ANáLISIS DE PUESTOS

Determinar las funciones específicas de los puestos dentro de una empresa favorece el correcto funcionamiento y la comunicación entre las áreas. Anteriormente explicamos cómo elaborar una Descripción de Puestos, un formato útil para delinear las funciones que se deberán cumplir el candidato destinado a ocupar una vacante

En esta ocasión abordaremos el Análisis de Puestos, que a grandes rasgos define los deberes y responsabilidades de un cargo, el arquetipo de persona ideal que deberá ser contratado para asumirlo, su nivel de rentabilidad y las expectativas de desempeño.

¿Qué es un Análisis de Puestos?

El análisis o valuación de puestos es un documento que enlaza las distintas partes del organigrama con determinada posición dentro de una compañía y organización, haciendo una evaluación de la misma y su importancia en el entorno general.

Lo anterior resulta en la recolección de una serie de datos de gran valor para la planeación a futuro, ya que permite conocer el estado actual de una posición, conocer si necesita renovarse, enriquecerse o transformarse por completo.

A grandes rasgos, determina:

• Responsabilidades inherentes del cargo
• Ocupaciones secundarias
• Relación con otros departamentos
• Conocimientos necesarios del cargo
• Delimitación de competencias
• Habilidades prácticas que se requieren
• Procedimientos implementados
• Conexión con otras divisiones

El análisis de puestos tiene varios momentos para aplicarse. A diferencia del perfil de descripción de puestos, este último va más allá y realiza un análisis más profundo de la posición. Ahonda a un nivel profundo de la posición, tomando en cuenta antecedentes, contexto, momento actual y áreas de oportunidad para desarrollarse a largo plazo.

Un buen momento para hacer un examen profundo de las posiciones al interior de una compañía son, por ejemplo, durante la planeación inicial de un proyecto, al momento en que por la expansión se requiere la creación de nuevos cargos, o bien, se adaptan ante el surgimiento de nuevas tecnologías o métodos de trabajo, y finalmente pero no menos importante, cuando se tienen en el panorama un incremento en el esquema salarial.

Otros síntomas que dejan en claro la necesidad de implementar un análisis de puestos es si se presenta una duplicidad de posiciones, los límites de responsabilidad se han difuminado entre un posiciones aparentemente similares, se percibe una baja en la productividad o hay un déficit en la actualización de conocimientos del personal.

Elementos de un Análisis de Puestos

Un formato de análisis de puestos deberá contener la siguiente información para poder otorgar datos de utilidad para el área de Recursos Humanos.

• Nombre del puesto
• Sección a la que pertenece
• Ubicación del trabajo
• Propósito del puesto
• Tareas asignadas
• Relaciones y responsabilidades con otros cargos y áreas
• Relaciones con puestos sobre los que se tendrá supervisión
• Requisitos que debe cumplir
• Entorno donde se desenvuelve el puesto
• Proyección del puesto (oportunidades de desarrollo)
• Formación profesional requerida
• Competencias

¿Cómo se hace una descripción de puestos?

Existen varios métodos para reunir la información que el estudio de puestos precisa. Algunos de los más eficaces son:

• Entrevistas personales o grupales, previamente estructuradas
• Observación del desarrollo de las tareas cotidianas
• Cuestionarios escritos que busquen obtener detalles acerca las tareas desempeñadas por el puesto en cuestión
• Participación directa del examinador en las labores prácticas de distintos cargos
• Registros periódicos por parte de los trabajadores de las asignaciones realizadas.
• Análisis de documentos y/o estudios similares hechos en el pasado

Estas técnicas no son excluyentes entre sí. Los encargados especialistas en RH o encargados del proyecto de análisis de puestos podrán usar una o varias de estas herramientas.

Ejemplo de descripción de puestos

 

Nombre del cargo

Supervisor de publicidad externa

Posición del cargo en la organización

Personal Subordinado: 5 gestores de espacios, 10 monitoristas de implementación y 2 encargados de presupuesto.

Supervisado por: director de estrategias publicitarias y jefe de marca.

Comunicación lateral: departamento de prensa y pre-prensa a nivel primario, con el objetivo de asegurar la calidad de los materiales. Área de proyectos para el correcto seguimiento de cada paso del proceso.

 

Contenido del puesto 

Tareas principales                                                                         Tiempo total empleado

 Revisión diaria del tiempo de renta de espacios ——————30%

Revisión y cotejo de testigos de materiales publicados———- 20%

Revisión de calidad de formatos y materiales ———————15%

Reuniones de seguimiento de proyectos —————————15%

 

Tareas Secundarias

 Elaboración de documentos de comunicación interna ————-5%

Presentación de datos con clientes vía remota ———————-5%

Corroboración de presupuestos —————————————5%

Reuniones de retroalimentación con personal a cargo ————-5%

 

Responsabilidades                                                                            Nivel

Manejo de equipo especializado—————————————-primario

Supervisión a subalterno ———————————————– primario

Manejo de efectivo y documentación confidencial——————- primario

Relaciones públicas ——————————————————secundario

Responsabilidad del cuidado de información ————————-primario

Labores administrativas ———————————————— secundario 

Requisitos

 

Nivel Educativo

Licenciatura

Título Profesional

Requerido

Cursos y certificaciones

Diplomados en publicidad, marketing y diseño de imagen

Títulos de posgrado

Necesario para promoción

Experiencia previa

2 años en supervisión de personal, conocimientos en grandes formatos de publicidad, habilidades para cálculos de presupuestos.

 

Aptitudes necesarias

Rapidez de decisión——————————————————-Esencial

Habilidad expresiva——————————————————-Deseable

Coordinación general—————————————————–Necesario

Iniciativa——————————————————————-Necesario

Creatividad—————————————————————-Necesario

Capacidad de juicio——————————————————-Deseable

Atención——————————————————————- Necesario

Comprensión de lectura————————————————–Necesario

Cálculo———————————————————————-Necesario

Redacción——————————————————————Necesario

Trabajo de equipo———————————————————Necesario

Liderazgo——————————————————————-Necesario

Toma de decisión———————————————————-Necesario

Sociabilidad—————————————————————–Necesario

Comunicación interpersonal——————————————— Deseable

Orden y organización——————————————————Necesario

Minuciosidad—————————————————————Deseable

Dominio de tecnologías informáticas de comunicación—————Deseable

 

Nivel de desempeño

Factores para medir el desempeño del cargo

 Publicación de materiales según tiempos estipulados, correcto seguimiento de información, entrega de informes puntualmente, orden en gastos y datos de facturación, consumo total de presupuestos asignado por cliente y comunicación asertiva con éste.

Factores que contribuyen al desempeño del puesto

 Manejo de programas de gestión de proyectos, comunicación constante con monitoristas de publicidad exterior, entrega puntual de materiales impresos, disponibilidad de áreas afines para revisión de avance de proyectos y seguimiento de planes.

Formato de análisis de puestos

A continuación, encontrarás un formato descargable para el análisis de puesto. Puedes llenar los espacios en blanco con la información de tu empresa.

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