MINUTA DE REUNIóN

por Redacción Milformatos el 27 de octubre de 2021

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Actualizado el: 24/10/2020

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Al llevarse a cabo reuniones de negocios, de empleados, de acuerdo o informativas, es recomendable dejar registro escrito de la información desarrollada, conclusiones y participantes involucrados; de esta manera se puede dar seguimiento de plazos y responsabilidades establecidas. Este registro se hace en un documento conocido como Minuta de Reunión.

En este artículo te mostramos como documentar de manera eficaz la información destacada desarrollada en tus reuniones, y que elementos debe contener la minuta para hacerla efectiva, mejorando de forma notoria el control de la información.

¿Qué es la minuta de reunión?

La minuta de reunión se define como el documento que refleja de forma ordenada y metódica, cada uno de los puntos más relevantes tratados en una reunión o junta, como los siguientes: los acuerdos, conclusiones, acciones, responsabilidades y plazos de ejecución establecidos como resultado, además del acuerdo de todas las partes involucradas.

 

Este tipo de documento es desarrollado para dejar registro escrito con el fin de garantizar que los puntos establecidos en agenda han sido abordados, y las personas, departamentos, o entes involucrados en los acuerdos y acciones, tienen pleno conocimiento de lo establecido.  Pueden ser utilizados en cualquier tipo de reunión, desde una junta vecinal hasta una reunión de gerencia de negocios.

Elementos de la minuta de reunión

Al elaborar una minuta de reunión existen elementos importantes que deben estar incluidos, ya que estos dan oficialidad al documento:

  • Nombre de la empresa
  • Lugar y Fecha de la junta
  • Título o tema principal
  • Lista de participantes (Nombre, Apellido, Cargo o Rol dentro de la empresa, Información de contacto,  Firma)
  • Descripción de los temas, acuerdos, acciones a tomar, responsabilidades
  • Firmas de acuerdo por parte de los asistentes

¿Cómo hacer una minuta de reunión?

Las minutas son elaboradas, controladas y distribuidas por los responsables de convocar y dirigir el curso de la reunión, para desarrollarlas de manera eficaz, te mostramos las siguientes recomendaciones.

Antes de iniciar la reunión

1.- Establecer una agenda o puntos principales a tratar, con el fin de evitar desvíos del tema durante el desarrollo de la reunión y, mantener el control y eficacia del tiempo.

2.- Establecer quién llevará a cabo el registro y control de la información. Algunas organizaciones asignan esta responsabilidad a secretarias o miembros del equipo, evitando que sean participantes activos durante la reunión, ya que puede afectar el resultado del texto final y dar pie a confusiones.

Durante la reunión y posterior a ella

3.- La minuta es un resumen o registro de los puntos relevantes, no una copia fiel y exacta de todo lo desarrollado o llevado a cabo durante la junta.

4.- Deben ser tomados en cuenta aspectos como responsabilidades asignadas, plazos de entrega, acuerdos, acciones, y cualquier información que sea de vital importancia, pudiendo ser incluidos anexos o soportes según el criterio de quien elabora o aprueba el documento.

5.- La persona encargada de elaborar la minuta, debe leerla en voz alta una vez culminada la junta, para verificar la información ahí reflejada.

6.- Entregar copia de la minuta (vía e-mail, impresa) a los asistentes y personas involucradas que deban ser informadas de las acciones acordadas.

Ejemplo de una minuta de reunión

Para facilitar el entendimiento y manejo de este tipo de documentos te mostramos un ejemplo de minuta desarrollada en una reunión de gerencia, llevada a cabo para plantear la propuesta de un nuevo producto.

 O.S.A.I.C.A
LUGAR: Caracas, Venezuela FECHA: 27-05-2020
TIPO DE REUNIÓN: Propuesta de Negocios
RESPONSABLE: Enrique Delgado / Departamento de Mercadeo
OBJETIVO: Incluir dentro de los productos tarjetas informativas acerca del COVID19
LISTA DE ASISTENTES
NOMBRE APELLIDO CARGO CORREO/TLF FIRMA
Enrique Delgado Gerente de Mercadeo edelgado@osaica.com
Arturo Vanga Gerente General avanga@osaica.com
Nelly Fernandez Gte Diseño y producción nfernandez@osaica.com
Daniela Urdaneta Gerente Finanzas durdaneta@osaica.com
Mariela Duran Coordinador de compras mduran@osaica.com
Carla Marín Secretaria de Gerencia cmarin@osaica.com
ASPECTOS RELEVANTES
Se realizó la propuesta de desarrollo de tarjetas informativas acerca del COVID 19, basados en la
situación mundial actual, para ello se establecen las siguientes acciones:
*Presentar un diseño preliminar para las tarjetas, estableciendo los recursos requeridos para su
desarrollo. Debe ser presentado para el 05/06/2020 y suministrada la información a los departamentos
involucrados en la siguiente fase.
*Realizar un estudio de costo y factibilidad del proyecto, por parte de la Gerencia de Mercadeo y
Gerencia de Finanzas, para ser aprobados por la Gerencia General.
*Siguiente reunión pautada para el día 15/06/2021.
ELABORADA POR: Carla Marín APROBADA POR: Enrique Delgado

Formato de Minuta de reunión

También incluimos para ti nuestro formato de minuta de reunión, cuya descarga es gratuita, esperando sea de beneficio y contribuya a mejorar el control de la información en tus futuras reuniones.

Formato de Minuta de Reunión
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