PLANIFICADOR DE VIAJE

por Redacción Milformatos el 31 de agosto de 2022

Actualizado el: 28/08/2022

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Planear un viaje, ya sea individual, familiar o incluso empresarial, es una tarea muy útil para poder disfrutar y sacarle el mejor provecho a un esfuerzo que requiere de inversión, organización y atención a los detalles. Para las agencias de viajes y promotores u organizadores, entre los documentos empresariales que más les pueden ayudar a realizar esta tarea, el más eficiente es el planificador de viaje.

En este artículo nuestro equipo de redactores te mostrará:

  • La definición de qué es un recibo de entrega de material y en qué casos se utiliza.
  • Los tipos de recibo de entrega de material que existen y cómo realizarlos.
  • Ejemplos y plantillas de Word, Google Drive, Word en línea y PDF para que puedas descargar, editar y generar tu documento en minutos.

Si consideras que este artículo te fue útil, te invitamos a compartirlo con quien sepas que se puede servir de él.

¿Qué es un Planificador de Viaje?

Un planificador de viaje es un documento en el cual una agencia de viajes o la persona encargada de organizar la agenda del paseo concentra toda la información relacionada con la salida.

 

Para las agencias de viajes es una forma de ayudarle a sus clientes a contar con todos los datos referentes a vuelos, hospedajes, traslados e incluso actividades planeadas a lo largo de su estancia. En cambio, para el cliente es una herramienta de consulta fácil y muy útil en caso de querer confirmar todos los elementos importantes o si surgiera algún imprevisto o necesidad de aclaración durante su viaje.

En esencia, esta herramienta es una guía sumamente útil para cualquier persona o negocio que quiera asegurar una salida organizada y bien estructurada.

Tipos de Planificador de Viaje

Los planificadores de viaje pueden variar en su presentación, cantidad de información y formato general, por lo que hablar de tipos quizá nos llevaría a hablar más que otra cosa sobre los involucrados en el viaje, es decir, podemos hablar de planificadores para:

  • Empresas.
  • Familias.
  • Individuos.

¿Para qué sirve un Planificador de Viaje?

Como ya lo mencionamos, el planificador de viaje es una herramienta que ayuda a la organización y buena planeación de las actividades, traslados, métodos de transporte, y otros elementos necesarios para poder viajar de una manera más tranquila, ordenada y clara.

Este documento puede ser muy útil para viajes empresariales que requieran de un desglose detallado sobre las actividades a realizar o los diferentes hospedajes que estarán disponibles. También será de mucha ayuda para viajeros despistados o que no saben exactamente cómo organizar su salida a su favor. En este último caso, si tu cuentas con una agencia de viajes, podrás ayudar a cada uno de tus clientes o grupos a disfrutar de mejor manera su paseo, pues tendrán un documento fácil de leer y entender que les guiará a través de los elementos importantes del viaje.

Si eres un guía de turistas, seguramente podrás entender los beneficios de un planificador donde tus viajeros puedan consultar sus traslados, nombres de hoteles, habitaciones, atracciones a visitar u horarios de alimentos, pues de esta manera nadie se perderá nada.

Estructura de un Planificador de Viaje

Existen elementos básicos que debe contener un planificador de viaje; sin embargo, cada uno puede añadir o quitar lo que considere necesario según sea el caso o el cliente en particular. Los puntos más básicos con los que deben contar tus planificadores son:

  • Nombre del grupo o persona(s) que viajan.
  • Lugar de destino.
  • Fechas de salida y regreso del viaje.
  • Números de contacto de la agencia o persona encargada de la organización del viaje.
  • Desglose de traslados con fecha y hora de salida/llegada.
  • Nombre del lugar de hospedaje.
  • Información de póliza de seguro.

Otros elementos

Dependiendo de la situación o los requerimientos de tus clientes, puedes agregar los siguientes elementos:

  • Números de pasaporte
  • Números de contactos de emergencia
  • Tipo y número de habitación
  • Desglose de actividades por día
  • Horarios de alimentación
  • Calendario con días de viaje, actividades o libres
  • Itinerario de eventos importantes (juntas, funciones, espectáculos, etc.)
  • Costos por actividad
  • Números de vuelos de salida y regreso (con o sin asiento asignado)

Como te darás cuenta, el desglose de un planificador de viaje puede ser tan amplio o tan breve como lo necesites, por lo que no temas en agregar cualquier otro rubro que te haga falta. Por ejemplo, existen versiones de este documento que incluyen contactos de emergencia e información médica relevante de cada pasajero.

¿Cómo se hace un Planificador de Viaje?

Para estructurar un buen planificador de viaje te puedes apoyar de herramientas como Word o Excel que te ayudarán a darle estructura y diseño a tu documento. Sin embargo, existen ya otras aplicaciones online y para smartphones que también te pueden ayudar a organizar tus salidas.

Aún con eso en mente, vamos a mencionarte algunos pasos para que puedas organizar este documento de la mejor manera.

1. Recopila toda la información del viaje

Tu primer paso será quizá el más exhaustivo, pero también es el más necesario. De la información relacionada con el viaje es de donde obtendrás los datos para llenar tu planificador de viaje, así que puedes ser tan minucioso como quieras, o bien como te lo pidan.

