Cuando estamos por iniciar un proyecto nuevo, ya sea personal, de negocio o de una investigación académica, estamos muy entusiasmados y nerviosos porque requiere de toda la planeación posible, debemos saber claramente los objetivos que perseguimos, cuanto tiempo tenemos para llegar a los mismos, que necesitamos y con cuántos recursos financieros contamos para lograr esos objetivos, y es ahí donde el presupuesto de un proyecto juega un papel muy importante.
¿Qué es un presupuesto de un proyecto?
Es un documento financiero en el que se planifica las necesidades de un proyecto para cubrir todos los gastos que genere y nos da las herramientas para controlar el progreso del mismo y detectar posibles desviaciones que nos puedan llevar a gastos innecesarios si no los corregimos tempranamente.
Este presupuesto controla desde un inicio los costos durante un plazo determinado y debe tomar en cuenta las variables que puedan alterar su progreso y sus costos. Como todos los presupuestos debe ser coherente, exacto y realista.
Elementos del presupuesto de un proyecto
Este tipo de presupuesto cuenta con los mismos elementos básicos costos directos e indirectos, la diferencia radica en que se desglosan y/o tienen sub elementos:
- Costos directos, donde se desglosará los costos de planeamiento, ejecución y mantenimiento, teniendo en cuenta las tareas y sub tareas del proyecto. Este desglose puede ser de la siguiente forma:
- Gastos del personal (salarios)
- Materiales (describiendo las presentaciones disponibles en el mercado, el costo por unidad, la cantidad solicitada y el importe total)
- Equipamiento (equipo necesario con su precio, cantidad e importe por renglón)
- Viajes (si requiere traslados a otros lugares distantes se incluirán los viáticos necesarios)
- Otros gastos (como la depreciación del equipo con su referencia al valor inicial, combustible para traslados locales, etc.
- Costos indirectos, son los costos de administración, que pueden ser entre un 25% a un 30% del monto solicitado o detallarlos si lo consideras mas conveniente.
- Registro de riesgo, también se debe considerar un monto de respaldo para eventualidades o contingencias que puedan ocurrir durante el transcurso del proyecto.
¿Cómo hacer un presupuesto de un proyecto?
Hacer el presupuesto de un proyecto lleva tiempo, ya que debes desglosar los elementos detalladamente para que éste sea aprobado. Cada proyecto es único y como tal debes tomarte el tiempo necesario para su presupuesto, debes tomar en cuenta las variables que pueden influir en él y tener un monto que te respalde en caso de que se presente una modificación.
Debes contar con ciertos documentos que facilitaran su elaboración, como son:
- Alcance del proyecto, que nos dará el total de los requerimientos del proyecto.
- Plan de gestión del proyecto, nos proporciona la planificación de cuando se necesitarán los recursos.
- Plan de gestión de costos, nos aporta una estimación aproximada de los costos, para quedarnos dentro de un rango aceptable.
- Cronograma del proyecto, lo que nos va a aportar los tiempos y el progreso para el monitoreo del presupuesto.
- Registro de riesgos, son las variables que pueden afectar al proyecto y a su vez al presupuesto.
- Cotizaciones reales de proveedores que puedan darte el servicio que se requiere.
Teniendo ya la información necesaria e identificando los objetivos principales, debemos realizar una lista de los recursos necesarios para llegar a los mismos y una lista de los que nos ayudarían pero que no son esenciales.
Para plasmarlo solo debemos desglosar en columnas los datos que nos aporte la información necesaria:
- Recurso, el que sea necesario de acuerdo a las tareas del proyecto
- Tipo de recurso, se describe el recurso, ya sea un material, un servicio o una persona, y puede ser un costo directo o indirecto.
- Tipo de unidad, va a ser como se mide el uso del recurso; para personas será jornada laboral; para materiales, número de piezas u otras unidades según sea el caso.
- Costo, es lo que se va a pagar en el momento en el que se utilice el recurso.
Si se desea ser más detallado, podemos incluir un código de tareas y la tarea específica donde se va a usar el recurso, así como el costo total de cada actividad.
Ejemplo y Formato de Presupuesto de un Proyecto
A continuación, te presentamos el presupuesto de un proyecto donde se estarán recolectando datos para posteriormente analizarlos, lógicamente este es un ejemplo donde solo se ingresaron datos para ejemplificar el uso del formato que te dejamos para descarga gratis, en el cual podrás ingresar tus costos directos y tomamos un porcentaje para los costos indirectos y para los riesgos de eventualidades que puedan ocurrir durante la realización del proyecto, aunque también puedes desglosar los costos indirectos si lo consideras mas conveniente.
Descarga Formato de Presupuesto de un Proyecto Gratis
No olvides que puedes descargar este formato gratis y dejarnos un comentario si te sirvió este post o si le faltó algo.
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