EL RECIBO

Un recibo es la herramienta adecuada para amparar y dejar asentadas las transacciones que tienen lugar en algún proceso comercial. De esta forma se comprueba, para el emisor y para el receptor de un producto o servicio, que las obligaciones de ambos se han cumplido.

A continuación te daremos todos los elementos que debes considerar para elaborar un recibo, además de un ejemplo y una plantilla para descarga. Todo para ahorrarte tiempo y que puedas hacerlo correctamente.

Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y de compartirlo en tus redes o con amigos y colegas que lo necesiten.

¿Qué es un recibo?

Este documento avala el cumplimiento de las obligaciones que adquieren las partes involucradas en alguna transacción. Como por ejemplo haber recibido algo en demostración o depósito. También se le llama constancia de pago y es, precisamente, la prueba de que se recibió o abonó el pago por un servicio o mercancía entregada.

Quien brinda el servicio o mercancía es el que debe emitir el documento. Mientras que, el deudor tiene derecho a exigir la prueba de su pago. Si el acreedor no lo quisiere dar, el deudor podrá consignar el pago.

Entonces, cuando el acreedor sostenga que, a pesar de ello, el pago no se ha hecho efectivo (por ejemplo, porque el recibo le fue sustraído con violencia o fraude), deberá comprobarlo.

Tipos de Recibo

Existen distintos tipos de recibo en función de su finalidad. Por lo tanto, necesitas conocerlos para saber en qué caso debes usar cada uno de ellos:

• Recibo de caja o caja de ingreso. Deja constancia de un pago por la compra de bienes o servicios, son emitidos por las empresas.
• Recibo de caja de egreso. Emitido por la empresa para constar cualquier desembolso en efectivo.
• Factura. Es un tipo de comprobante fiscal que un vendedor entrega a un comprador luego de procesar una compraventa.
• Recibo de pago. Se utiliza por todo tipo de negocios al recibir los pagos de los clientes.
• Recibo de renta. Permite al inquilino confirmar que ha pagado el alquiler.
• Comprobante o recibo de compra. Es un documento que respalda la compraventa de algún producto o servicio.
• Recibo de nómina. Las empresas lo usan para dejar constancia del pago a sus empleados, se caracteriza por describir todos los detalles, como las deducciones y retenciones de impuestos.
• Comprobante de depósito. Generalmente, es emitido por las entidades bancarias cuando se realiza un depósito en alguna cuenta.
• Recibo de entrega de material. Da fe de la entrega de algún material o artículo, ya sea a una empresa o una persona.
• Recibo de honorarios. Sirve como comprobante de que un empleador ha pagado los honorarios correspondientes a un trabajador por concepto de un trabajo predeterminado. Por lo general este tipo de trabajos son proyectos temporales y el trabajador no se encuentra en nómina.

Elementos de un recibo

• Lugar y fecha de emisión del documento.
• Identidad del receptor y concepto del abono. También debe exponerse cuánto se paga y a quién.
• Definición o concepto del pago, es decir, se debe indicarse el motivo del abono.
• Ya que no tiene una finalidad impositiva, no es obligatorio incluir un desglose de los importes.
• Firmas de los involucrados en la transacción.

¿Cómo hacer un recibo?

Encuentra a continuación los pasos y las mejores recomendaciones para hacer un recibo. Y si te interesa el formato en video, te invitamos a ver este tutorial que hemos preparado para ti, en donde encontrarás más consejos y los mejores tips para crear el tuyo.

Ciertamente, salvo por las firmas, no existe alguna exigencia formal en cuanto a la manera de emitir este documento. Sin embargo, conviene especificar con claridad la suma o cosa pagada, así como la deuda que se paga, la fecha, etc.

Siempre debe emitirse en duplicado, esto para que cada participante de la negociación guarde un respaldo de esta.

Puede realizarse de forma manual, siempre que se respete la parte de generar una copia para ambas partes. También pueden realizarse con formatos prefabricados por algunas empresas.

Gracias al avance tecnológico los recibos también puedan emitirse de forma electrónica. Ya sea por medio de un formato preestablecido que se imprima o generando un documento electrónico que pueda enviarse por e-mail con un código QR, por ejemplo.

Las recomendaciones generales para la emisión de este documento son:

• Que figure de manera clara el nombre y el logotipo de la empresa que lo emite.
• También deberán exponerse los datos de la empresa: dirección, RFC, teléfonos, etc.
• Deberá anotarse con toda claridad los datos del cliente: nombre, dirección, teléfonos y en algunos casos RFC.
• Deberá aclararse los conceptos por los cuales se genera la deuda o el pago: mercancías compradas, pago de renta, prestación de servicios, etc.
• Las cantidades unitarias (cuando sea el caso) y los subtotales y totales del pago o deuda, deberán aparecer en número, y en letra cuando sea posible.
• Siempre que se emita uno, es menester que ambas partes firmen y se identifiquen para una mayor claridad en el futuro.

En el caso de formatos prefabricados los puedes encontrar en cualquier papelería, estas son algunas opciones: Office Depot y Office Max. Te dejo, además, una página desde la que podrás expedir recibos electrónicos.

Ejemplo de Recibo

Recibo de compra

Recibo de Pago

Recibo de Entrega

Formato de Recibo

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de recibo. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

Descarga gratis formato

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