Para formalizar ventas con tus clientes, tal como hacen los proveedores más grandes del mercado, suele ser necesario emitir una nota de venta.
Si tienes la necesidad de hacer una nota de venta por primera vez, pero no tienes idea de qué es o cómo se hace, estás en el lugar correcto. A continuación conocerás los elementos que componen este documento y el paso a paso para elaborarla. Te daremos un ejemplo y, además, podrás descargar nuestro formato para rellenar con tus datos completamente gratis.
¿Qué es una nota de venta?
Cuando se ha concretado una transacción entre el vendedor y el comprador, el primero de ellos debe emitir un documento comercial por duplicado llamado nota de venta que obliga a ambas partes a cumplir con lo acordado respecto a la transacción, es decir, compromete al vendedor a entregar las mercancías en tiempo y forma y al comprador a aceptarlas y realizar el pago correspondiente.
Estos documentos también les sirven a los proveedores de mercancías para llevar un control de inventarios. En algunas empresas este proceso está automatizado y en cuanto se emite la nota de venta se registra en el sistema ajustando las cantidades de inventario.
Nota de Venta Requisitos
Una nota de venta completa debe componerse de los siguientes puntos:
- Logotipo del vendedor generalmente se coloca en la parte superior del documento de lado izquierdo.
- Nombre del vendedor, descripción del negocio y datos generales del mismo, como: dirección, teléfono y correo electrónico.
- Folio, generalmente es un número que sirve como control interno para el proveedor, es necesario para hacer modificaciones de mercancías en el inventario y para controlar el proceso de pedidos.
- Datos del cliente, nombre de la empresa, nombre del contacto, RFC, dirección, correo electrónico. Es importante que esta información sea correcta y esté actualizada por si es necesario contactar al comprador ante una urgencia.
- Fecha en que se emite y aprueba la nota de venta.
- Forma de pago, puede ser efectivo, cheque o transferencia según lo establezcan ambas partes.
- Cantidad solicitada de cada una de las mercancías expresada en unidades.
- Descripción de las características de cada una de las mercancías vendidas.
- Precio unitario de cada una de las mercancías.
- Cantidad por pagar, por cada producto, o sea el precio unitario.
- Subtotal por pagar considerando los precios totales de cada producto.
- Total a pagar, considerando la suma del subtotal y los impuestos correspondientes.
¿Cómo hacer una nota de venta?
Los pasos para redactar correctamente una nota de venta son los siguientes:
- Para iniciar, se personaliza según el negocio. Añadiendo el logotipo del proveedor, nombre y descripción del negocio y los datos generales como dirección, teléfono y correo electrónico.
- Se inicia el documento con una frase de atención al cliente como “Atendiendo a su amable solicitud enviamos la nota de venta correspondiente quedando a sus órdenes”.
- Colocamos el folio correspondiente considerando nuestro control interno.
- Procedemos a llenar la información relacionada con las mercancías, es decir, la cantidad de producto, la descripción detallada de las características de las mercancías, el precio unitario y el cálculo del precio total multiplicando cantidad por precio unitario. Se consideran las cantidades con centavos y se indica el tiempo de moneda utilizado.
- Sumamos cada uno de los precios totales para obtener un subtotal.
- Calculamos los impuestos a pagar, para México se considera el 16% sobre el subtotal correspondiente al I.V.A.
- Obtenemos el total a pagar mediante la suma del subtotal y los impuestos.
- Con la finalidad de aumentar la validez y formalidad del documento, se sugiere incluir firmas y/o sellos tanto del vendedor como del comprador responsables de la venta.
- Se puede incluir un apartado de observaciones al finalizar el documento incluyendo otro tipo de especificaciones como si se aplicó un descuento al cliente, si bajo ciertas circunstancias es posible para una o ambas partes cancelar el documento, si habrá un plazo que el cliente liquide la compra y si se aplica alguna tasa de interés.
Nota de Venta Ejemplo
Expendedora LAG
Soluciones empresariales a tu alcance
Salvador Nava No. 1625 Fracc. Lomas, Teléfono 8 11 89 14, Correo electrónico [email protected]
| Folio | 0001 |
Atendiendo a su amable solicitud enviamos la nota de venta correspondiente quedando a sus órdenes.
| Cliente | Contacto | RFC | Fecha |
| Corporativo MKT | Lic. Ana Díaz | OEPA740116UX4 | 15/05/2019 |
| Dirección | Correo electrónico | Teléfono | Forma de pago |
| Fresnos No. 140 Fracc. Olivos | [email protected] | 8 20 07 98 | Transferencia |
| Cantidad | Descripción | Precio Unitario | Precio Total |
| 2 | Pieza tipo A | $5,000.00 | $5,000.00 |
| 6 | Pieza tipo B | $1,500.00 | $9,000.00 |
| 3 | Pieza tipo C | $400.00 | $1,200.00 |
| 1 | Pieza tipo D | $3,500.00 | $3,500.00 |
| Subtotal | $18,700.00 | ||
| I.V.A. | $2,992.00 | ||
| Total | $21,692.00 |
Nota de Venta Formato
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Muchas gracias, excelente. Saludos.