PRESENTACIóN DE TRABAJO

Dentro de una empresa los empleados suelen organizarse por equipos de trabajo, puede haber distintos proyectos ocurriendo al mismo tiempo, y algunos departamentos necesitan apoyarse en otros. La comunicación efectiva y el flujo de información es fundamental para que la organización opere correctamente. Así que, es normal que más de una vez estés obligado a realizar una presentación de trabajo. Y aquí el equipo de MilFormatos te explica cómo prepararla:

• Definición y tipos de presentación.
• Explicación paso a paso de cómo se hace la presentación de un trabajo.
• Descarga gratis de ejemplo y formatos para llenar en línea.

Revisa también otros modelos y ejemplos para empresas y negocios, los cuales están disponibles de forma gratuita. Recuerda compartir y comentar este post.

¿Qué es la presentación de un trabajo?

Una presentación de trabajo es la exposición de algún tema relacionado con tus labores dentro de la empresa. Por ejemplo, la explicación de los avances de un proyecto, cambios en la imagen de la marca, o la introducción de nuevos productos y servicios. Generalmente, la presentación se lleva a cabo frente a tus compañeros de equipo, o para los miembros de otros departamentos.

Consiste en revisar, resumir y plasmar la información en una presentación de diapositivas, que servirá como material de apoyo para sustentar las ideas que planteas. En ocasiones, también es necesario preparar un reporte de trabajo, para que los asistentes a la reunión tengan un resumen escrito de todo lo que se haya explicado.

Tipos de presentación de trabajo

La clasificación tiene mucho que ver con el contenido del trabajo, o proyecto, que se presenta:

• Presentación breve o corta.
• Presentación de empresa.
• Presentaciones en línea.
• Presentación de imagen de marca.
• Presentación de productos y servicios.
• Presentaciones para inversores y colaboradores.
• Presentación de plan de negocio.
• Presentación de revisión de resultados.

¿Para qué sirve una presentación de trabajo?

• Permite mantener informados a tus superiores de los avances en las actividades que han delegado. Además, si preparas tu presentación de la forma correcta, puedes aprovechar la oportunidad para impresionar a tus jefes.
• Estas reuniones abren el debate sobre lo que se está haciendo en la empresa, de lo que va bien y lo que no. De esa forma, es posible encontrar mejores soluciones a los problemas, tomando en cuenta la opinión de todos.
• Facilita el flujo de la información, ya que todos los datos son previamente revisados y resumidos por ti. Asimismo, te aseguras de exponerlos de forma que sea más sencillo entender todo. En consecuencia, se ahorra tiempo y esfuerzo al permitir que la información llegue más rápido a los diferentes equipos de la empresa.

Estructura de la presentación de trabajo

Los elementos de una presentación de trabajo pueden cambiar, porque dependen de qué necesitas explicar en esa reunión en particular. Sin embargo, aquí te indicamos algunos aspectos básicos que son utilizados frecuentemente:

• Portada.
• Introducción (breve explicación de los temas a tratar).
• Objetivos.
• Actividades realizadas.
• Evidencias (gráficos, tablas de datos, imágenes y vídeos, entre otros).
• Evaluación de las actividades.
• Resultados y conclusiones.
• Acciones futuras.

¿Cómo se hace la presentación de un trabajo?

Elaborar una presentación de trabajo será un proceso sencillo, o complicado, dependiendo de la cantidad de información que debes revisar y resumir. Esperamos que estos consejos te puedan orientar:

1. Reúne toda la información que pretendes utilizar, toma un bloc de notas y comienza a repasar cada tema. Subraya, toma apuntes y separa el material que definitivamente vas a incluir. Ten todo listo en un borrador.
2. Selecciona el diseño a usar en la presentación. Puedes emplear programas como PowerPoint, Google Slides y PowerPoint en línea (más adelante te dejamos algunos formatos). O, incluso, sacar provecho de otras opciones como Prezi y Canva.
3. Cuida la apariencia de la presentación. Los colores deben llamar la atención de los lectores, pero no interferir con la lectura de las diapositivas. Además, es necesario utilizar una fuente con tamaño adecuado (Arial, Times New Roman, Georgia…), y no agregar bloques de texto demasiado extensos.
4. Vacía la información ya resumida en las diapositivas, presta atención a los errores ortográficos y a la correcta distribución de la información.
5. Incluye imágenes, gráficos y tablas. Todo lo que pueda ayudarte a explicar mejor los detalles importantes.

Ejemplo de presentación de un trabajo

El siguiente ejemplo corresponde a una empresa de moda, y está construido según la estructura que te presentamos anteriormente, comenzando por la portada:

En la introducción presentas brevemente el tema que desarrollarás en la presentación:

Cuando establezcas los objetivos puedes separarlos en generales y específicos, esto te ayuda a tener claro qué hacer primero:

Las actividades realizadas son las etapas del proyecto, o proceso, que se lleva a cabo en el departamento:

Como evidencia puedes utilizar gráficos, por ejemplo. De esta forma, es posible presentar los datos recabados ya organizados y analizados:

Se espera que puedas dar una perspectiva objetiva de cómo se desarrollaron las actividades de cada etapa. Esto permite evaluar el desempeño de los empleados y revisar los errores:

La información y la evidencia reunida será el punto de partida para redactar los resultados y conclusiones de la presentación:

Seguidamente, debes preparar un borrador de las actividades que planean realizar en el futuro cercano, y que están relacionadas con el tema expuesto en la presentación:

Formatos para presentación de trabajo

Para facilitarte el proceso de creación de tu presentación de trabajo, a continuación te facilitamos un ejemplo y formatos para descargar gratis en PowerPoint o PDF. Escoge la plantilla del programa de tu preferencia (PowerPoint, OneDrive o Google Drive), agrega tu información y sigue nuestros consejos.

Instrucciones para los formatos de OneDrive (PowerPoint en Línea) y Google Drive:

Las plantillas de MilFormatos realizadas en estas plataformas solo se pueden editar al tener una cuenta de Microsoft o Google. Por favor, ten esto en cuenta antes de descargar tu formato. En caso de que no tengas una cuenta, regístrate para luego realizar estos pasos:

1. Clic sobre el botón “Descarga gratis” para abrir el formato.
2. En la siguiente pantalla, Google Drive te da la opción de hacer una copia, mientras que en OneDrive, debes ir a la esquina superior derecha y cliquear donde dice “guardar una copia”.
3. El formato se abrirá en la plataforma elegida y podrás comenzar a hacer todas las ediciones necesarias para tener una presentación de trabajo original.
4. Por último, compártele la presentación a quien quieras usando el enlace de Google Drive u OneDrive. También podrás descargarla en tu computadora en PDF o PowerPoint para enviar el archivo por correo y otros medios digitales.

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