MINUTA DE TRABAJO EN EXCEL

por Redacción Milformatos el 15 de septiembre de 2022

Actualizado el: 13/09/2022

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Al interior de toda empresa se llevan a cabo numerosas juntos o reuniones importantes para decidir el rumbo de la compañía. Mientras más grande la empresa, más juntas y esto puede llegar a ser problemático cuando se quiere estar al tanto de lo que sucede en cada una. Por otro lado, es común que los mismos asistentes a cada reunión estén saturados de trabajo y puedan llegar a olvidar los pendientes o acuerdos que se toman en cada junta. Para remediar esto, un documento empresarial muy socorrido es la famosa minuta. Sin embargo, hoy hablaremos específicamente de la minuta de trabajo en Excel.

Nuestros redactores expertos se han dado la tarea de investigar esta herramienta tan importante y prepararon esta entrada donde conocerás:

  1. La definición de qué es una minuta de trabajo en Excel, y en qué casos se utiliza.
  2. Los tipos de minuta y cómo realizarlos.
  3. Ejemplos y plantillas en Excel y herramientas en línea para que puedas descargar, editar y generar tu documento en minutos.

Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.

¿Qué es la Minuta de Trabajo en Excel?

En MilFormatos ya dedicamos un artículo a la Minuta, en el cual te contamos sobre las características de este documento, la manera de elaborarlo y también te compartimos un formato descargable para editar. En esta ocasión, nos enfocaremos en resaltar los aspectos particulares de la minuta de trabajo en Excel.

 

Esta herramienta es una manera muy útil de llevar un registro del contenido de las juntas o reuniones que suceden al interior de tu negocio, además de funcionar como recordatorio de actividades pendientes para cada uno de los asistentes.

La ventaja de hacer tus minutas en Excel, a comparación de otras aplicaciones, es que tus formatos pueden ser mucho más limpios, específicos y adaptables a las necesidades de cada junta que cubran. Puedes hacer uso de las fórmulas de este programa para insertar campos condicionales que reflejen el avance de las actividades y su estado actual, así como graficar porcentajes de progreso, estatus actuales y cualquier otro detalle que consideres importante.

Tipos de Minuta

Los tipos de minuta más comunes en el mundo empresarial son de:

  • Reunión.
  • Contrato.
  • Abogados.

¿Para qué sirve la Minuta de Trabajo en Excel?

Como es el caso con cualquier documento de este tipo, la minuta de reunión en Excel funciona como un registro de todo lo discutido en una determinada junta. También sirve para contar con una lista de los asistentes y los acuerdos a los que se llegó en la reunión.

Gracias a este contenido, más las herramientas de la aplicación que mencionamos arriba, la minuta puede ayudarte a mejorar la comunicación dentro de tu compañía y mejorar la productividad de tus trabajos en equipo.

Por otro lado, las minutas de trabajo en Excel te serán de utilidad para definir los objetivos de tu empresa mientras evitas conflictos entre tus trabajadores al contar con el respaldo de los acuerdos y responsabilidades que corresponden a cada empleado.

Estructura de una Minuta de Trabajo en Excel

En nuestra entrada dedicada a La Minuta ya cubrimos a detalle los elementos que componen esta herramienta. Por lo que solo los mencionaremos brevemente aquí:

  1. Datos de la reunión.
  2. Objetivo(s).
  3. Participantes.
  4. Agenda de la reunión.
  5. Acuerdos.

¿Cómo se hace la Minuta de Trabajo en Excel?

Para diseñar un formato de minuta en Excel eficiente, te recomendamos los siguientes pasos:

1. Ingresa los datos de la reunión

Asigna las celdas que consideres necesarias para abarcar campos como lugar, fecha, hora y responsable de la reunión o junta.

2. Ingresa los participantes

Del mismo modo deberás separar una sección donde puedas poner la información de las personas convocadas (presentes o no) y, opcionalmente, su cargo y firma.

3. Temas o agenda de la reunión

A continuación, tu siguiente sección deberá estar dedicada a cubrir los temas a resolver y el orden en que se abordarán durante la junta. De esta forma, tu minuta estará directamente relacionada con el contenido de la reunión.

4. Acuerdos y siguientes pasos

Por último, tu minuta de reunión en Excel debe llevar una sección dedicada a los acuerdos, reportes y pasos a seguir sobre el tema de la reunión.

Este quizá sea el punto más importante de tu documento, pues es el registro al que te podrás referir más adelante cuando revises el avance de lo decidido en cada junta o bien debas corregir a alguna parte que no esté cumpliendo con sus responsabilidades.

Ejemplo de Minuta de Trabajo en Excel

A continuación, te mostramos un ejemplo de minuta de trabajo en Excel que puedes usar como referencia para diseñar las tuyas.

Ejemplo de Minuta de Trabajo en Excel
Ejemplo de Minuta de Trabajo en Excel

Formato de Minuta de Trabajo en Excel

Para finalizar esta guía, te ofrecemos un ejemplo y formatos de minuta de trabajo en Excel, que también podrás descargar en PDF o editar en línea en las plataformas de OneDrive (Excel en línea) y Google Drive.

Instrucciones para descargar formatos en Google Drive y Microsoft OneDrive (Excel en Línea):

  1. Haz clic sobre el botón de descarga para abrir la plantilla en la plataforma elegida.
  2. Escoge las opciones “guardar una copia” o “hacer una copia” para guardar el formato en tu cuenta de Google Drive u OneDrive. Recuerda que necesitarás tener una cuenta en dichas plataformas para poder hacerlo.
  3. Personaliza el formato de minuta de trabajo con tu información, cambia los colores, el tipo de letra y todo lo que quieras.
  4. Cuando esté lista, podrás descargarla en PDF o Excel, imprimirla o compartirla empleando el enlace del documento.

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