RECIBO

por Redacción Milformatos el 18 de febrero de 2022

Actualizado el: 07/01/2022

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• Word

Un recibo es la herramienta adecuada para amparar y dejar asentadas las transacciones que tienen lugar en algún proceso comercial. De esta forma se comprueba, para el emisor y para el receptor de un producto o servicio, que las obligaciones de ambos se han cumplido.

A continuación te daremos todos los elementos que debes considerar para elaborar un recibo, además de un ejemplo y una plantilla para descarga. Todo para ahorrarte tiempo y que puedas hacerlo correctamente.

Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y de compartirlo en tus redes o con amigos y colegas que lo necesiten.

¿Qué es un recibo?

Este documento avala el cumplimiento de las obligaciones que adquieren las partes involucradas en alguna transacción. Como por ejemplo haber recibido algo en demostración o depósito. También se le llama constancia de pago y es, precisamente, la prueba de que se recibió o abonó el pago por un servicio o mercancía entregada.

Quien brinda el servicio o mercancía, el que debe emitir el documento, y el deudor tiene derecho a exigir la prueba de su pago. Si el acreedor no lo quisiere dar, el deudor podrá consignar el pago.

Entonces, cuando el acreedor sostenga que, a pesar de ello, el pago no se ha hecho efectivo (por ejemplo, porque el recibo le fue sustraído con violencia o fraude), deberá comprobarlo.

Existen distintos tipos de recibo en función de su finalidad.

Recibo de:

• Caja de ingreso:
  • respalda la recepción de efectivo por una cantidad adeudada.
• Caja de egreso:
  • cuando hay desembolso de efectivo.
• Renta:
  • permite al propietario o arrendador entregar un recibo al inquilino con todos los requisitos legales.
• Depósito en una cuenta corriente:
  • cuando se recibe alguna cantidad por una transacción bancaria.
• Depósito judicial:
  • depósito bancario por orden judicial.
• Depósitos en garantía:
  • pago por la fianza de alquiler.
• Depósitos en custodia:
  • emitido por el banco al recibir objetos de valor para su custodia durante un tiempo acordado.
• Depósito a plazo fijo:
  • también emitido por una entidad bancaria al contratar un depósito a plazo fijo.

Elementos de un recibo

• Lugar y fecha de emisión del documento.
• Identidad del receptor y concepto del abono. Debe exponerse cuánto se paga y a quién.
• Definición o concepto del pago. Debe indicarse el motivo del abono.
• Ya que no tiene una finalidad impositiva, no es obligatorio que el recibo incluya un desglose de los importes.
• Firmas de los involucrados en la transacción.

Cómo hacer un recibo

Ciertamente, salvo por las firmas, no existe alguna exigencia formal en cuanto a la manera de emitir un recibo. Sin embargo, conviene especificar con claridad la suma o cosa pagada, así como la deuda que se paga, la fecha, etc.

Siempre debe emitirse en duplicado, esto para que cada participante de la negociación guarde un respaldo de esta.

Puede realizarse de forma manual, siempre que se respete la parte de generar una copia para ambas partes. También pueden realizarse con formatos prefabricados por algunas empresas.

Gracias al avance tecnológico los recibos también puedan emitirse de forma electrónica. Ya sea por medio de un formato preestablecido que se imprima o generando un documento electrónico que pueda enviarse por e-mail con un código QR, por ejemplo.

Las recomendaciones generales para la emisión de un recibo son:

• Que figure de manera clara el nombre y el logotipo de la empresa que lo emite.
• También deberán exponerse los datos de la empresa: dirección, RFC, teléfonos, etc.
• Deberá anotarse con toda claridad los datos del cliente: nombre, dirección, teléfonos y en algunos casos RFC.
• Deberá aclararse los conceptos por los cuales se genera la deuda o el pago: mercancías compradas, pago de renta, prestación de servicios, etc.
• Las cantidades unitarias (cuando sea el caso) y los subtotales y totales del pago o deuda, deberán aparecer en número, y en letra cuando sea posible.
• Siempre que se emita un recibo es menester que ambas partes firmen y se identifiquen para una mayor claridad en el futuro.

En el caso de formatos prefabricados los puedes encontrar en cualquier papelería, estas son algunas opciones: Office Depot y Office Max. Te dejo, además, una página desde la que podrás expedir recibos electrónicos.

Ejemplo de un recibo

recibo de compra

recibo de pago

recibo de entrega

Formato de recibo

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de recibo. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

Descarga gratis formato de recibo

Descarga gratis un ejemplo de recibo

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