Con el objetivo de llevar un control puntual de los gastos y seleccionar las mejores opciones de proveedores, las empresas deben contar con un método de compras eficiente, el cual pasa por la cotización de productos o servicios.
Previo a recibir el monto aproximado de lo que se desea adquirir, se envía a la lista de posibles proveedores una carta o solicitud de cotización. A continuación conoceremos más detalles de este documento, y al final podremos a tu disposición un formato descargable.
¿Qué es una Solicitud de Cotización?
Como acabamos de mencionar arriba, la solicitud de cotización servirá para poner al tanto a los proveedores que deseamos adquirir algún producto de su catálogo. Si bien el primer contacto entre el departamento de compras y los abastecedores puede darse por teléfono, siempre será más formal hacer la petición por escrito, para posteriormente recibir por el mismo medio una cotización formal, parecida a la que vimos en entradas anteriores, puedes revisar los detalles generales en el enlace a continuación.
https://milformatos.com/empresas-y-negocios/formato-de-cotizacion/
Lo anterior servirá para sentar un precedente del momento en que se inicia la posible compra, conocer los costos iniciales -en caso de que haya respuesta a la solicitud- y contrastar con el precio final para validar descuentos o variaciones en el costo final.
Uso de la Carta de Cotización
En términos generales, el formato de solicitud de cotización se envía cuando se quieren solicitar costos aproximados de un determinado lote de mercancía o serie de servicios. Dicha información servirá para hacer una planeación de presupuestos generales, comparar opciones y al final, elegir la alternativa con la mejor relación costo/beneficio/calidad.
Elementos de una solicitud de cotización
Cualquier carta de cotización tiene que ser precisa, dado que la respuesta dependerá de los datos que solicitemos. Las partes que deberá contener nuestros documento serán:
- Datos del solicitante: nombre de la empresa, domicilio, dirección y RFC (opcional).
- Información de contacto del solicitante, que será un representante de la empresa perteneciente al área de compras.
- Nombre de la empresa a la que se le hace la solicitud de costos.
- Información del producto o servicio que se cotiza.
- El número de unidades que se quieren adquirir.
- Formas de pago.
- Tiempo estimado de entrega.
Cómo hacer una Solicitud de Cotización
Antes de empezar a redactar nuestro documento, hay una serie de elementos que deberemos tener sobre la mesa. Por una parte contaremos con la información completa del receptor una vía para hacerle llegar nuestra petición, y por la otra, proporcionaremos los datos de contacto del responsable del departamento de compras o su equivalente.
Después, haremos una descripción breve pero precisa de los requerimentos de la empresa, es decir, nombre del producto, cantidad, método de paga, fecha y dirección de entrega. También resaltaremos un deadline para recibir la propuesta y que esta sea tomada en cuenta dentro del proceso de selección.
Generalmente, las empresas cuentan con un machote o plantilla para recibir solicitudes de cotización como el que veremos a continuación.
Ejemplo de Solicitud de Cotización
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Banquetes y Eventos Corporativos Le Blanc
Por favor, llene los campos indicados de continuación. Si tiene alguna duda, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Datos del solicitante:
Cliente: Despacho Contable Gómez y Asociados
Dirección: Avenida José López Portillo 47, Colonia Luis Murullo, delegación Cuauthémoc, Ciudad de México, CP 5400
Teléfono: 55-66-88-99
Nombre del contacto: Luis Rivera Piña
Correo electrónico: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS
| Producto | Código | Cantidad |
|---|---|---|
| Mesas para 16 personas | M-55678 | 25 |
| Copas decorativas | CM-5566º | 200 |
| Manteles decorado boda | ML-5588123 | 50 |
| Vasos conmemorativos | VM-7667833 | 200 |
| Sillas Standar | SL-444567 | 200 |
| Velas aromáticas | CAND8894 | 60 |
| Tapete ceremonial | ALF9793 | 2 |
| Modalidad de pago | Efectivo, 2 exhibiciones |
| Fecha límite de respuesta | 22 de enero de 2018 |
| Modalidad de pago | Efectivo, 2 exhibiciones |
Formato descargable solicitud de cotización
A continuación encontrarás un formato descargable para elaborar una solicitud de cotización, que podrás hacer llegar a tus clientes. Sólo da clic en el botón para obtenerlo.
muchas gracias por poner estas herramientas a nuestro alcance que nos facilitan la creación de formatos rápidamente. muchas gracias
Muchas gracias, un gran aporte que sirve de mucha ayuda!!
Estoy interazado en conocer como se cotizan en ese mercado los productos siguiente. Como hago esta carta de cotización