PLAN DE MEJORA

por Redacción Milformatos el 17 de octubre de 2021

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Actualizado el: 12/10/2021

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Si tu empresa cuenta con áreas de oportunidad que aún no se han explotado, estás en un momento perfecto para implementar un plan de mejora, pues gracias a él, puedes llevar a tu negocio a un estándar más alto de rendimiento.

En este artículo podrás leer cómo es que se elabora un plan de mejora, así como ejemplos prácticos de estos documentos. Por si fuera poco, al final de esta entrada podrás encontrar un formato editable completamente gratis.

¿Qué es el Plan de Mejora?

El plan de mejora es un documento empresarial que se utiliza para implementar cambios en pro de un mejor desempeño por parte de las compañías. En sus páginas se describen acciones concretas para optimizar procesos, métodos, ciclos de producción, interacción entre áreas y cualquier tipo de procedimiento sujeto de mejora.

 

El plan de mejora es una herramienta que te ayudará a mantener a tu negocio en un ciclo de optimización constante. Esto quiere decir que lo puedes utilizar cada cierto tiempo para reajustar tus actividades en función de sus áreas de oportunidad. Todo negocio debería de buscar ser mejor siempre, y el tuyo tiene que formar parte de esta disciplina.

Considéralo de esta forma, tus clientes siempre van a esperar un mejor servicio por parte tuya, por lo que tu compañía tiene que mantener un ritmo de mejora constante que logre satisfacer sus expectativas lo mejor posible. Este tipo de plan es precisamente lo que te permitirá lograrlo, pero no sólo eso.

La implementación de mejoras continuas también te ayudará a mantener un clima organizacional favorable enfocado precisamente en ese ciclo de optimización. Tus empleados estarán siempre capacitados para funcionar mejor, lo cual quiere decir que tu negocio funcionará mejor también.

Partes de un Plan de Mejora

No existe un formato único para desarrollar planes de mejora, sin embargo, algunos de los puntos fundamentales que debe cubrir son:

  1. Nombre de la compañía
  2. Nombre del área o proceso a mejorar
  3. Información sobre el responsable del plan
  4. Listado de acciones de mejora
  5. Desglose de tareas específicas
  6. Responsables por tarea
  7. Fechas de inicio y fin
  8. Recursos necesarios
  9. Indicadores de seguimiento o monitoreo
  10. Metas

Otros elementos

Adicional a los mencionados arriba, tu plan de mejora puede incluir la información adicional que necesites para hacerlo legible o práctico para tu empresa en particular. Algunos de esos elementos pueden ser:

  • Financiación
  • Participantes
  • Medios a utilizar

¿Cómo se hace el Plan de Mejora?

Para desarrollar un plan de mejora correctamente existen algunos pasos a seguir antes de contar con el documento final.

Identificar el área de mejora

Realizar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) será tu punto de partida, pues aquí identificarás esos puntos, interacciones entre áreas, procesos o tareas que pueden ser mejoradas a partir de tu plan.

Detectar las causas del problema

Ya con los resultados de tu FODA, podrás investigar y rastrear las causas que generan esas áreas de mejora, es decir, de dónde vienen los problemas que tu plan va a resolver. Para lograr este paso, existen algunas metodologías ya probadas que puedes intentar:

  • Diagrama de Pareto: Es un diagrama basado en la ley del mismo nombre, que nos ayuda a detectar las variables prioritarias dentro de un caso de estudio.
  • Lluvia de ideas: Este ejercicio de pensamiento libre ofrece un foro abierto para aportar ideas sin importar, de inicio, su exactitud o acierto. Una vez terminada la lluvia, se procede a seleccionar las más relevantes o atinadas.
  • Diagramas de causa-efecto: También conocido como de Ishikawa o de Espina de Pescado, este diagrama se centra en detectar las causas o motivos de un determinado problema.

Si conoces otra forma de llegar a esas conclusiones, no dudes en usarla. La finalidad de este paso es dar con las causas de los problemas para poder desarrollar acciones concretas para resolverlos.

Formular objetivos

Una vez que tengas áreas de mejora y causas de los problemas, puedes comenzar a definir los objetivos de tu plan, al igual que el marco de tiempo en el que los quieres lograr. Para que tus objetivos sean entendidos por cualquier persona que lea tu documento te recomendamos:

  • Ser claro y concreto
  • Expresar puntualmente el resultado que quieres alcanzar

Como en cualquier contexto empresarial, una metodología muy útil para desarrollar este punto es elaborar objetivos o metas SMART .

