cualquier otra, tiene la finalidad de llevarla de la mano para cumplir con todos sus objetivos de la mejor manera. Cada decisión que tome afectará a todos los componentes de tu negocio, para bien o para mal.
Con eso en mente, estarás de acuerdo que contar con una perspectiva completa del quehacer de tu compañía sería muy útil, ¿cierto?
Precisamente para esto es que sirve un cuadro de mando integral, pues te ayudará a medir qué es lo que está pasando y a dónde se dirige cada esfuerzo al interior de tu compañía. La meta de esta herramienta es controlar, dirigir y supervisar el desempeño de cada objetivo de tu plan estratégico. De esta forma, la dirección sabrá si se están cumpliendo o si hay que hacer algún ajuste para lograrlo.
Como suele pasar, cuando hablamos de documentos estratégicos, cada empresa es un mundo distinto al otro. Sin embargo, la estructura de un cuadro de mando integral se compone de un grupo específico de rubros y de un orden jerárquico o causal entre ellos.
Con esto nos referimos a otra de las fortalezas de esta herramienta, pues también la puedes considerar como una especie de tabla “causa y efecto” ya que considera los elementos internos y externos de tu compañía y los acomoda de una forma en la que podrás ver cómo los unos afectan a los otros.
Dicho lo anterior, aquí te presentamos los niveles que estructuran un cuadro de mando integral:
Este indicador se enfoca en los objetivos económicos que busca tu empresa. El enfoque para resolverlo parte de cómo sacar el mejor rendimiento a cada inversión realizada. También deberás tomar en cuenta tu capacidad de generar valor, así como la de disminuir costos mientras optimizas tus rendimientos.
Este indicador se refiere principalmente a la impresión que tienen los clientes de tu negocio. Si tus clientes están satisfechos con tus productos o servicios, tu compañía segura irá por buen camino (en lo económico y en otras áreas), por lo que tus objetivos deben ir encaminados a mejorar dicha satisfacción.
Por otro lado, en este rubro también se abarcan temas como la competencia en el mercado y la percepción de tus clientes.
Para satisfacer a tus clientes y mantenerte avanzando en los mercados, tu negocio debe estar en mejor continua todo el tiempo. Por eso, parte de tus objetivos siempre deben tomar en cuenta la formación de tus empleados y las transformaciones internas necesarias para tu compañía nunca esté desactualizada.
Este indicador contempla esos aprendizajes y formaciones, al igual que la transformación y perfeccionamiento de los procesos.
Para que tus trabajadores y procesos mejoren continuamente, los niveles directivos también tienen que crecer y mejorar. En este indicador se ubican los objetivos relacionados con los procesos de producción, la innovación, calidad y repercusión de la compañía desde un enfoque gerencial, tanto en lo comercial como en lo financiero.
Visto desde otro punto, este rubro contempla los objetivos de la dirección de la empresa.
Como seguro ya notaste, cada uno de los elementos o indicadores dentro del cuadro de mando integral está íntimamente relacionado con el anterior. Al funcionar de manera sinérgica, es muy importante que los objetivos que incluyas en tu herramienta también cuenten con esa relación. Es decir, que los unos te lleven a los otros de manera consecuente y ordenada.
Desarrollar un cuadro de mando integral puede ser un proceso algo extenso y laborioso. Sin embargo, si tu plan estratégico está bien desarrollado, bajar la información al formato gráfico debería ser mucho más rápido.
Actualmente, existen aplicaciones que te pueden ayudar a generar tus cuadros de una manera más sencilla. Programas como Excel, la Suite Visión Empresarial y otras soluciones de Business Intelligence te pueden facilitar esta tarea enormemente.
No obstante, aquí te compartiremos los pasos para estructurar un cuadro de mando integral efectivo:
Gracias a tu plan estratégico este paso ya lo tendrás resuelto, pues la misión, visión, valores y objetivos de la empresa estarán definidos ahí. Al mismo tiempo, aprovechamos para recordarte que este importante documento debe contemplar:
Aquí es donde saldrán a jugar los cuatro indicadores que vimos más arriba: Aprendizaje y crecimiento, Procesos internos, Clientes y Finanzas.
En cada nivel deberás ubicar los objetivos más prominentes de cada indicador, con la finalidad de desplegar tu estrategia general. Recuerda que estos indicadores funcionan con una relación causa y efecto y tus metas deben reflejar esa relación desde el inicio (Aprendizaje) hasta el final (Finanzas).
