Siempre presente como el primer contacto entre los visitantes de una empresa, el puesto de recepcionista se encarga de vigilar y facilitar el transito de gente a lo largo del día, y además, también prestará apoyo en algunas actividades administrativas.
Para conocer qué labores corresponden al puesto de recepcionista, conoceremos las competencias necesarias para el puesto, algunas de sus funciones y cómo redactar de manera correcta un descripción de puesto para recepcionista.
Elementos descripción de puesto Recepcionista
Con el objetivo de determinar las obligaciones propias de la posición, partiremos de los elementos que componen a nuestro formato de descripción de puesto, mismo que abordamos en entradas anteriormente y puedes ver aquí.
Tendremos que considerar que la principal responsabilidad del puesto de recepcionista involucra el trato cordial con la gente. Tener tacto, paciencia y sensibilidad son cualidades propias del cargo. Además, tendrá que conocer cabalmente los departamentos que integran la empresa, los canales de comunicación para el contacto y el nombre y cargo de la mayoría de la plantilla de personal.
Del mismo modo, precisa un alto nivel de organización, ya que en ocasiones manejará la libreta de contactos interior de la compañía, el nombre y teléfono de proveedores, así como de servicios prestados por terceros requeridos por la empresa (taxis, agencia de viajes, servicios de paquetería, etc.)
Entre los elementos puntuales a tomar en cuenta, están:
- Nombre del puesto y grado que ocupa en la empresa. En este caso, no existe mayor complicación; también puede denominarse como “office manager”, aunque esto incluye tareas extra relacionadas a la gestión de materiales y recursos.
- Personas y departamentos que supervisa. Por lo general no tiene personas a cargo y reporta directamente a los niveles gerenciales.
- Su puesto de trabajo siempre estará a la entrada de la compañía, tendrá a la mano el equipo necesario para comunicarse con todos los departamentos de la organización.
- En cuanto a conocimientos y habilidades, involucran más habilidades prácticas que conocimientos teóricos. Es imprescindible un alto grado de organización y la puntualidad para dar seguimiento a múltiples pendientes.
Funciones específicas de recepcionista
Para acotar con mayor precisión las funciones de un o una recepcionista, podemos enumerarlas en las siguientes.:
- Recibir a los visitantes, de acuerdo a los procedimientos internos de la empresa. Adicionalmente a darles una calurosa bienvenida, será su responsabilidad vigilar las necesidades que surjan al momento, llevar un registro de la entrada y salida de personas y fungir como primer filtro de las mismas.
- Recibir las llamadas entrantes, re-direccionarlas a las extensiones correctas, proporcionar informes y entregar los recados o mensajes de los que tome nota.
- Administrar los correos electrónicos recibidos y paquetes entregados y por enviar.
- Vigilar la seguridad de la entrada en calidad de observador. Reportará si encuentra algo sospechoso y se mantendrá al tanto de las actividades de los visitantes.
- Manejo de documentación relacionada con su área, como recibos, tickets, facturas, ect.
- Apoyar en las reuniones celebradas en las instalaciones de la compañía, apoyando con los materiales e insumos que se requieran.
Ejemplo de descripción de puesto recepcionista
Corporativo de oficinas Central Poniente
Fecha: 15 de Noviembre de 2017
Nombre del Puesto: Recepcionista
Supervisado por: Gerente de Operaciones
Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones
Personas a Cargo: N/A
Objetivos del puesto
Atender de manera puntual y oportuna las necesidades surgidas en el área de recepción, tanto con los visitantes a las instalaciones como con el personal interno.
Funciones generales
- Recepción de invitados.
- Registro de la entrada y salida de visitantes.
- Actualizar el libro de visitas.
- Recepción de llamadas telefónicas y canalización de éstas a su respectivo departamento.
- Recepción y envío de paquetes con el servicio previamente establecido
- Solicitud de servicio de transporte.
- Gestión del calendario del uso de salas de juntas.
- Apoyo en la organización de juntas.
- Manejo de equipo de oficina.
Relación con otros departamentos
- Área de seguridad interna de manera diaria para mantener actualizado el archivo de visitantes
- Contabilidad para la entraga de recibos de pago por concepto de solicitud de transportes.
Habilidades y Conocimientos
- Carrera técnica o Licenciatura.
- 2 años de experiencia en puesto similar. Habilidad para la gestión de recursos y conocimiento de formatos de inventariado.
- Habilidad para administrar la entrada y salida de visitantes.
| Género: | M | F | Edad: | +25 | Nivel de Estudios: | Licenciatura | ||
| Título Universitario: | SÍ | NO | Certificaciones: | SÍ | NO | Vehículo propio: | SÍ | NO |
| Cambio de residencia: | SÍ | NO | Requiere viajar: | SÍ | NO | Horario Laboral: | 9 – 18 hrs. | |
| Rango Salarial: | 9 mil al mes | |||||||
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