INVENTARIO DE EQUIPOS DE CóMPUTO

por Redacción Milformatos el 15 de septiembre de 2022

Actualizado el: 09/09/2022

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Una empresa necesita saber cuál es su patrimonio en todo momento, para poder planificar sus operaciones. Esto es posible gracias a una herramienta de contabilidad llamada inventario, la cual te ayuda a evitar errores y tener una visión más completa de tu organización. En el siguiente artículo, el equipo de MilFormatos te explica todo lo que debes saber para elaborar tu propio inventario de equipos de cómputo:

  • Definición, tipos y usos.
  • Instrucciones de cómo hacer un inventario de hardware.
  • Formatos y ejemplos de inventario de equipos de cómputo para descargar gratis o llenar en línea.

Deja un comentario y comparte con más personas. Luego, recuerda revisar más plantillas de negocios y empresas.

¿Qué es un inventario de equipos de cómputo?

Un inventario de equipos de cómputo es el registro detallado de los ordenadores o computadoras que tiene la empresa, según sus áreas o departamentos. Esta contabilización se realiza cada cierto tiempo para tener una idea más clara de con qué equipos cuenta la organización y en qué estados se encuentran.

 

Existen inventarios de toda clase de bienes muebles e inmuebles. Sin embargo, este en particular se concentra únicamente en los equipos de cómputo, por lo que registra información útil al respecto, como marcas, dimensiones, modelos, capacidades, estado de uso, entre otros aspectos. A esta herramienta también se le conoce con el nombre de inventario de hardware.

Tipos de inventarios de equipos de cómputo

Puedes clasificar los inventarios de hardware según la forma en que quieras contar las partes de los equipos, es decir, individual o generalmente. Estos tipos son:

  • Inventario de equipos de cómputo individual.
  • Inventario de equipos de cómputo global.

¿Para qué sirve un inventario de equipos de cómputo?

  • Permite conocer la cantidad exacta de ordenadores que tiene la empresa y en qué departamentos se encuentran. En consecuencia, es posible determinar si hace falta adquirir más equipos de cómputo y a qué áreas enviarlos.
  • Facilita la elaboración de un plan de mantenimiento para las computadoras de la empresa, ya sea con finalidad correctiva o preventiva. Con el inventario sabes qué equipos funcionan y cuáles necesitan reparaciones.
  • Ayuda a rastrear la historia de las computadoras de la organización, es decir, conocer el tiempo de uso que tienen, las actualizaciones y cambios realizados a los equipos, etc. De esta forma, puedes decidir qué equipos son más eficientes y útiles.

Estructura del inventario de equipos de cómputo

Como empresa puedes decidir qué datos son útiles para incluir en el inventario. Sin embargo, aquí te mencionamos algunos básicos con los que puedes comenzar a elaborar tu formato:

  • Encabezado (logo y nombre de la empresa).
  • Datos del departamento o dependencia.
  • Tipo de equipo.
  • Descripción.
  • Marca y modelo.
  • Número de serie.
  • Características.
  • Cantidad.
  • Fecha de instalación.
  • Número de inventario.
  • Estado.

CONSEJOS MILFORMATOS

icona TIP Los elementos del encabezado y datos del departamento se ubican en la parte superior de la página. Mientras que, los demás elementos van juntos en un cuadro que permite vaciar y clasificar allí la información. Usa colores y diferentes estilos en la tabla para poder diferenciar las secciones.

¿Cómo se hace un inventario de equipos de cómputo?

