NOTA DE CRéDITO

La nota de crédito es un instrumento administrativo necesario para poder corregir errores en las facturas emitidas por tu empresa. Si te interesa aprender a manejar mejor las operaciones comerciales de tu negocio, el equipo de MilFormatos tiene preparada una guía detallada de cómo elaborar este documento. Gracias a la cuidadosa investigación de nuestros especialistas en redacción empresarial, podrás conocer:

• El concepto, tipos y usos de la nota de crédito.
• Los elementos que conforman su estructura, explicados con un ejemplo sencillo.
• ¡Formatos para descargar GRATIS! Edita nuestros modelos en Word, Excel, Google Sheets y otras plataformas.

Comparte el artículo con más personas y deja un comentario si tienes alguna duda. Te recomendamos, además, revisar otros formatos de empresas y negocios que encuentras en MilFormatos.

¿Qué es la nota de crédito?

Una nota de crédito es un instrumento contable utilizado para rectificar una factura ya emitida, en favor del cliente. Esto quiere decir que, a través de la nota, la empresa o vendedor reduce la deuda que tiene el cliente o comprador. Muchas veces se le conoce también como factura rectificativa y nota de abono.

En este sentido, la nota de crédito como documento administrativo es legítimo, ya que la ley no permite modificar ni suprimir las facturas originales. Cuando hay un error, la nota es el instrumento necesario para poder corregirlo y evitar problemas entre la empresa y el cliente.

Asimismo, es importante señalar que no basta solo con redactar la factura rectificativa. En cambio, resulta indispensable notificar directamente al cliente del reembolso o deducción que se realiza a su cuenta.

Tipos de nota de crédito

Las clases de nota de crédito dependen de la organización o persona que la emita. Los tres principales tipos son:

• Nota electrónica (emitidas de forma digital, al igual que la factura original).
• Comercial (elaborada por una empresa a un cliente dentro de una operación comercial).
• Bancaria (redactada por un banco u otra entidad financiera al entregar dinero a un cliente).

¿Para qué sirve la nota de crédito?

• Corregir un error existente en la factura original, para que el comprador o cliente pueda saber realmente de cuánto es su cuenta.
• Aplicar un descuento por la compra de algún producto o servicio, que no se haya hecho al momento de la operación comercial.
• Reembolsar el pago al cliente ante la devolución de un producto, cancelación de un servicio o si ocurre algún problema con el envío del producto.

Estructura de la nota de crédito

Estos son los elementos básicos que debes incluir en tu nota de crédito para que funcione correctamente. Recuerda que puedes agregar más detalles si son importantes para las operaciones de tu empresa:

• Encabezado (contiene datos de la empresa, número de nota y fecha de emisión).
• Información del cliente.
• Fecha y número de la factura original.
• Motivo de la nota de crédito.
• Descripción del producto o servicio en cuestión (incluye también cantidad, precio por unidad y descuento si lo hay).
• Importe (subtotal de la compra, impuesto y monto total del crédito).

¿Cómo se hace una nota de crédito?

Sigue algunos pasos sencillos para crear tu propio modelo de nota de abono, en pocos minutos y sin complicaciones:

1. Busca la factura original para que puedas comprobar la información.
2. Comienza tu formato con el membrete y logo de tu empresa. Luego, asigna un número a la nota de crédito e indica la fecha de emisión.
3. Después, copia los datos que ya tenías previamente del cliente y la factura original. Por ejemplo, nombre completo o razón social, dirección, teléfono, número y fecha de la factura.
4. En la línea siguiente, explica claramente el motivo o concepto de la nota. Por ejemplo, “error en pedido”, “devolución de producto”, “mercancía defectuosa”, “envió extraviado”, entre otras opciones.
5. Elabora una tabla con la descripción de los productos o servicios involucrados en la operación comercial. Debes indicar también la cantidad, costo por unidad, si aplica algún descuento y el importe (esto se expresa en negativo).
6. En un cuadro final, realiza el cálculo del subtotal, los impuestos y el monto total del crédito.

Ejemplo de nota de crédito

Presta atención al ejemplo de nota de crédito donde una empresa debe descontar el costo total del producto, porque la mercancía resultó dañada durante el envío.

Formatos de nota de crédito

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Al finalizar, podrás guardar en la nube o en tu computadora. También imprimir tu formato o enviarlo por correo electrónico como un PDF ¡Rápido y sin complicaciones!

Preguntas frecuentes sobre la nota de crédito

Aquí respondemos a las dudas más comunes de los usuarios. Esperamos poder aclarar tus preguntas también:

¿Cuándo se utiliza la nota de crédito?

La nota de crédito se usa cuando necesitas cambiar el importe de la factura original, porque por alguna razón determinada el cliente debe pagar menos. En ese sentido, los principales casos en que se suele emplear son:

• Ante la devolución de un producto o la cancelación de un servicio.
• Cuando la mercancía llega con algún defecto o se extravía en el envío.
• Si faltó conceder un descuento en la factura original.
• Cuando es necesario rectificar, porque el artículo en realidad vale menos de lo que indica la factura.

¿Quién paga la nota de crédito?

Una nota de crédito es emitida por la empresa para rectificar el importe a pagar por el cliente. Por lo tanto, este documento se redacta con saldo a favor del comprador. El monto que se indique en él, se restará a la cuenta que debe pagar el cliente.

¿Cómo se aplican las notas de crédito a una factura?

Para poder aplicar una nota de abono, primero es necesario:

1. Ubicar la factura sobre la que se quiere aplicar el crédito y dejar claro el motivo.
2. Notificar al cliente sobre la situación y la nota de crédito que se emitirá a su favor.
3. Redactar el documento y entregárselo al cliente, ya sea en formato impreso o digital.
4. Dejar registro de la nota en la contabilidad de tu negocio.

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