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Al llevarse a cabo reuniones de negocios, de empleados, de acuerdo o informativas, es recomendable dejar registro escrito de la información desarrollada, conclusiones y participantes involucrados; de esta manera se puede dar seguimiento de plazos y responsabilidades establecidas. Este registro se hace en un documento conocido como Minuta de Reunión.
En este artículo te mostramos como documentar de manera eficaz la información destacada desarrollada en tus reuniones, y que elementos debe contener la minuta para hacerla efectiva, mejorando de forma notoria el control de la información.
La minuta de reunión se define como el documento que refleja de forma ordenada y metódica, cada uno de los puntos más relevantes tratados en una reunión o junta, como los siguientes: los acuerdos, conclusiones, acciones, responsabilidades y plazos de ejecución establecidos como resultado, además del acuerdo de todas las partes involucradas.
Este tipo de documento es desarrollado para dejar registro escrito con el fin de garantizar que los puntos establecidos en agenda han sido abordados, y las personas, departamentos, o entes involucrados en los acuerdos y acciones, tienen pleno conocimiento de lo establecido. Pueden ser utilizados en cualquier tipo de reunión, desde una junta vecinal hasta una reunión de gerencia de negocios.
Al elaborar una minuta de reunión existen elementos importantes que deben estar incluidos, ya que estos dan oficialidad al documento:
A continuación, te mostramos los pasos que debes seguir para hacer una minuta de reunión. Y si prefieres el formato en video, te invitamos a ver este tutorial que hemos preparado para ti.
Las minutas son elaboradas, controladas y distribuidas por los responsables de convocar y dirigir el curso de la reunión, para desarrollarlas de manera eficaz, te mostramos las siguientes recomendaciones.
1.- Establecer una agenda o puntos principales a tratar, con el fin de evitar desvíos del tema durante el desarrollo de la reunión y, mantener el control y eficacia del tiempo.
2.- Establecer quién llevará a cabo el registro y control de la información. Algunas organizaciones asignan esta responsabilidad a secretarias o miembros del equipo, evitando que sean participantes activos durante la reunión, ya que puede afectar el resultado del texto final y dar pie a confusiones.
3.- La minuta es un resumen o registro de los puntos relevantes, no una copia fiel y exacta de todo lo desarrollado o llevado a cabo durante la junta.
4.- Deben ser tomados en cuenta aspectos como responsabilidades asignadas, plazos de entrega, acuerdos, acciones, y cualquier información que sea de vital importancia, pudiendo ser incluidos anexos o soportes según el criterio de quien elabora o aprueba el documento.
5.- La persona encargada de elaborar la minuta, debe leerla en voz alta una vez culminada la junta, para verificar la información ahí reflejada.
6.- Entregar copia de la minuta (vía e-mail, impresa) a los asistentes y personas involucradas que deban ser informadas de las acciones acordadas.
Para facilitar el entendimiento y manejo de este tipo de documentos te mostramos un ejemplo de minuta desarrollada en una reunión de gerencia, llevada a cabo para plantear la propuesta de un nuevo producto.
| O.S.A.I.C.A |
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| LUGAR: | Caracas, Venezuela | FECHA: | 27-05-2020 | |||||
| TIPO DE REUNIÓN: | Propuesta de Negocios | |||||||
| RESPONSABLE: | Enrique Delgado / Departamento de Mercadeo | |||||||
| OBJETIVO: | Incluir dentro de los productos tarjetas informativas acerca del COVID19 | |||||||
| LISTA DE ASISTENTES | ||||||||
| NOMBRE | APELLIDO | CARGO | CORREO/TLF | FIRMA | ||||
| Enrique | Delgado | Gerente de Mercadeo | [email protected] | |||||
| Arturo | Vanga | Gerente General | [email protected] | |||||
| Nelly | Fernandez | Gte Diseño y producción | [email protected] | |||||
| Daniela | Urdaneta | Gerente Finanzas | [email protected] | |||||
| Mariela | Duran | Coordinador de compras | [email protected] | |||||
| Carla | Marín | Secretaria de Gerencia | [email protected] | |||||
| ASPECTOS RELEVANTES | ||||||||
| Se realizó la propuesta de desarrollo de tarjetas informativas acerca del COVID 19, basados en la | ||||||||
| situación mundial actual, para ello se establecen las siguientes acciones: | ||||||||
| *Presentar un diseño preliminar para las tarjetas, estableciendo los recursos requeridos para su | ||||||||
| desarrollo. Debe ser presentado para el 05/06/2020 y suministrada la información a los departamentos | ||||||||
| involucrados en la siguiente fase. | ||||||||
| *Realizar un estudio de costo y factibilidad del proyecto, por parte de la Gerencia de Mercadeo y | ||||||||
| Gerencia de Finanzas, para ser aprobados por la Gerencia General. | ||||||||
| *Siguiente reunión pautada para el día 15/06/2021. | ||||||||
| ELABORADA POR: | Carla Marín | APROBADA POR: | Enrique Delgado | |||||
También incluimos para ti nuestro formato de minuta de reunión, cuya descarga es gratuita, esperando sea de beneficio y contribuya a mejorar el control de la información en tus futuras reuniones.
Descarga gratis formato de Minuta de Reunión
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por Redacción Milformatos el 18 de mayo de 2023
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