ACUSE DE RECIBO

¿Alguna vez entregaste un documento importante a alguien que no lo recuerda o no lo encuentra? ¿Te ha pasado que no puedes comprobar que dejaste un paquete con alguien? Hay muchas situaciones en las cuales un acuse de recibo resulta súper útil.

En esta entrada ampliaremos tu conocimiento sobre el acuse de recibo y te ayudaremos a crear uno que resulte efectivo. Asimismo, ponemos a tu alcance un ejemplo y una plantilla completamente editable para que la personalices a tu gusto.

Si este artículo te resulta útil, no olvides dejarnos un comentario y compartirlo en tus redes con amigos y colegas a quienes pudiera ayudarles.

¿Qué es el acuse de recibo?

Se trata de un mensaje de retorno que sirve para respaldar la recepción de algo, asegurando al remitente que su envío o emisión se realizó satisfactoriamente. Este algo puede referirse a un mensaje, un producto, un bien, una mercancía, un servicio, etc. Además, en el caso de un intercambio tangible como el de un producto o mercancía, deja asentadas las condiciones en las que éste llega al receptor. De esta manera se puede llevar a cabo la devolución o hacer válida la garantía, en caso de ser necesario.

El acuse de recibo funciona asegurándote que el mensaje o producto ha sido recibido correctamente y que no ha habido errores en la comunicación, ni problemas u otros inconvenientes que pudieran ser de orden circunstancial, técnico o personal. El uso de esta herramienta es muy común, por ejemplo, en el envío cotidiano de e-mails. Por lo tanto, existe en los programas de envío de mensajes la posibilidad de incluir un acuse de recibo.

Una comunicación insatisfactoria o que no es exitosa, inevitablemente acarrea problemas y puede terminar por fracturar la interacción entre dos partes. Y esto puede suceder si un mensaje o paquete se pierde en el camino.

Estructura de un acuse de recibo

Dependiendo del entorno en el que se presente la interacción, el acuse de recibo puede tener una estructura diferente. Sin embargo, en el ámbito comercial suele existir una estructura generalizada para esta herramienta, en cuyo caso los elementos principales que deben existir en ella son:

• Fecha.
• Nombre y firma de quien entrega.
• Nombre y firma de quien recibe.
• Datos de contacto de ambas personas.
• Descripción detallada de lo que se está recibiendo y confirmación de recibido. En esta sección además de incluir por escrito los detalles, se pueden agregar fotografías que sirvan de evidencia (cuerpo del acuse).
• Datos de las compañías, empresas o personas involucradas en el intercambio de información, documentos, mercancías, etc.

Cómo hacer un acuse de recibo

Fecha

• Primero que nada, como en cualquier documento, es importante dejar asentada la fecha en la que se realiza el intercambio de información, de mercancía, producto o servicio.

Datos de ambas partes

• Deben plasmarse los datos de la persona a quien va dirigida el acuse. Además del nombre hay que agregar datos de contacto como dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
• Se deben agregar los datos puntuales de la persona que está recibiendo lo declarado en el cuerpo del acuse. Debe figurar su nombre, puesto, teléfono y correo electrónico.
• Ambas partes deben firmar el documento, para dejar asentado el común acuerdo de lo recibido y sus condiciones específicas.

Cuerpo del acuse

• En la parte principal del acuse (el cuerpo del acuse), se redacta claramente que la información, mercancía, producto o servicio ha sido recibida y se hace una lista detallada de ello. En esta parte se pueden anexar facturas, órdenes de compra, listas, etc. Además de detallar el estado en el que se reciben.

Datos de la empresa

• Al final del documento, figurarán los datos generales de la empresa que emite el acuse de recibo de documentos, información, mercancía, producto, etc.

En el caso de mensajes privados y correos electrónicos, es importante informar a la otra parte que se ha recibido su mensaje. Recuerda personalizar tu respuesta y hacerle saber a la persona que estás enterado del mensaje y comprendes los detalles que hay en él, y que, en determinado caso, trabajarás a la brevedad con la actividad que te fuera encomendada. Si redactas una respuesta personalizada, con tono amable y cordial, además de atender todos los puntos que existen en el mensaje que recibiste, habrás conseguido hacer un acuse de recibo efectivo y profesional.

Comúnmente ahora con el uso de los e-mails, suele utilizarse un envío automático de confirmación de lectura, lo mismo pasa con la solicitud de esta. Aquí te dejamos una guía para activar la solicitud o el envío de las confirmaciones en Gmail. Sin embargo, te recomendamos que siempre lo hagas personalmente, esto dará una mejor impresión de ti. Además, si sigues nuestros consejos para la redacción de tu acuse de recibo, podrás hacerlo de una manera más atractiva y profesional.

Por otro lado, vale la pena mencionar que un acuse de recibo no es exactamente lo mismo que un recibo. Por lo tanto, si lo que necesitas es un recibo, te invitamos a visitar nuestro artículo sobre el tema.

Ejemplo de un acuse de recibo

Formato de Acuse de Recibo

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de acuse de recibo. Puedes descargar ambos de manera gratuita y rellenarlos en Word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

“Descarga gratis un ejemplo de acuse de recibo”

“Descarga gratis formato de acuse de recibo”

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