PLANIFICADOR DE VIAJE

Planear un viaje, ya sea individual, familiar o incluso empresarial, es una tarea muy útil para poder disfrutar y sacarle el mejor provecho a un esfuerzo que requiere de inversión, organización y atención a los detalles. Para las agencias de viajes y promotores u organizadores, entre los documentos empresariales que más les pueden ayudar a realizar esta tarea, el más eficiente es el planificador de viaje.

En este artículo nuestro equipo de redactores te mostrará:

• La definición de qué es un recibo de entrega de material y en qué casos se utiliza.
• Los tipos de recibo de entrega de material que existen y cómo realizarlos.
• Ejemplos y plantillas de Word, Google Drive, Word en línea y PDF para que puedas descargar, editar y generar tu documento en minutos.

Si consideras que este artículo te fue útil, te invitamos a compartirlo con quien sepas que se puede servir de él.

¿Qué es un Planificador de Viaje?

Un planificador de viaje es un documento en el cual una agencia de viajes o la persona encargada de organizar la agenda del paseo concentra toda la información relacionada con la salida.

Para las agencias de viajes es una forma de ayudarle a sus clientes a contar con todos los datos referentes a vuelos, hospedajes, traslados e incluso actividades planeadas a lo largo de su estancia. En cambio, para el cliente es una herramienta de consulta fácil y muy útil en caso de querer confirmar todos los elementos importantes o si surgiera algún imprevisto o necesidad de aclaración durante su viaje.

En esencia, esta herramienta es una guía sumamente útil para cualquier persona o negocio que quiera asegurar una salida organizada y bien estructurada.

Tipos de Planificador de Viaje

Los planificadores de viaje pueden variar en su presentación, cantidad de información y formato general, por lo que hablar de tipos quizá nos llevaría a hablar más que otra cosa sobre los involucrados en el viaje, es decir, podemos hablar de planificadores para:

• Empresas.
• Familias.
• Individuos.

¿Para qué sirve un Planificador de Viaje?

Como ya lo mencionamos, el planificador de viaje es una herramienta que ayuda a la organización y buena planeación de las actividades, traslados, métodos de transporte, y otros elementos necesarios para poder viajar de una manera más tranquila, ordenada y clara.

Este documento puede ser muy útil para viajes empresariales que requieran de un desglose detallado sobre las actividades a realizar o los diferentes hospedajes que estarán disponibles. También será de mucha ayuda para viajeros despistados o que no saben exactamente cómo organizar su salida a su favor. En este último caso, si tu cuentas con una agencia de viajes, podrás ayudar a cada uno de tus clientes o grupos a disfrutar de mejor manera su paseo, pues tendrán un documento fácil de leer y entender que les guiará a través de los elementos importantes del viaje.

Si eres un guía de turistas, seguramente podrás entender los beneficios de un planificador donde tus viajeros puedan consultar sus traslados, nombres de hoteles, habitaciones, atracciones a visitar u horarios de alimentos, pues de esta manera nadie se perderá nada.

Estructura de un Planificador de Viaje

Existen elementos básicos que debe contener un planificador de viaje; sin embargo, cada uno puede añadir o quitar lo que considere necesario según sea el caso o el cliente en particular. Los puntos más básicos con los que deben contar tus planificadores son:

• Nombre del grupo o persona(s) que viajan.
• Lugar de destino.
• Fechas de salida y regreso del viaje.
• Números de contacto de la agencia o persona encargada de la organización del viaje.
• Desglose de traslados con fecha y hora de salida/llegada.
• Nombre del lugar de hospedaje.
• Información de póliza de seguro.

Otros elementos

Dependiendo de la situación o los requerimientos de tus clientes, puedes agregar los siguientes elementos:

• Números de pasaporte
• Números de contactos de emergencia
• Tipo y número de habitación
• Desglose de actividades por día
• Horarios de alimentación
• Calendario con días de viaje, actividades o libres
• Itinerario de eventos importantes (juntas, funciones, espectáculos, etc.)
• Costos por actividad
• Números de vuelos de salida y regreso (con o sin asiento asignado)

Como te darás cuenta, el desglose de un planificador de viaje puede ser tan amplio o tan breve como lo necesites, por lo que no temas en agregar cualquier otro rubro que te haga falta. Por ejemplo, existen versiones de este documento que incluyen contactos de emergencia e información médica relevante de cada pasajero.

¿Cómo se hace un Planificador de Viaje?

Para estructurar un buen planificador de viaje te puedes apoyar de herramientas como Word o Excel que te ayudarán a darle estructura y diseño a tu documento. Sin embargo, existen ya otras aplicaciones online y para smartphones que también te pueden ayudar a organizar tus salidas.

Aún con eso en mente, vamos a mencionarte algunos pasos para que puedas organizar este documento de la mejor manera.

1. Recopila toda la información del viaje

Tu primer paso será quizá el más exhaustivo, pero también es el más necesario. De la información relacionada con el viaje es de donde obtendrás los datos para llenar tu planificador de viaje, así que puedes ser tan minucioso como quieras, o bien como te lo pidan.

2. Jerarquizar y separar información

Una vez que tengas hasta el último detalle del viaje, el siguiente paso será decidir cuáles de ellos formarán parte de tu documento final. Como lo hemos mencionado a lo largo del artículo, no todos los clientes requieren la misma cantidad de detalle, por lo que habrá planificadores más extensos que otros.

3. Diseñar el formato del planificador

Ya sea en forma de lista o a través de tablas o cualquier otro recurso que consideres útil, a continuación deberás decidir cómo vas a distribuir la información del planificador de viaje.

En este punto, te sugerimos seguir el modelo de la pirámide invertida, es decir, organizar la información de lo más importante (como pueden ser los datos personales del viajero o grupo de pasajeros) a lo menos relevante (cupos por transporte o relación de eventos menos destacados).

Ejemplo de Planificador de Viaje

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de planificador de viaje que puedes usar como referencia para estructurar los tuyos.

Formato de Planificador de Viaje

Por último, te dejamos 1 ejemplo y 3 formatos de planificador de viaje para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Excel, Excel en Línea o Google Drive. Una vez editado podrás guardarlo en versión PDF si lo necesitas.

Instrucciones para Plantillas en Google Drive y OneDrive (Excel en Línea):

Necesitarás una cuenta de Gmail o Microsoft para acceder, si no tienes una puedes generarla gratis y rápido.

1. Da clic en el formato deseado.
2. Serás llevado a una página que te pedirá tus datos de usuario.
3. Una vez que hayas accedido, en Google Drive te preguntará si deseas hacer una copia, selecciona esa opción. Para OneDrive verás la opción “hacer una copia” en la esquina superior derecha.

¡Es todo lo que necesitas!

Ejemplo de planificador de viaje

Descarga Gratis Ejemplo en Excel

Formato de planificador de viaje en Excel

Descarga Gratis Formato en Excel

Formato de planificador de viaje

Descarga Gratis Formato en Google Drive

Formato de planificador de viaje para Excel en Línea

Descarga Gratis Formato para Excel en Línea

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