¿Te acuerdas cuando mandabas a imprimir tus facturas en imprentas autorizadas? Tenían mínimo original y copia, te las entregaban en blocks de “x” cantidad, tenías que llenarla a mano o máquina de escribir y hacer las cuentas para sacar el I.V.A.; la original siempre era para el cliente y la copia para el contador que calcula tus impuestos, además tenías que resguardarla por lo menos 5 años, bueno… como sabe, eso ahora es historia.
Se empezó a escuchar de la facturación electrónica desde el 2010 y ahora es obligatoria, pero no te asustes… tenemos la ventaja de que la Secretaria de Administración Tributaria (SAT) te proporciona un servicio de facturación gratuita, y no es la único lugar que nos proporciona este servicio, quédate para que platiquemos acerca de la factura, empecemos…
¿Qué es una factura?
Es un documento que contiene toda la relación de la compra-venta de bienes o servicios, tiene validez legal y fiscal. Es legal porque ampara a los involucrados dando fe que la transacción se llevó a cabo y fiscal porque permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos y es la clave para la declaración de los impuestos. A través de ella el SAT puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.
Actualmente en México se emite la Factura Electrónica o Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), el cual es un comprobante digital implementado por la autoridad fiscal de nuestro país, apegado a los estándares definidos por el SAT en los últimos años. Te permite generar, transmitir y almacenar los comprobantes por medios electrónicos.
Elementos de una factura.
Cada factura electrónica cuenta con elementos de seguridad al ser emitida:
- Sello Digital (Firma Electrónica Avanzada) lo que confirma su origen, le da validez y la hace única.
- Cadena original, la cual funciona como el resumen del contenido de la factura.
- Folio asignado por el SAT, que indica el número de transacción del vendedor
- Timbrado, la CFDI requiere ser timbrada por el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), por lo tanto se requiere que le compres una cantidad específica de timbres fiscales, a menos que desees utilizar la aplicación creada por el SAT, en la cual los timbrados no tienen costo. Si quieres un formato de factura que no sea el que tiene el SAT revisa la lista de proveedores aquí.
- Archivo electrónico XML, es la factura que se genera, la cual tiene una representación impresa (PDF), este archivo es el que realmente es válido ante el SAT.
- Serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.
- Fecha y hora de Certificación.
Además de los elementos que conformaban las facturas anteriores:
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien expide
- Régimen Fiscal en el que tributen
- Lugar y fecha de expedición.
- RFC a favor de quien se le expide la factura
- Descripción de lo que ampara la Factura (Cantidad, unidad de medida y clase de producto o servicio).
- Valor unitario en número.
- Importe total señalado en número y/o letra.
- Señalamiento expreso de pago (en una exhibición o en parcialidades).
- Cuando proceda, el monto de impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de impuestos retenidos.
- Forma de Pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo, tarjeta de débito, crédito o servicio, etc.)
- Número y fecha del documento aduanero, en ventas de primera mano de productos de importación.
Como hacer una factura.
A partir del 1 de enero del 2018 en su version 3.3, es único esquema válido de comprobación fiscal es la Factura Electrónica (CFDI). Si eres persona física de cualquier régimen puedes utilizar la aplicación factura fácil del SAT, es gratuita. Incluyen el sello digital del SAT y son válidas para deducir y acreditar fiscalmente.
Para expedir facturas requieres:
- Tramitar un Certificado de Sello Digital, con tu e.firma
- Si eres persona física, factura solo con tu e.firma en la aplicación gratuita del SAT.
- Puedes utilizar la aplicación gratuita de los proveedores de certificación de factura o bien contratar una aplicación de generación de factura de algún desarrollador o integrador.
- Ya que cuentes con la aplicación anterior, vas a requerir los servicios de algún proveedor de certificación de factura.
En la factura no se puede registrar una forma de pago distinta a la recibida. Tampoco se puede emitir sin que hayas realizado tu pago y/o no hayas definido la forma en que lo harás. Si das un anticipo, es obligatorio que te expidan factura por él y una factura más por cada pago subsecuente.
Ejemplo y Formato de Factura
Recuerda que te dejamos un formato y un ejemplo de factura para descarga gratuita, para que le des idea a tu proveedor autorizado si quieres modificar su formato (el formato del SAT no es modificable).
Descarga Formato de Factura Gratis
También puedes utilizarlo como un formato de nota de remisión, sin que tengas que detallar los impuestos, porque no te serviría de forma contable.
Descarga Formato de Nota de Remisión Gratis
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Muchas gracias por compartir sus materiales que son de mucha ayuda,
Tendrian un formato de Proforma internacional y Factura comercial internacional?
Muchas gracias!