¿Te consideras una persona organizada y metódica? ¿Te gusta estar a cargo de varias cosas a la vez? Quizá lo tuyo sea trabajar de secretaria. Si bien pudiera parecer un trabajo sencillo, podemos asegurarte que requiere de una buena preparación, varias habilidades y sobretodo, capacidad de tomar la iniciativa. En este artículo te vamos a platicar de qué va este trabajo, que funciones desempeña una secretaria y cuáles son los requisitos más comunes para emplearte como tal. Te sorprenderá todo lo que se tiene que hacer cuando te desempeñas en este puesto.
¿Qué implica trabajar de secretaria?
Sin duda hoy en día, desempeñar este puesto está muy alejado de lo que solía ser. Tener una formación para ejercer un secretariado, implica aprender y conocer de varios temas, tanto administrativos como financieros; además, el perfil necesario es muy particular y requiere ciertas habilidades indispensables. Una secretaria se encarga de las tareas administrativas de una oficina y además, suele manejar manejar información confidencial de los jefes o personal de cierta jerarquía.
Funciones de una secretaria
- Atender al público: La secretaria es el primer contacto de un cliente con la empresa. Por lo mismo, debe saber tratar de manera cordial y formal con la gente, para dar una primera buena impresión. Esto puede incluir atender a las personas, ofrecerles algo de tomar o indicarles el lugar correcto para esperar una cita; esto dependerá del tipo de empresa en la cual se labore.
- Gestionar la comunicación: Este punto incluye recibir y filtrar llamadas, llevando un registro de ellas y de las necesidades que se generen a partir de las mismas. De igual manera, deberá estar al pendiente de la recepción y respuesta oportuna de los correos electrónicos, así como de resolver los asuntos que se traten en los mismos, o determinar si alguno de ellos debe ser atendido por su jefe.
- Manejar la agenda: Este punto parece muy simple pero es de los más importantes. La organización correcta de citas, eventos o compromisos personales, debe mantener un orden estricto y estar actualizada en todo momento.
- Gestionar documentos: Al igual que las citas, llamadas y correos, algunas veces una secretaria recibe documentos importantes e incluso oficiales, como pueden ser documentos legales o facturas, que deberá canalizar a la vía correspondiente. También se verá en la necesidad de generar algunos documentos, así como dar respuesta a los correos e incluso, a cierta correspondencia personal, dependiendo de los requerimientos de su jefe.
- Organizar la oficina: En este aspecto es necesario que la secretaria esté al tanto y al pendiente de los recursos y necesidades de la oficina, tales como el inmobiliario, la papelería, el equipo tecnológico (computadoras, teléfonos, etc.). Debe mantener el buen funcionamiento de todo ello, así como un inventario que le permita tener el control de los gastos que éstos pueden generar, en caso de necesitar reparaciones, cambios o surtir papelería.
Requisitos para trabajar de secretaria
Hoy en día para trabajar de secretaria no será suficiente que contestes un teléfono y lleves una agenda. El ritmo actual de trabajo, la interacción personal de nuestros días y los avances tecnológicos, hacen necesario que cumplas una serie de requisitos, los cuales te mencionamos a continuación:
- Se requiere mucha organización y disciplina. Estas dos cualidades son indispensables para poder mantener un orden adecuado de todos los elementos que implica el trabajo.
- Actitud de servicio y amabilidad. Si duda son rasgos necesarios para una secretaria, que estará en constante contacto con clientes, empleados de otras áreas y personas de mayor jerarquía.
- Capacidad de decisión. En numerosas ocasiones tendrás que aplicar tu criterio y tomar decisiones sin previa consulta de un jefe, por lo cual es importante que puedas hacerlo con seguridad y sentido común.
- Poner atención a los detalles. Ante un constante flujo de información (documentos, llamadas, nombres, citas, etc.), es indispensable estar siempre atento a todo y tener un sistema que te permita manejar cada detalle de manera correcta y certera.
- Conocimientos de taquigrafía y mecanografía. Aunque en general ahora se utilizan las computadoras para todo tipo de documentos, algunas veces podrías necesitar tomar un dictado de manera rápida, por lo cual la taquigrafía sigue siendo una habilidad funcional. En su defecto, debes tener un sistema que te permita captar información velozmente, para después vaciarla rápida y eficazmente en el medio que corresponda (una carta, un audio, etc.).
- Manejo de hardware y software especializado. Además de poder utilizar una computadora, que es ya una herramienta básica en cualquier oficina, en algunos casos deberás tener conocimientos de programas específicos que se utilicen en la empresa, los cuales dependerán del rol de la misma. También es recomendable que sepas utilizar alguna base de datos.
- Manejar un segundo idioma. Si bien habrá lugares donde esto no sea un requisito indispensable, en muchos otros tendrás que tener preparación en al menos un idioma extranjero. El más común suele ser el Inglés.
¿Cómo trabajar de secretaria?
Para poder trabajar de secretaria es recomendable que tengas una formación profesional. Para ello puedes cursar una carrera técnica y obtener el título de Técnico Superior en Secretariado. Esta formación te preparará para realizar tareas administrativas, contaduría e incluso algo de finanzas. De igual manera te permitirá aprender acerca de los softwares básicos y desarrollar al menos un idioma extranjero.
Actualmente también existe la posibilidad de tomar cursos profesionales en línea, que cumplen con la enseñanza necesaria para que te especialices como secretaria.
Recursos útiles para trabajar de secretaria
https://milformatos.com/cursos/cursos-de-excel/
https://milformatos.com/cursos/de-computacion/