CONSEJOS MILFORMATOS

icona TIP Aquí recolectarás todos los datos como pueden ser:

  • Nombres de pasajeros.
  • Tipos de sangre.
  • Documentación oficial (pasaporte y/o visa) con fechas de vencimiento.
  • Nombres de las aerolíneas o empresas de transporte que se vayan a utilizar.
  • Números de vuelo o autobús.
  • Itinerarios de vuelo o traslado.
  • Destino general (país o estado).
  • Destinos particulares (ciudades o pueblos).
  • Información de póliza de seguros.
  • Datos sobre conferencias, presentaciones, atracciones locales.

2. Jerarquizar y separar información

Una vez que tengas hasta el último detalle del viaje, el siguiente paso será decidir cuáles de ellos formarán parte de tu documento final. Como lo hemos mencionado a lo largo del artículo, no todos los clientes requieren la misma cantidad de detalle, por lo que habrá planificadores más extensos que otros.

3. Diseñar el formato del planificador

Ya sea en forma de lista o a través de tablas o cualquier otro recurso que consideres útil, a continuación deberás decidir cómo vas a distribuir la información del planificador de viaje.

En este punto, te sugerimos seguir el modelo de la pirámide invertida, es decir, organizar la información de lo más importante (como pueden ser los datos personales del viajero o grupo de pasajeros) a lo menos relevante (cupos por transporte o relación de eventos menos destacados).

CONSEJOS MILFORMATOS

icona TIP Para darle más vida a tu formato, una buena idea puede ser incluir mapas con áreas destacadas o imágenes de los hospedajes a visitar. Recurre a tu ingenio e imaginación para hacer de tus documentos los más prácticos y amigables que sea posible.

Ejemplo de Planificador de Viaje

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de planificador de viaje que puedes usar como referencia para estructurar los tuyos.

MACEHUAL PRODUCIONES

Planificador de Viaje para Staff de Producción

Nombre del proyecto: Serie “Muro de Almas”
Productor: Mario San Román Tellez
Director: Layla Vidovic
Asistente de Talento: Natalia Ordúñez Molina

Lugar de filmación: Xalapa, Veracruz (MX)

Itinerario Talento que viaja: Armando Franco Murrieta
Descripción del viaje Participación en Ep. 4 de la serie
Particulares del viaje 4 días de filmación en locación
Duración del viaje 4 días 3 noches
Fecha de salida 18/Mayo/2022
Línea aérea de salida Mexicana
No. de vuelo de salida B524
Hora de salida 11:00 am
Hora de llegada 12:30 pm
Hospedaje asignado Hotel Real del Manglar, Xalapa, VER
Transporte Camioneta de producción
Nombre y número de
contacto principal
Alma Delia Ríos Franco – 55-98-62-31-02
Fecha de regreso 21/Mayo/2022
Línea aérea de regreso Mexicana
No. de vuelo de regreso H647
Hora de salida 4:00 pm

Gervacio Tours S.A. de C.V.

Planificador de Viaje

Nombre del grupo: Facultad de Ingeniería Civil Generación ’19 – ’22
Destino: París, Francia
Fechas de viaje: 19/07 – 24/07

VIAJE

Salida/Llegada Fecha Hora Aerolínea No. de Vuelo Desde Hasta
Salida 19/07/2022 4:00 am Aeromexico 8956 México, CDMX París, Francia
Salida 24/07/2022 8:00 pm Air France 3561 París, Francia México, CDMX
Llegada 19/07/2022 6:00 pm Aeromexico 8956 México, CDMX París, Francia
Llegada 24/07/2022 10:00 am Air France 3561  París, Francia México, CDMX

ALOJAMIENTO

Hotel St. Germain

Fecha de entrada Dirección Teléfono Fecha de salida No. de Reserva
19/07/2022 Rue Morgue #345, 6 Eme 412 89-65-321 24/07/2022 J823

ACTIVIDADES

 

Actividad Fecha Hora Ubicación Contacto
Concurso Internaciones de Ingeniería Civil 2022 20 – 21 / 07/2022 8:00 – 18:00 Champs Elysees #258 i.civique@cidic.fr
Recorrido por la ciudad 22 -23 /07/2022 Libre Prof. Ernesto Manríquez * +417 4184 2489

Formato de Planificador de Viaje

Por último, te dejamos 1 ejemplo y 3 formatos de planificador de viaje para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Excel, Excel en Línea o Google Drive. Una vez editado podrás guardarlo en versión PDF si lo necesitas.

Instrucciones para Plantillas en Google Drive y OneDrive (Excel en Línea):

Necesitarás una cuenta de Gmail o Microsoft para acceder, si no tienes una puedes generarla gratis y rápido.

  1. Da clic en el formato deseado.
  2. Serás llevado a una página que te pedirá tus datos de usuario.
  3. Una vez que hayas accedido, en Google Drive te preguntará si deseas hacer una copia, selecciona esa opción. Para OneDrive verás la opción “hacer una copia” en la esquina superior derecha.

¡Es todo lo que necesitas!

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