La organización dentro de una empresa es uno de los factores más importantes para que el trabajo fluya de la mejor manera posible. Tanto hacia adentro como hacia afuera de tu compañía, las diferentes actividades, por área y por persona, deben contar con un horario de inicio de jornada y uno de salida, así como una planeación de todo lo que sucederá en el día, mes y, quizás, el año. Uno de los aspectos más importantes a planear son las citas con los diferentes clientes con los que ya cuentas o con personas importantes como proveedores y socios. Sin embargo, la tarea de estar al tanto de cada una de esa reuniones puede ser complicada si no cuentas con una manera práctica de organizarla. La solución más eficiente para ello suele ser un Sistema de Citas.
¿Qué es un Sistema de Citas?
Su nombre es un poco obvio, pero su buen funcionamiento, hará de tu empresa una maquinaría eficiente en lo que organización se refiere. Un sistema de citas es una manera de organizar y planear tu agenda de reuniones sin necesariamente depender de un respaldo en papel (agenda o post it) y manteniendo todo lo más claro posible.
Si bien puede que tengas una excelente memoria, o una asistente a tu lado 24/7, este sistema puede aligerarte la carga mental para que puedas concentrarte de lleno en otros aspectos importantes de tu empresa.
Elementos del Sistema de Citas
Calendario: Seamos sinceros, las citas se programan en función de fechas y horas. Luego entonces, todo buen sistema de citas debe incluir un calendario. Aquí puedes sólo hacer mención de el día y hora de la cita y/o usar códigos de color para identificar los diferentes tipos de encuentros que vas a tener (clientes, proveedores, socios, etc.)
Desglose por día osemana: Dependiendo de la frecuencia de citas y reuniones que requiera tu empresa, este elemento se puede dividir para ajustarse a tus necesidades.
Desglose porhoras: Si quieres ser todavía más específico, puedes añadir este rubro en el cual puedes abundar un poco más sobre el contenido de cada cita que vas a tener. Tal vez el proceso que llevarás a cabo, si es una cita de seguimiento, entre otros.
¿Cómo hacer un Sistema de Citas?
Elige un método o aplicación para diseñar tu sistema de citas: Hoy en día, existen múltiples formas. Desde aplicaciones o calendarios que puedes encontrar en tu celular u otras más cercanas como Word o Excel. En este punto, te podemos recomendar echar un vistazo a Google Docs, pues esta plataforma cuenta con aplicaciones muy similares a Office, pero que te ofrecen opciones muy útiles como el poder compartir tu documento con otras cuentas (tu asistente, tu socio, algún supervisor o trabajadores en general). Por otro lado, también es posible que sincronices tu sistema de citas a tu cuenta de correo y a tu celular, por lo que siempre tendrás tu información actualizada en tiempo real.
Definir las divisiones de tiempo que más apliquen a tu empresa: ¿Tienes una práctica privada? Quizá necesites una vista mensual, semanal y diaria. ¿Tienes un taller o empresa de manufactura? Entonces quizá con la división mensual o semanal sea más que suficiente. Tu giro definirá cuán específico debe ser tu programa de citas.
Añade los rubros relevantes a tu sistema: Quizá para ti es importante poner la información de contacto de la persona con quien tendrás la cita, o quizá necesites un rubro de costos o cuentas por pagar. Una vez más, tu giro es el que te dará la información que necesitas para incluir en tu sistema.
¡Manténlo actualizado!: Esto nos trae de vuelta al primer punto. Ya sea que utilices tu computadora o teléfono personal para tener tu sistema, o que intentes la alternativa de sincronizarlo a través de Google Docs u otra plataforma, procura que tu calendario siempre esté actualizado y todas las personas que hagan uso de él siempre tengan la última versión disponible.
Ejemplo de un Sistema de Citas
Ahora te presentamos un ejemplo de un Sistema de Citas pensado para una plantilla en Excel.
Sistema de Citas Semanal “Construcciones Pedraza”
Semana del 24 al 30 de May0 de 2021
Horario
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
Domingo
8:00
8:30
Cita Ing. Leonardo González
(Contratista)
9:00
Revisión de Presupuestos de Obras
9:30
Cita Lic. Arnaldo Gómez
(Proveedor Empaques)
10:00
Copiado al portapeles!
Sistema de Citas Semanal “Construcciones Pedraza”
Semana del 24 al 30 de May0 de 2021
Horario
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
Domingo
8:00
8:30
Cita Ing. Leonardo González
(Contratista)
9:00
Revisión de Presupuestos de Obras
9:30
Cita Lic. Arnaldo Gómez
(Proveedor Empaques)
10:00
Formato de Sistema de Citas para descargar
A continuación te ofrecemos una plantilla de sistema de citas en excel, la cual puedes descargar gratuitamente y modificar si lo requieres.
