MANUAL DE FUNCIONES

por Redacción Milformatos el 27 de julio de 2022

Actualizado el: 26/07/2022

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Así como en los deportes un equipo está conformado por jugadores que cumplen tareas específicas, en el ámbito empresarial también es necesario definir al tipo de trabajadores que necesitas para lograr el éxito. Cada uno deberá contar con ciertas características y habilidades, así como desempeñar actividades específicas de acuerdo con su preparación. Para lograr esto, no hay un mejor documento empresarial que el manual de funciones.

Nuestros redactores expertos se han dado la tarea de investigar esta herramienta tan importante y prepararon esta entrada donde conocerás:

  1. La definición de qué es un manual de funciones, y en qué casos se utiliza.
  2. Los tipos de manual de funciones y cómo realizarlos.
  3. Ejemplos y plantillas en Word y herramientas en línea para que puedas descargar, editar y generar tu documento en minutos.

Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.

¿Qué es el Manual de Funciones?

El manual de funciones es un documento en el cual se desglosan las características que conforman a cada uno de los puestos de trabajo dentro de una empresa. Es decir, es un perfil de las tareas, responsabilidades y funciones que desempeña cada elemento de la plantilla que conforma la compañía.

 

Estas características regularmente son el resultado o se obtienen de estudios detallados de cada puesto laboral, con el fin de lograr una mejor gestión al interior de una empresa.

Tipos de Manual de Funciones

Como tal, hablar de tipos de manual de funciones es algo complicado, pues cada empresa podrá diseñar sus propios formatos y sus requerimientos pueden variar. Sin embargo, podríamos sugerirte una división basada en otras herramientas, como el organigrama, en la que el acomodo de tus manuales puede estar dividido o estructurado de acuerdo a su nivel jerárquico:

  • Directivos.
  • Gerencias o administraciones.
  • Operaciones.
  • Personal de apoyo.

¿Para qué sirve el Manual de Funciones?

Este tipo de manual tiene diferentes fines que pueden ayudar a tu negocio a lograr una mejor organización, al igual que a seleccionar a las personas indicadas para cada puesto.

Por principio de cuentas, esta herramienta te ayudará a documentar todos y cada uno de los puestos que conforman tu empresa de una forma detallada y exhaustiva. Esto, a su vez, te puede ser muy útil precisamente para completar o actualizar tu organigrama adecuadamente.

Además, este manual te será de mucha utilidad para mejorar la gestión interna de tu negocio, pues te ayudará a definir objetivos reales a partir de las capacidades de personal con las que cuentas. Piénsalo como saber exactamente qué jugadores tienen y para qué son buenos.

También te ayudará a establecer un buen manejo de compensaciones, beneficios y salarios.

Por otro lado, el documento te servirá para integrar o detallar las competencias necesarias para cada puesto. Lo cual puede eliminar redundancias en tareas, funciones y responsabilidades.

Bajo otra mirada, el manual de funciones también es muy útil para generar planes de formación o carrera al interior de tu compañía, así como pulir el proceso de selección de candidatos; pues contar con estos perfiles laborales hará de tus contrataciones algo mucho más preciso y puntual.

Estructura del Manual de Funciones

Como lo mencionamos arriba, diferentes empresas requieren diferentes cosas. Es por ello que cada una pondrá más o menos elementos dependiendo de diferentes causas. Sin embargo, en su mayoría, el manual de funciones parte de los siguientes elementos:

  • Denominación del puesto.
  • Categoría laboral.
  • Departamento.
  • No. de Cargos/Titulares.
  • Jornada laboral.
  • Objetivo Principal.
  • Procedimientos.
  • Finalidad o Funciones.
  • Áreas de eficacia y/o Resultados.

¿Cómo se hace un Manual de Funciones?

Para elaborar un buen manual de funciones te recomendamos los siguientes pasos:

1. Recolecta información sobre la empresa

Tu primer paso será definir algunos puntos generales para poder elaborar los mejores manuales posibles. En ese sentido, deberás juntar información sobre tu empresa y su organización, así como definir los objetivos que deseas alcanzar con ella y las características de los puestos de trabajo y las áreas que necesitarás para cumplirlo.

Si tu empresa ya está conformada, esto puede sonarte extraño, pero este paso es fundamental para definir los puestos y perfiles necesarios para llevar a tu compañía al éxito que buscas.

2. Análisis del estado actual de la compañía

A continuación deberás voltear tu mirada al mundo real para ver cómo está operando tu compañía en el día a día. Este análisis de su funcionamiento y organización actual será el punto de comparación para definir el manual de funciones que necesitas poner en práctica.

3. Contrastar objetivos con la realidad

Como lo mencionamos en el punto anterior, una vez que hayas hecho el análisis de tu compañía al día de hoy y que cuentes con la información general y objetivos, tu siguiente paso será realizar una comparación exhaustiva de lo que es contra lo que quieres que sea.

Quizá aquí te des cuenta de algunas redundancias, esfuerzos duplicados o incluso de contrataciones excesivas o insuficientes para tus planes. Lo importante aquí es que podrás pulir y depurar la información de tu manual de funciones para corregir cualquier amenaza o debilidad que tenga tu empresa.

Ten en mente que este documento te ayudará a contar con una imagen clara de la persona que debe llenar cada puesto de tu compañía, por lo que debes ser muy objetivo a la hora de contrastar estas dos visiones.

4. Modificar y corregir el manual

Con los datos que te arroje tu análisis comparativo, tu siguiente movimiento será el de editar tu manual de funciones de acuerdo a los resultados del mismo. Es decir, deberás hacer las adaptaciones necesarias en la información pertinente a cada puesto para contar con un manual optimizado que cumpla con las características que necesitas para cumplir tus objetivos empresariales.

5. Definir el diseño final

Por último, tu siguiente tarea será la de establecer los rubros e información necesaria, por puesto de la compañía, para ensamblar la plantilla de tu manual de función y que represente exactamente los datos que cualquier candidato debe cubrir para poder obtener un cargo en específico.

Considera que dependiendo del puesto que estés estructurando, los requerimientos o rubros pueden variar, pero eso es normal.

Ejemplo de Manual de Funciones

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de manual de funciones que puedes utilizar como referencia para diseñar los tuyos.

Ejemplo de Manual de Funciones
Ejemplo de Manual de Funciones

 

Ejemplo de Manual de Funciones
Ejemplo de Manual de Funciones

Formato de Manual de Funciones

En la siguiente tabla encontrarás ejemplos y formatos de un Manual de Funciones que puedes utilizar y descargar en PDF o Excel completamente gratis. Simplemente, escoge el formato que más te guste y edítalo con tu propia información para crear el documento que necesitas.

En el caso de las plantillas de Excel en Línea y Google Drive, es imprescindible contar con una cuenta afiliada a dichas plataformas. Si no tienes una cuenta de Microsoft o de Google, tendrás que registrarte antes de descargar la plantilla. Luego, podrás realizar estos pasos:

  1. Haz clic en la plantilla de Google o Microsoft, dependiendo de cuál quieres usar.
  2. Inicia sesión en tu cuenta y luego haz clic en “hacer una copia” para Google Drive o “guardar una copia” para Excel en Línea.
  3. ¡Listo! Comienza a personalizar tu Manual de Funciones y descárgalo en PDF o Excel, imprímelo o compártelo por correo electrónico y otros canales digitales.
Ejemplo de manual de funciones
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Formato de manual de funciones en Excel
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Formato de manual de funciones
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Formato de manual de funciones para Excel en Línea
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