A continuación te compartimos algunos consejos para elaborar tu propio inventario de equipos de cómputo. Sigue estos simples pasos para evitar las confusiones:

  1. Toma lápiz y papel para revisar y anotar cuántos ordenadores tienes en tu empresa. Hazlo solo de forma general, para tener una idea más clara de todo lo que debes incluir en el inventario.
  2. Establece el período de tiempo en que harás el inventario y las herramientas a utilizar, ya sea un programa de gestión de inventario o una hoja de cálculo en Excel, como te mostramos en nuestros ejemplos y formatos.
  3. Abre tu hoja de trabajo en Excel o algún procesador de texto y comienza a construir tu tabla para el inventario. Incluye todos los campos que consideres importantes para completar tu registro.
  4. Cuando esté listo el formato puedes llevarlo contigo en una computadora portátil, o bien imprimirlo para llenarlo a mano.
  5. Visita cada departamento de tu empresa para revisar los equipos de cómputo y anotar las especificaciones en tu inventario. Es fundamental revisar bien las etiquetas de los dispositivos para evitar los errores.
  6. Recuerda que puedes contar cada parte de los ordenadores de forma individual, o si no realizar un inventario global separando las secciones por equipo de cómputo.

Ejemplo de inventario de equipos de cómputo

En el siguiente ejemplo, puedes ver un inventario de equipos de cómputo hecho por una universidad a su departamento de investigación. Se trata de un inventario global que registra todos los componentes de un ordenador por secciones.

Universidad San Pablo

Inventario de Equipos de Cómputo

Área: Departamento de Investigación
Responsable: Lic. Paula Rivas Fecha: 08 de agosto de 2022

 

Tipo Escritorio_ Laptop X Todo en uno _
Equipo de cómputo Galaxy Book Pro 360
Descripción Marca y modelo Número de serie Características Cantidad Fecha de instalación Número de inventario Estado
Computadora portátil Samsung
Galaxy Book Pro 360
4A185048W
  • Windows 11 Home.
  • Intel Core.
  • RAM 8 GB.
  • Memoria interna 512 GB.
1 12 junio de 2021 INV2022-0001 Operativo
Tipo Escritorio _ Laptop _ Todo en uno X
Equipo Todo en uno HP 200 G4
Descripción Marca y Modelo Número de serie Características Cantidad Fecha de instalación Número de inventario Estado
Pantalla HP
FHD
2UA449P120
  • 21,5 pulgadas.
  • Dimensiones 1920 x 1080.
  • Antirreflectante.
1 15 de enero de 2020 INV2022-0002 Operativo
Procesador Intel
Core i5-10210U
M841Y6M700
  • Frecuencia base de 1,6 GHz.
  • Caché de 6 MB.
  • 4 núcleos.
1  15 de enero de 2020 INV2022-0003 Bueno
Memoria HP DC1410
  • 8 GB de RAM.
1 15 de enero de 2020 INV2022-0004 Bueno
Teclado HP
SK-2880
434820-007
  • Teclado USB con cable.
1 15 de enero de 2020 INV2022-0005 Regular
Mouse HP
X500
564830-004
  • Conexión USB
  • Color negro.
1 05 de junio de 2021 INV2022-0006 Operativo
Tarjeta de gráficos HP
Gráficos Intel UHD
V051F933
  • Integrada.
1 15 de enero de 2020 INV2022-0007 Bueno

Formatos de inventario de equipos de cómputo

Para ayudarte a crear tu inventario de equipos de cómputo más rápido, te dejamos un ejemplo y formatos que podrás usar totalmente gratis y descargar en Excel o PDF. Selecciona la plantilla que más te guste o de la plataforma que prefieras, edítala y… ¡Listo! Tendrás tu documento terminado.

Consideraciones para usar los formatos de Google Drive y OneDrive (Excel en Línea):

Como estas plataformas son online, es necesario que poseas una cuenta de Google o Microsoft para poder editar el formato de tu elección. Cuando ya te hayas registrado o iniciado sesión, sigue estos pasos:

  1. Cliquea el botón de descarga para abrir el formato.
  2. Google Drive te preguntará si quieres hacer una copia, haz clic en allí, mientras que OneDrive te preguntará si quieres guardar una copia.
  3. Edita el documento con la información de tu inventario, cambia los colores, la fuente, etc.
  4. Descárgalo en PDF o Excel, imprímelo o compártelo en línea a quien quieras.

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