EL OFICIO

En el ámbito profesional existen varios documentos muy utilizados, uno de ellos es el oficio, y seguramente estás buscando información acerca de este tipo de documento, por eso llegaste aquí, así que no busques más, en este artículo te mostraremos todo lo referente a este documento, desde qué es, donde se utiliza, que tipos existen y como realizarlos.

¿Qué es el oficio?

El oficio es un documento de carácter oficial que solo es usado en y por las dependencias gubernamentales, embajadas, colegios profesionales, sindicatos, instituciones educativas, culturales y deportivas que no dependen del gobierno.

Es una forma de comunicación formal protocolaria acerca de acuerdos, disposiciones, recomendaciones, informes, peticiones, consultas, resoluciones y órdenes para llevar a cabo gestiones de colaboración, acuerdo, invitación, agradecimiento, etc., por el personal involucrado y siempre se relaciona con los rangos más altos de los organismos.

Tipos de oficio

Existen 4 tipos de oficio de acuerdo a quién va dirigido y su intención, estos son:

Características del oficio

Al momento de elaborar tu propio oficio, recuerda respetar estas características principales:

• Es un documento breve, porque suele resumirse en una sola página. No es necesario presentar un informe detallado, basta con comunicar la información más destacada.
• Debe estar muy bien estructurado, ya que cada una de las partes del oficio cumplen una función específica. Es necesario respetar la estructura para que sea más fácil leer el documento y comprender el mensaje.
• Usa un lenguaje formal, pues este documento se emplea en contextos laborales y académicos. Resulta fundamental que tanto el tono como el lenguaje sea siempre prudente y preciso.
• Se utiliza igual por organizaciones públicas o privadas.
• Tiene carácter oficial, porque deja constancia de las decisiones y acciones de una organización. Su validez se la otorga el sello y firma oficial.

Partes de un oficio

Cada institución puede estructurar el formato de sus oficios, pero siempre deben llevar información que los identifiquen

1. Membrete, se refiere al nombre del organismo remitente, con su logo.
2. Nombre del Año, como se le denomina al año en que se realiza el oficio, es opcional.
3. Lugar y fecha, se coloca en la esquina superior derecha.
4. Asunto, mención del tema a tratar.
5. Número de oficio o Clave (número del oficio seguido del año y las siglas de la institución que lo emite).
6. Oficina (que lo emite).

El asunto, el número de oficio y la oficina que lo omite pueden estar dentro de un cuadro clasificador, por ser los datos para registro y archivo.

7. Referencia, es opcional, se utiliza cuando hay que referirse a un documento al que se está respondiendo o para mencionar algún convenio, decreto o resoluciones anteriores, se escribirá con mayúsculas.
8. Destinatario, debe contener el título y nombre completo, cargo e institución al que va dirigido.
9. Texto, donde se desarrollará el asunto central del oficio, siempre siguiendo un estilo protocolario que incluya introducción, desarrollo y despedida.
10. Sello oficial.
11. Lema de la institución.
12. Firma y pos firma, es la rúbrica a mano y el nombre completo y cargo.

Deben ser firmados solo por los de mayor jerarquía, porque son los que representan legalmente a la institución. Es por ello que, cuando se trata de oficios para circulación interna estos son firmados por los directivos, pero cuando sean de circulación externa solo debe firmar la máxima autoridad de la institución. Si existiera la necesidad de emitir un documento tratando un asunto específico, un directivo puede redactarlo a su nombre y deberá llevarlo a autorizar y firmar por la máxima autoridad.

13. Iniciales de los responsables del oficio, en mayúsculas las iniciales del remitente y en minúsculas las iniciales de la persona que mecanografió el documento, generalmente están en la esquina inferior izquierda.
14. Anexos, son las documentaciones que le dan soporte al oficio en caso de requerirse.
15. Distribución, se menciona a quienes va dirigido el oficio múltiple, generalmente con un C.C.P. (con copia para).

Ejemplo de Oficio

Formatos de Oficio en Word para Descarga

A continuación, dejamos para ti diferentes formatos para descargar una extensa variedad de Oficios. La descarga es gratuita, segura y muy sencilla.

Formato de Oficio para Word

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Preguntas frecuentes sobre el oficio

Aquí se aclaran las dudas más comunes de este tipo de documento. Presta atención para resolver tus interrogantes:

¿Cómo hacer un oficio?

Estos pasos simplifican la elaboración de un oficio, procura seguirlos para ahorrar tiempo:

1. Reúne la información que necesitas comunicar, puede ser el anuncio de un cambio, una sanción, una solicitud, un permiso, etc. Ten a la mano todos los detalles que quieres compartir.
2. Prepara la hoja membretada, también con los márgenes y la fecha. Es importante hacerlo desde el principio para luego solo tener que vaciar la información.
3. Define el asunto del oficio, que debe ser una oración breve.
4. Redacta un mensaje claro y formal. Resulta preciso evitar expresiones informales y palabras coloquiales. Sin embargo, también es necesario que el texto se pueda entender con facilidad.
5. Revisa tus registros para poder indicar el número de oficio.
6. Revisa nuevamente el documento para detectar cualquier error y corregirlo a tiempo. Luego, asegúrate que sea firmado y sellado por la persona encargada.

¿Cuál es la importancia del oficio?

La importancia del oficio está en que, permite mantener informados a los empleados de una organización de los cambios que se realizan dentro de esta. Al mismo tiempo, es una forma útil de llamar la atención del público general sobre asuntos específicos.

Por otro lado, también es una herramienta de comunicación entre empresas e instituciones. Puede ser utilizado para pedir la colaboración de otra organización o comunicar la solución de un conflicto. Además, su calidad de oficial genera confianza sobre la información que comparte.

¿Qué es un oficio interno?

El oficio interno es un tipo de oficio que se envía dentro de una misma empresa o institución, ya sea para el equipo de un mismo departamento o para toda la plantilla de empleados en general. Suelen informar sobre procesos administrativos que solo competen a la organización.

¿Cómo se finaliza un oficio?

Los oficios normalmente concluyen con un mensaje breve de agradecimiento o un llamado a la acción. Por ejemplo, se puede agradecer la colaboración de quienes están leyendo, o bien pedir a los involucrados que hagan algo específico (presentar un documento requerido, asistir a un evento, etc.).

Después de esto, es fundamental agregar el nombre y firma del responsable. Generalmente, es alguien en un puesto gerencial o directivo. No puede faltar el sello de la organización.

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