¿Cuántas veces nos hemos quejado por que el dinero no nos alcanza?, creemos que nuestro negocio no es lo suficientemente exitoso y no sabemos que hemos hecho con el dinero. Aquí te vamos a platicar de una herramienta muy útil, el control de gastos; pero no te asustes, no necesitas ser experto en finanzas para aprender a manejar mejor tu dinero. Continúa leyendo y aprenderás que controlar tus gastos puede generar riqueza.
Qué es Control de Gastos
Es una estrategia que se debe aplicar a todos los negocios, desde los más pequeños (donde solo está el dueño) hasta las grandes corporaciones, para lograr mayores beneficios y evitar gastos innecesarios, pues obviamente, entre más gastos menos utilidad. El control de gastos consiste simplemente en registrar todos los gastos para mantener un monitoreo continuo y poder crear posteriormente un presupuesto.
Cuando hablamos de negocios (grandes o pequeños), debemos distinguir entre gasto y costo. El gasto son todas las salidas de dinero que hay en una empresa y que ya rindieron sus beneficios, como el pago del agua, la luz o el teléfono. Mientras que el costo es el que nos va a rendir los beneficios, tiene que ver directamente con el producto que comercializamos, es decir, el precio de la materia prima cuando fabricamos un producto o el precio de mayoreo de un producto que vendemos a menudeo.
Elementos del Control de gastos
Para controlar nuestros gastos tenemos que dividir según el tipo de gasto que sea:
- Gastos fijos, son los que se mantienen sin variación mes tras mes, existen, aunque no se produzca, ej. Rentas, sueldos fijos, teléfono, etc.
- Gastos Variables, son los que dependen del nivel y ritmo de la actividad. Estos aumentan o disminuyen al igual que lo hacen las ventas.
- Gasto Marginal, son aquellos que existen cuando se produce más y depende de factores como la tecnología o precio de insumos usados.
- Gastos mixtos, son los que tienen una parte variable y otra fija, por ejemplo: un vendedor con sueldo fijo y comisiones según sus ventas.
- Gastos directos, son los que resultan para la producción de bienes o servicios, por ejemplo la materia prima, el mantenimiento de maquinaria, etc.
- Gastos indirectos, son los necesarios para la producción, pero no inciden directamente en ella, por ejemplo, los gastos administrativos.
Como se hace un Control de Gastos
El control se hace de una forma cíclica y repetitiva y cuenta con 5 elementos básicos:
- Analiza las decisiones de gastos y clasifica los que son necesarios y los que se pueden postergar y hasta cuanto sin tener inconvenientes posteriores.
- Elabora presupuestos, tanto el general como el de cada área, pues de esto depende un correcto registro contable.
- Evaluación de decisiones. Evalúa que se cumpla el presupuesto de las áreas, pero sin dejar pasar las oportunidades.
- Establece metas benéficas para tu negocio. Esto quiere decir que no debes descuidar o afectar a los elementos que conforman tu negocio (socios, empleados y clientes). Compara con lo esperado, si se cumple o no con el presupuesto.
- Estudia la información financiera de tu negocio, a tu competencia y al mercado, porque de esta forma vas a reconocer las oportunidades que se presenten y que puedas aprovechar.
Para cumplir con tu propósito de controlar gastos puedes hacer uso de herramientas como el formato que te presentamos, pero además existen consejos que podemos darte:
- Si ya tienes un promedio de tus gastos, fíjate un presupuesto e intenta no sobrepasarlo.
- Evalúa con regularidad los contratos de tus proveedores, no temas negociar, tal vez puedas conseguir mejores descuentos.
- Revisa y analiza todos los gastos y compáralos con los de otros periodos, revisa si hay variaciones importantes.
- Todos los gastos deben estar contemplados en su respectiva área, si no nos alcanza nuestro presupuesto del área, hay que contemplarlo con el de mes siguiente.
- El gasto siempre debe estar relacionado con el ingreso que tenemos, no debemos gastar más de lo que percibimos, de lo contrario tendremos un déficit en el flujo de efectivo.
- Si cuentas con empleados, concientízalos, motívalos e incluso puedes premiarlos si te aportan nuevas ideas que generen un ahorro monetario y/o que aumenten la productividad y eficiencia del negocio.
Ejemplo y Formato de Control de Gastos
A continuación te mostramos un ejemplo de un negocio donde simplemente presupuestan, introducen ingresos y gastos para llevar un control sencillo y por medio del gráfico nos podemos dar cuenta que los ingresos siempre deben ser mayores al presupuesto y a los gastos.
Descarga este formato y úsalo para llevar el control de los gastos de tu negocio o de tus gastos personales. Recuerda que las descargas son gratuitas, seguras e instantáneas.
Descarga Formato de Control de Gastos
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