ORDEN DE SERVICIO
por Redacción Milformatos el 15 de agosto de 2019
Una orden de servicio es un documento emitido por un proveedor y recibido por un cliente que contrata un servicio. Especifica el servicio que se brindará, el costó que pagará y las condiciones en las que se llevará a cabo, por lo que se trata de un documento de importancia tanto para quién provee el servicio, como para quién lo solicita.
Si necesitas elaborar una orden de servicio sigue leyendo este post pues te explicaremos a detalle en qué consiste este formato y todo lo que necesitas para elaborarlo. Recuerda que aquí también puedes consultar un ejemplo de este documento y que puedes descargar nuestro formato de orden de servicio completamente gratis para utilizarlo con tus clientes.
¿Qué es una orden de servicio?
Se trata de un documento que debe elaborar un proveedor de servicio y entregar a su cliente, debe estar firmado por ambas partes y cada uno debe tener original o copia del formato según corresponda, generalmente el original es para el cliente.
La orden contiene los datos generales tanto del proveedor como del cliente, con esto nos referimos a: RFC, dirección, teléfono y correo electrónico. Contar con esta información facilita el proceso de facturación, además de la seguridad de ambos pues los involucrados tienen los datos del otro para cualquier aclaración posterior.
En el documento se describe a detalle el servicio que se brinda, el costo unitario, subtotal, impuestos y total a pagar, además de las condiciones en que se entregará y pagará.
Finalmente cada orden debe tener un folio para control del proveedor e incluso del cliente. Lo anterior ayuda al personal administrativo a conocer el servicio que ha contratado cada cliente facilitando así su trabajo.
Elementos de una orden de servicio
Una orden de servicio debe contener:
- Fecha de expedición del documento.
- Datos generales del cliente, con esto nos referimos a la razón social, RFC, dirección, teléfono y correo electrónico.
- Datos generales del proveedor, es decir, razón social, RFC, dirección, teléfono y correo electrónico.
- Cantidad de servicios solicitados, se debe especificar en unidades.
- Descripción de las características del servicio que se brinda.
- Precio unitario, subtotal, impuestos y precio total.
- Observaciones en las que se especifican aspectos importantes para ambas partes como lugar, fecha y hora en que el proveedor se compromete a brindar el servicio, forma de pago, etcétera.
- Nombre y firma del cliente y del proveedor.
¿Cómo hacer una orden de servicio?
Los pasos para redactar una orden de servicio son los siguientes:
- Para iniciar, se coloca la fecha en que se redacta el documento y el folio que le corresponde, de esta forma podrás asignar un folio de orden de servicio a cada empleado y así utilizar este documento para asignar actividades.
- Redacta tus datos generales y solicita a tu cliente los suyos. Estos datos además de funcionar como contacto para brindar el servicio, pueden facilitar el proceso de facturación más adelante, con estos datos nos referimos a razón social, RFC, dirección, teléfono y correo electrónico.
- Específica en unidades la cantidad requerida, realiza una descripción de las características del servicio que brindarás y coloca el precio unitario del servicio.
- Obtén el subtotal sumando los precios unitarios y calcula los impuestos correspondientes (para México el 16% correspondiente al I.V.A.). Suma el subtotal y los impuestos para obtener el total a pagar.
- Las observaciones se redactan con las condiciones de entrega y de pago que, tanto el cliente como el proveedor, deben acatar. Por ejemplo, cuántos días tiene el proveedor para brindar el servicio, si el cliente deberá efectuar el pago en efectivo, con cheque o mediante transferencia, en pagos o en una sola exhibición, hasta dónde termina la responsabilidad del proveedor, etcétera.
- Finalmente firma el documento y pide a tu cliente que lo firme también, para que ambos queden respaldados por las especificaciones de la orden de servicio.
- Quédate con una copia del documento para uso posterior y entrega el original al cliente.
Ejemplo de una orden de servicio
Orden de Servicio
Fecha: 09/07/2019
No. Orden de Servicio: 00026
| Cliente |
| Razón social: Oficialía No. 300
RFC: TGBS892513UB5 Dirección: Torres No. 1560 Col. Jardín C.P. 89360 Teléfono: 366 8 47 05 69 Correo electrónico: compras@oficialia300.com |
| Proveedor |
| Razón social: Office Store
RFC: OOST890326OT6 Dirección: Av. Industrias No. 289 Col. Industrial C.P. 89510 Teléfono: 366 2 11 87 15 Correo electrónico: ventas@officestore.com |
| Cantidad | Descripción del Servicio | Precio Unitario |
| 1 | Remodelación de espacio de oficina, incluyendo pintura, mobiliario y equipo básico.
|
$16,000.00
|
| Subtotal | $16,000.00 | |
| I.V.A. | $2,560.00 | |
| Total | $18,560.00 |
| Observaciones |
| La remodelación se realizará en la oficina principal del edificio ubicado en Torres No. 1560 Col. Jardín C.P. 89360 en los días 15, 16, 17 y 18 de 2019 en horario de 9:00 am a 5:00 pm. Respecto al pago, se dará el 50% antes de iniciar y el otro 50% una vez finalizado el servicio. El pago se hará por medio de una transacción bancaria.
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| ______________________________________
Cliente Oficialía No. 300 |
______________________________________ Proveedor Office Store |
Formato de una orden de servicio
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Muchas gracias por la información.
Agradecido de este artículo y fichero. Comenzaré a utilizarlo en mi negocio, porque nos protege a nosotros y al cliente. Saludos.
Agradecida por la información me sirve para organizar mía finanzas
Primer punto: mucho agradecere, que se sirva informarme de los terminos a emplear para la elaboracion de un Certificado de Trabajo para una persona que trabaja, bajo estas condiciones o modalidad (ORDEN DE SERVICIO), el contenido del mismo.
Segundo punto: La persona responsable que debe firmar el documento.