RECIBO

por Redacción Milformatos el 26 de octubre de 2020

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Actualizado el: 23/10/2020

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Un recibo es la herramienta adecuada para amparar y dejar asentadas las transacciones que tienen lugar en algún proceso comercial. De esta forma se comprueba, para el emisor y para el receptor de un producto o servicio, que las obligaciones de ambos se han cumplido.

A continuación te daremos todos los elementos que debes considerar para elaborar un recibo, además de un ejemplo y una plantilla para descarga. Todo para ahorrarte tiempo y que puedas hacerlo correctamente.

Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y de compartirlo en tus redes o con amigos y colegas que lo necesiten.

¿Qué es un recibo?

Es un documento que avala el cumplimiento de las obligaciones de las partes involucradas en alguna transacción. Por ejemplo: haber recibido sumas, géneros, mercaderías u otros objetos en demostración o en depósito. También llamado constancia de pago, es precisamente una prueba de que se ha recibido o abonado el pago por una prestación o una mercancía entregada.

Quien brinda el servicio o mercancía, el que debe emitir el documento, y el deudor tiene derecho a exigir la prueba de su pago. Si el acreedor no lo quisiere dar, el deudor podrá consignar el pago.

Entonces, cuando el acreedor sostenga que, a pesar de ello, el pago no se ha hecho efectivo (por ejemplo, porque el recibo le fue sustraído con violencia o fraude), deberá comprobarlo.

Existen distintos tipos de recibo en función de su finalidad.

Recibo de:

• Caja de ingreso: recepción de una cantidad adeudada en efectivo.
• Caja de egreso: desembolso en efectivo por la compra de bienes.
• Renta: documento que permite a los propietarios o arrendadores de viviendas entregar un recibo de pago al inquilino o arrendatario, con todos los requisitos legales.
• Depósito en una cuenta corriente: recepción de una cantidad por una transacción bancaria.
• Depósito judicial: depósito en una entidad bancaria por orden judicial.
• Depósitos en garantía: pago de una fianza de alquiler.
• Depósitos en custodia: lo emite el banco cuando recibe objetos de valor que debe custodiar durante un periodo de tiempo acordado.
• Depósito a plazo fijo: también emitido por la entidad bancaria cuando se contrata un depósito a plazo fijo.

Elementos de un recibo

• Lugar y fecha de emisión del documento.
• Identidad del receptor del abono y el concepto del mismo. Debe describirse cuánto se paga y a quién.
• Definición o concepto del pago. Es decir, debe indicarse el motivo por el que se realiza este abono en particular.
• Al no tener finalidad impositiva, un recibo no tiene obligación de incluir un desglose impositivo de los importes.
• Firmas de los involucrados en la transacción.

Cómo hacer un recibo

Ciertamente, salvo por las firmas, no existe alguna exigencia formal en cuanto a la manera de emitir un recibo. Sin embargo, conviene especificar con claridad la suma o cosa pagada, así como la deuda que se paga, la fecha, etc.

Siempre debe emitirse en duplicado, esto para que cada participante de la negociación guarde un respaldo de esta.

Puede realizarse de forma manual, siempre que se respete la parte de generar una copia para ambas partes. También pueden realizarse con formatos prefabricados por algunas empresas.

Por otro lado, el avance tecnológico ha permitido que también puedan ser emitidos de forma electrónica. Ya sea que se llene un formato preestablecido y se imprima o que se genere un documento electrónico y sea enviado por medio de e-mail con algún código QR, por ejemplo.

Las recomendaciones generales para la emisión de un recibo son:

• Que figure de manera clara el nombre y el logotipo de la empresa que lo emite.
• También deberán exponerse los datos de la empresa: dirección, RFC, teléfonos, etc.
• Deberá anotarse con toda claridad los datos del cliente: nombre, dirección, teléfonos y en algunos casos RFC.
• Deberá aclararse los conceptos por los cuales se genera la deuda o el pago: mercancías compradas, pago de renta, prestación de servicios, etc.
• Las cantidades unitarias (cuando sea el caso) y los subtotales y totales del pago o deuda, deberán aparecer en número, y en letra cuando sea posible.
• Siempre que se emita un recibo es menester que ambas partes firmen y se identifiquen para una mayor claridad en el futuro.

En el caso de formatos prefabricados los puedes encontrar en cualquier papelería, estas son algunas opciones: Office Depot y Office Max. Te dejo, además, una página desde la que podrás expedir recibos electrónicos.

Ejemplo de un recibo

recibo de compra

recibo de pago

recibo de entrega

Formato de recibo

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de recibo. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

Descarga gratis formato de recibo

Descarga gratis un ejemplo de recibo

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