  • ESpecíficas: Cada una de tus metas debe ser puntual y concreta, con delimitaciones claras.
  • Medibles: Todo objetivo que plantees en tus planes debe contar con alguna forma de medición que te ayude a darte cuenta de los avances que tengas.
  • Alcanzables: Dependiendo del momento en el que estés, plantea metas que sean posibles de alcanzar dentro del tiempo establecido. Si las superas, ¡excelente!, pero comienza con algo ambicioso, pero asequible.
  • Relevantes: De la misma forma que el punto anterior, tus metas deben estar alineados con el momento en el que vas a tomar acción, no en el pasado ni en el futuro lejano. Es decir, ¿qué se necesita ahora?
  • Sujetas a Tiempo: Todo plan de mejora -o de cualquier otro tipo- debe estar sujeto a un marco temporal que te permita distribuir y monitorear cada una de las actividades. Además, definir ese marco te ayudará a mantener la atención de tus colaboradores enfocada en cumplir con la fecha de entrega.

Seleccionar acciones de mejora

Tu siguiente paso será elegir las acciones específicas que llevarás a cabo para lograr tus objetivos. Existen varias formas de cosechar o idear dichas acciones, por ejemplo, una lluvia de ideas te puede ayudar a contar con una gran cantidad de acciones. Una vez que tengas un número suficiente, puedes discriminar entre ellas y eliminar las que no aporten a lograr tus objetivos.

Planificación

Con tu listado de acciones final, ahora puedes proseguir a darles una jerarquía o prioridad. Sin embargo, este paso suele ser un tanto complicado pues no siempre es tan fácil establecer un criterio para decidir entre ellas. Algunos elementos que puedes tomar en cuenta para esta decisión son:

  • Dificultad de implementación (mucha, considerable, baja, ninguna)
  • Plazos de implementación (corto, mediano, largo plazo)
  • Impacto en la organización (bajo, medio, alto)

Monitoreo del plan de mejora

Ya con tu lista final de acciones en mano, puedes elaborar un cronograma -o incluir las fechas de realización en tu plan general- que establezca los periodos en los que se realizará cada tarea. Al mismo tiempo, es importante que definas los métodos o medios a través de los cuales te asegurarás de que el plan está funcionando, es decir, su efectividad.

En este punto, te recordamos que las circunstancias de las empresas pueden cambiar de forma repentina, por lo que es importante que tus objetivos y tareas tengan un cierto grado de flexibilidad para poder adaptarse a estos eventos.

Ejemplo de Plan de Mejora

Ahora te presentamos algunos ejemplos de plan de mejora que puedes usar como referencia para elaborar los tuyos.

 

Instituto Académico Johanesburgo

  • Plan de Mejora

Ciclo: 2021 – 2022
Responsable: Mtro. Carlos Sánchez Uribe

Plan de Mejora

Plan de Mejora
Universidad de Alicante – Plantel Chihuahua

Los siguientes objetivos de mejora derivan del análisis FODA hecho en 2021 para detectar áreas de oportunidad en el desempeño de las labores académicas. El contenido del mismo pretende ponerse en marcha a partir del 16 de enero de 2022 como parte de actividades adicionales para optimizar nuestros procesos.

Objetivos de Mejora Acciones Participantes
Establecimiento de líneas metodológicas en común – Todas la Unidades Didácticas trabajarán el desarrollo de marcos teóricos como práctica

– Lectura y retroalimentación de los marcos desarrollados

– Todas las Unidades Didácticas

– Unidades Didácticas voluntarias

Optimizar la formación del personal docente – Seminarios mensuales de marco teórico y prácticas pedagógicas – Personal docente inscrito para cada sesión
Evaluación de la mejoría – Controles y exámenes con el material aprendido en los talleres y seminarios – Todas las Unidades Didácticas

RoboThings S.A. de C.V
Soluciones en robótica didáctica

Plan de Mejora 2022

Área: Ventas
Responsable: Gabriel Archundia Jiménez

Oportunidad de mejora detectada Acción correctiva Estrategia Medio Responsable Fecha (inicio / fin)
Fallas en la Atención a Clientes Inducción a Cursos y Talleres Taller de Seguimiento de Quejas y Comunicación Interpersonal Correo electrónico y aulas virtuales (opción a presenciales dependiendo de número de asistentes) Área de Recursos Humanos Ene – Feb 2022
Falta de Capacitación de la Fuerza de Ventas Talleres y Juegos de Rol Taller de Estrategias de Ventas y Manejo de Objeciones Correo electrónico y aulas virtuales (opción a presenciales dependiendo de número de asistentes) Área de Recursos Humanos Ene – Mar 2022

Formato de Plan de Mejora

Por último, te presentamos un formato de plan de mejora en Excel que puedes descargar gratis y editar de acuerdo con tus necesidades.

Plan de Mejora
Formato de Plan de Mejora

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