NOTA DE CARGO

por Redacción Milformatos el 13 de septiembre de 2021

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Actualizado el: 8/Septiembre/2021

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Una nota de cargo es una herramienta contable para la contabilidad interna de las empresas. Su función es informarle a un cliente de la existencia de algún cargo adicional en el valor total de una operación facturada previamente.

¿Qué es una Nota de Cargo?

Una nota de cargo es un documento hecho por los contadores de una empresa y emitido por la misma. Su finalidad principal es ajustar montos pendientes derivados de facturas ya liquidadas, es decir cargos adicionales en las cantidades totales ya pagadas.

 

Dentro de la nota, se le da a conocer al deudor que tiene un adeudo por alguna obligación comercial o financiera; por ello, a estos documentos también se les conoce como notas de débito.

Como ya lo mencionamos, los montos en estas notas no estaban contemplados en la transacción original. Regularmente aparecen por conceptos como:

  • Cheques devueltos
  • Fletes o cargos de envío
  • Diferencias en recepciones
  • Moras generadas
  • Intereses

Estructura de una Nota de Cargo

La estructura de este tipo de documentos es similar a la de muchas otras notas. Sin embargo, la diferencia más grande la encontrarás en los conceptos desglosados, la descripción de la nota en sí misma y la inclusión del número de factura de referencia. Este último punto es indispensable para que tanto cliente como empresa sepan a qué transacción pertenece el documento y la deuda.

Por lo regular, las notas de débito o cargo contemplan los siguientes rubros:

  1. Nombre de la empresa
  2. Número de nota
  3. Fecha y lugar de expedición
  4. Número de factura de referencia
  5. Nombre del cliente
  6. Dirección del cliente
  7. Concepto de la nota de cargo
  8. Descripción del cargo adicional
  9. Suma y total de montos
  10. Firma y sello del contador de la empresa

¿Cómo se hace una Nota de Cargo?

En breve te mostraremos algunas formas de construir una nota de cargo, pero además te dejamos algunos consejos para mejorar las tuyas:

  • Folia todas tus notas: Tal vez te suene obvio, pero una contabilidad ordenada y bien relacionada te ayudará a manejar tu empresa con mayor tranquilidad. Contar con notas y facturas foliadas hará mucho más fácil el rastreo de los cargos o adeudos adicionales en todas tus operaciones.
  • Incluye tu imagen empresarial: Aún cuando estas notas son más documentos de control interno, eso no quiere decir que debas dejar por fuera tu imagen corporativa. Asegúrate de incluir tus logos, eslogans y el nombre de tu empresa para darle una mejor presentación a tus notas.
  • Desglosa cuanto sea necesario: En algunos casos, las notas de débito traen algún tipo de resumen sobre la operación original. Si lo consideras necesario, puedes incluir un desglose de los productos o servicios que ya están liquidados y agregar los cargos adicionales, o bien sólo dejar espacio para el cargo pertinente a la nota.

Ejemplo de Nota de Cargo

A continuación te presentamos algunos ejemplos de notas de débito o cargo que puedes usar como referencia para estructurar las tuyas.

Grupo Ferretero

Metalurgía S.A. de C.V.                                                                                                                                                              No. 1589

______________________________________________________________________________________________

Cliente: Baena Construcciones S.A. de C.V.

Dirección: Malintzin # 53 – 204, Col. Portales Ote., Benito Juárez, CDMX

Fecha: 24 / 09 / 2021                              Factura de Referencia: B-13563

 

NOTA DE CARGO

Concepto nota de cargo:

Gastos de envío y manejo de materiales de construcción

 

Valor: $ 2,000.00

Firma: ________________

NOTA DE CARGO

 

Número: 1458

Fecha de emisión: 4 de octubre de 2021

Lugar: Ciudad de México, México

Cementera Hornos S.A. de C.V.

Nombre del cliente: UrbaCasa S.A. de C.V.

Número de la factura de referencia: C-4856

Forma de pago de la nota de cargo: Siete días después de su emisión, vía transferencia electrónica

El presente cargo a nuestro cliente se genera por causa de un aumento en los costos de los productos adquiridos, mismos que se indican a continuación. Dicho aumento está considerado a partir de la inflación de la moneda nacional con respecto de lo señalado en la factura de referencia. El ajuste correspondiente se está cargando en el precio de venta.

Productos

Código: 7854

Descripción: Costal de cemento sin mezclar

Cantidad: 40

Precio unitario: $250.00

Monto a pagar: $10,000.00 M.N.

Total de producto: $10,000.00

Monto por IVA (15%): $1,500.00

Monto total del cargo: $11,500.00

 

Sello y firma

 

______________________________________

Surtidora de Carnes Rodríguez S.A. de C.V.                                                                                                                              NOTA DE CARGO

No. 548

Cliente: Mercería General S.A. de C.V.

Dirección: Mineral del Chico #73, Pachuca, Hidalgo

Factura de referencia: 69833

Concepto de cargo:

Almacenaje extendido de mercancía liquidada en la factura de referencia.

Descripción
Código de Producto Cantidad Denominación de Producto Costo Unitario Total
1052 50 Arrachera Marinada 400g $260.00 $13,000.00
1053 20 Chorizo Artesanal 1kg $160.00 $3,200.00
1024 80 Carne molida para hamburguesa 1kg $200.00 $16,000.00
15 Costo por almacenamiento $25.00 $375.00

Total: $32,575.00

Liquidado en factura de referencia: $32,200.00

Cargo a pagar: $375.00

IVA (15%) sobre cargo: $56.25

Total a pagar: $431.25

 

Formato de Nota de Cargo

Por último, te dejamos un formato de nota de cargo para Word que puedes descargar y modificar de acuerdo a tus necesidades.

Formato de Nota de Cargo
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