Al ser un formato gráfico, cada uno de los objetivos que incluyas deberá caber en una sola expresión dentro de círculos u óvalos por nivel. Asegúrate de que cada uno se exprese por sí mismo sin necesidad de explicaciones y que siga una relación lógica con los demás.
Un ejemplo de esto puede ser así:
Finanzas: Aumentar las ventas
Clientes: Mejorar conocimiento de la marca
Procesos internos: Mejorar productos y servicios
Aprendizaje y conocimiento: Aumentar capacidad de Investigación & Desarrollo
Como puedes ver cada objetivo que sigue es una consecuencia del anterior, empezando por la investigación y terminando con un aumento de ventas.
CONSEJOS MILFORMATOS
Como consejo general para tus cuadros, procura no rebasar un total de 15 objetivos (20 en casos excepcionales). De esta manera evitarás confusiones y una saturación de datos.
Ya con tus objetivos desplegados, quizá quieras utilizar flechas de dirección para mostrar los flujos o relaciones entre cada uno de ellos. Si tu división por indicador es correcta, estas líneas deberían de ser muy fáciles de trazar y de leer.
De esta forma, cualquier persona que lea tu cuadro entenderá la secuencia o efecto deseado en cada uno de tus objetivos.
Algunos cuadros de mando integral van un paso más allá y agrupan los objetivos por temas o líneas estratégicas para mayor claridad. Esto se refiere a que tal vez puedas juntar varias metas (aún a lo largo de dos o más indicadores) y ubicarlos bajo una misma bandera como Innovación, Excelencia operativa o Sustentabilidad.
Esta estrategia puede facilitar aún más la lectura y seguimiento de tu cuadro.
Ninguna estrategia empresarial efectiva puede serlo si no hay manera de medir su desempeño. Por ello, tus cuadros de mando integral deben incluir los indicadores o métricas individuales de éxito que te ayudarán a ver si tus estrategias fueron bien planeadas o si requieren de algún ajuste.
Dado que cada empresa cuenta con sus propias particularidades, estos indicadores pueden variar mucho entre negocios (número de aplicaciones desarrolladas, alianzas estratégicas nuevas, porcentaje de vendedores capacitados, etc.).
Sin embargo, te compartimos algunos tips para mejorar la manera en la que seleccionas tus KPI’z:
CONSEJOS MILFORMATOS
Al igual que con los objetivos, mientras más KPI’s agregues, más difícil será el monitoreo del avance de tu cuadro. Escoge sólo los más representativos.
A continuación, te mostramos algunos ejemplos prácticos de cuadros de mando integral que puedes tomar como referencia para los tuyos.
Veamos ahora un ejemplo de este documento utilizando tablas en Word o en Excel.
HOTEL GARDENIA
| INDICADOR | OBJETIVO | ACTUALIDAD | MEDIDAS | |
|---|---|---|---|---|
| FINANZAS | ||||
| Incremento en ventas anuales | 10% | 2% | ||
| Reducción de costos | 3% | 3% | ||
| CLIENTES | ||||
| Recomendaciones por parte de clientes | 4 | 2 | Campañas de promoción digital y presencial | |
| Prolongar duración de estancias (Noches) |
3 | 3 | Descuentos y promociones para huéspedes vacunados | |
| PROCESOS INTERNOS | ||||
| Reducir tiempos de registro (Segundos) |
350 | 520 | Revisar y optimizar protocolos de registro | |
| Reducir tiempos de limpieza (Segundos) |
600 | 720 | Optimizar manuales de limpieza y realizar evaluaciones personalizadas | |
| APRENDIZAJE Y CONOCIMIENTO | ||||
| Entrevistas de rendimiento con trabajadores (Anuales) |
100 | 30 | Mejorar prácticas de motivación y ambiente laboral | |
| Formaciones y capacitaciones (Anuales) |
30 | 14 | Incrementar frecuencia y efectividad de las capacitaciones |
La versatilidad de este documento permite su uso en cualquier área empresarial o de negocios, incluyendo sectores gubernamentales o públicos, como se muestra en el ejemplo que sigue.
GOBIERNO MUNICIPAL DE SAN PEDRO DE LOS AGUAROS
Cuadro de Mando Integral
Periodo: 2021 – 2024
A continuación te dejamos 4 formatos de cuadro de mando integral para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Power Point, Power Point en línea o Google Drive. Una vez editado podrás guardarlo en versión PDF si lo necesitas.
Instrucciones para Plantillas en Google Drive y OneDrive (Word en línea).
Necesitarás una cuenta de gmail o microsoft para accesar, si no tienes una puedes generarla gratis y rápido.
¡Es todo!
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por Redacción Milformatos el 09 de marzo de 2023
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