Utilizado por los departamentos de finanzas y contabilidad, el formato de cotización sirve como previo a la realización y cierre de una transacción. Así, las partes involucradas –comprador y vendedor- tienen un documento base sobre el que iniciaron las negociaciones, y les permite generar un historial si se realizarán más compras similares en el futuro.
Casos de uso de un formato de cotización
Los formatos de cotización se utilizan desde la planeación de una compra. El encargado de prospectar los gastos de una empresa contactará a los distintos proveedores para solicitarles un aproximado del monto total por la adquisición de sus productos o servicios.
Esta misma situación aplica si nos encontramos del otro lado, ya que mediante este documento informaremos a nuestros prospectos el valor de lo que ofertamos, las condiciones bajo las que ofrecemos nuestra mercancía y lo posibles descuentos si se inicia un proceso de negociación.
Al proporcionar un precio base, los interesados podrán comparar los montos totales y escoger el que mejor se acomode a su presupuesto. Cabe destacar que el departamento de ventas juega un papel crucial para el avance de las negociaciones, ya que una vez que los clientes potenciales tienen la cotización en sus manos, deben dar seguimiento a la propuesta, presentando la propuesta de valor que destaca a nuestra empresa sobre el resto.
Elementos de una cotización
Las cotizaciones son documentos sencillos enfocados a presentar la propuesta comercial de una empresa, por lo que los datos que muestran son concisos y explicativos. Comúnmente, los datos que conforman una cotización son:
- Nombre del cliente
- Nombre del proveedor (quien vende)
- Lugar y fecha de elaboración
- Cantidad de productos/servicios
- Descripción de productos/servicios
- Costo total. Puede o no desglosarse el IVA
- Tiempo de entrega
- Contacto del proveedor
- Vigencia de la cotización
Ejemplo de cotización
Cotización
Carpintería y Muebles García
Expertos en inmobiliario para oficinas, puertas y ventanas.
Av. del taller 135, col centro, Ciudad de México
Tel: 44556677 email: contacto@mueblesgarcia.com
| Fecha | Cliente | Nombre del contacto | Correo electrónico |
| 12-01-2013 | Gobierno Municipal | Luis García Melendez | LuisM@gob.mx |
| Teléfono | Dirección | Tipo de pago | Vigencia |
| 55-43-23-88 | Av. Lopez S/N, colonia Centro, CP 67899 | Efectivo | 28-02-2013 |
| No. | Código | Descripción | Cantidad | Unidad | Valor Unitario | Valor Total |
| 1 | 5-MA | Puerta de madera interior | 5 | Pieza | $600 | $3000 |
| 2 | 6-M3 | Venta exterior | 15 | Pieza | $300 | $4500 |
| 3 | 7-M56 | Espejos | 10 | Caja | $200 | $2000 |
| 4 | 5-J4 | Manijas cajones | 50 | Caja | $150 | $7500 |
| Observaciones: Descuento aplicable si la compra se efectúa antes del vencimiento de la vigencia. | Total General | $17,000 | ||||
| Descuento | 10% | |||||
| Subtotal | $15,300 | |||||
| IVA | $2,448 | |||||
| Total | $17,548 | |||||
Formato descargable de cotización
A continuación encontrarás un formato descargable con el que podrás realizar una cotización. Sólo da clic en el botón para obtener el documento.
Formato de Cotización en Word
No comments yet.