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El Oficio

 

En el ámbito profesional existen varios documentos muy utilizados, uno de ellos es el oficio, y seguramente estas buscando información acerca de este tipo de documento, por eso llegaste aquí, así que no busques más, en este artículo te mostraremos todo lo referente a este documento, desde qué es, donde se utiliza, que tipos existen y como realizarlos.

Definición de oficio

El oficio es un documento de carácter oficial que solo es usado en y por las dependencias gubernamentales, embajadas, colegios profesionales, sindicatos, instituciones educativas, culturales y deportivas que no dependen del gobierno.

Es una forma de comunicación formal protocolaria acerca de acuerdos, disposiciones, recomendaciones, informes, peticiones, consultas, resoluciones y órdenes para llevar a cabo gestiones de colaboración, acuerdo, invitación, agradecimiento, etc. por el personal involucrado y siempre se relaciona con los rangos más altos de los organismos.

Tipos de oficio

 

Existen 4 tipos de oficio:

  1. Simple, va dirigido a un solo destinatario, puede ser una persona, una institución o una dependencia de gobierno; dentro de este tipo están los administrativos.
  2. Múltiple, va dirigido a más de un destinatario como subordinados y/o jefes con el mismo rango jerárquico que el remitente (es una comunicación vertical descendente y horizontal). Favorece la agilización de procesos, es por ello que siempre van a ir identificados con un número y con un espacio donde se menciona la distribución del mismo. Dentro de este tipo de oficio puede estar entre otros los jurídicos, los judiciales, etc.
  3. De Transcripción, sirve para comunicar informes o resoluciones importantes y relevantes por medio de citas textuales (las cuales deben ir entre comillas) del contenido de un oficio original. Este tipo de comunicación es igual que el anterior (vertical descendente y horizontal), la diferencia radica en que se hace mención a otro oficio.
  4. De petición, se diferencia de los anteriores porque el tipo de comunicación es vertical ascendente, es decir, de una persona o institución para los directivos de un organismo público haciendo una solicitud para un bien o servicio (si deseas ahondar sobre este tipo de oficio te invito a revisar nuestro articulo correspondiente en el siguiente enlace: Formato y Ejemplo de Oficio de Petición.

Estructura de un oficio

Cada institución puede estructurar el formato de sus oficios, pero siempre deben llevar información que los identifiquen

  1. Membrete, aquí se refiere al nombre del organismo remitente, puede ser el logotipo que lo identifica.
  2. Nombre del Año, como se le denomina al año en que se realiza el oficio, es opcional.
  3. Lugar y fecha, regularmente se coloca en la parte superior derecha del documento
  4. ASUNTO, mención del tema a tratar
  5. NUMERO DE OFICIO O CLAVE (número del oficio seguido del año y las siglas de la institución que lo emite)
  6. OFICINA (que lo emite)

El asunto, el número de oficio y la oficina que lo omite pueden estar dentro de un cuadro clasificador, por ser los datos para registro y archivo.

  1. Referencia, es opcional, se utiliza cuando hay que referirse a un documento al que se está respondiendo o para mencionar algún convenio, decreto o resoluciones anteriores, se escribirá con mayúsculas.
  2. Destinatario, debe contener el título y nombre completo, cargo e institución al que va dirigido.
  3. Texto, donde se desarrollará el asunto central del oficio, siempre siguiendo un estilo protocolario que incluya introducción, desarrollo y despedida, y con un lenguaje formal, claro y preciso.
  4. Sello oficial
  5. Lema de la institución, es la leyenda que utiliza la institución o dependencia, se escribe siempre entre comillas.
  6. Firma y pos firma, es la rúbrica a mano y el nombre completo y cargo.

Deben ser firmados solo por los de mayor jerarquía porque son los que representan legalmente a la institución, es por ello que cuando se trata de oficios para circulación interna estos son firmados por los directivos, pero cuando sean de circulación externa solo debe firmar la máxima autoridad de la institución, si existiera la necesidad de emitir un documento tratando un asunto especifico, un directivo puede redactarlo a su nombre y deberá llevarlo a autorizar y firmar por la máxima autoridad.

  1. Iniciales de los responsables del oficio, en mayúsculas las iniciales del remitente y en minúsculas las iniciales de la persona que mecanografió el documento, generalmente están en la esquina inferior izquierda.
  2. Anexos, son las documentaciones que le dan soporte al oficio en caso de requerirse.
  3. Distribución, aquí se menciona a quienes va dirigido el oficio múltiple, generalmente con un C.C.P. (con copia para).

A continuación te damos dos ejemplos que te pueden servir de inspiración o base para hacer tu Oficio.

Ejemplo de Oficio

Secretaría de Salud

2018, AÑO DE LA TRANSPARENCIA

 

LIC. MARIO ALBERTO RODRIGUEZ FERNANDEZ

Director de la Planta Productora  Agave Azul

Presente.

OFICIO NUM. CAR/OR/0002/2018

EXP. NUM. CAA 0001 2018

México, D.F., a 16 de Mayo de 2018

 

ASUNTO: VISITA DE INSPECCIÓN A PLANTA PRODUCTORA

Por medio del presente me es grato enviarle un cordial saludo y a la vez informarle que la Dirección General de la Secretaria de Salud ha programado una visita de inspección a su Planta Productora X ubicada en el km 10 de la carretera Guadalajara – Tequila, en el municipio de Tequila, código postal 00000, para el día 20 de mayo del año en curso, misma que estará a cargo de los inspectores Demetrio Sánchez Pérez y Rosaura Jiménez Casas, quienes se presentaran debidamente identificados.

Dicha inspección tiene como marco el Art. 000 de la Ley General de Salud de nuestro país como parte del seguimiento al EXP. NUM. CAA 0001 2018. Los inspectores tienen la consigna de toma de muestras, revisión de documentación, obtención de información y realizar las acciones que consideren pertinentes dentro de su labor. Por lo cual, le solicito respetuosamente, se le brinde todas las facilidades necesarias para el cumplimiento de su deber.

Agradezco de antemano su cooperación para llevar a cabo dicha visita y, sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterar mi respeto y consideración.

 

ATTE.

LIC JUAN MANUEL SOLIS CORTES

Director de Inspección

“LA SALUD ANTE TODO”

 

c.c.p. Macario González Martínez. Jefe de Inspectores

JMSL/jpc

 

SECRETARIA DE SALUD

Departamento de Regulación e Inspección

Dirección: Calle, Colonia, Delegación o Municipio, Edo y País

Teléfonos: 01 (lada) 00 00 00 00, 01, 02 y 03

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