El papeleo y las denominadas “tareas de oficina” de una empresa constituyen el pilar de las actividades diarias.
Esta serie de pequeñas asignaciones, como puede ser contestar llamadas, enviar y recibir documentos o realizar trámites, serán resueltas por un auxiliar administrativo.
Retomaremos las características que ya vimos en nuestra entrada sobre descripción de puestos, para realizar una versión para la posición de auxiliar administrativo.
Elementos de descripción de puesto auxiliar administrativo
Dedicado a mantener el eficiente funcionamiento de cualquier centro de trabajo, las funciones del auxiliar administrativo son muchas, y varían de acuerdo con el giro de la compañía y las necesidades específicas de cada departamento.
Aunque a primera impresión puede percibirse como un puesto sencillo y sin complicaciones, el perfil de la posición necesita, ante todo, una gran capacidad de organización, rápida respuesta y conocimiento sobre una gran variedad de trámites.
Para elaborar una descripción de puesto de auxiliar administrativo, es importante destacar los siguientes elementos:
- Nombre del puesto y su lugar en el esquema de la empresa
- Departamentos y personas a su cargo: en su faceta de auxiliar, es extraño que tenga personas a cargo, aunque si se da el caso, serían becarios, trainees o alguien con menos experiencia.
- Las funciones que abarcará pueden ser muy amplias, por lo que convendrá jerarquizar cuáles son las más importantes, de acuerdo al área en la que estará colaborando.
- Los conocimientos y habilidades también dependerán del departamento en que se vaya a desenvolver. Por ejemplo, el perfil de auxiliar administrativo en el área de contabilidad tendrá que saber sobre documentación fiscal.
Funciones específicas de un Auxiliar Administrativo
Como parte medular del engranaje de una compañía, las competencias del auxiliar administrativo le permitirán cumplir con funciones específicas en el ámbito administrativo y dentro de los canales de comunicación.
Dentro del gran abanico de responsabilidades del puesto, pueden calificarse de esenciales las siguientes:
- Labores cotidianas: envío de correos, administración de archivo, recepción de llamadas y toma de mensajes, fotocopiado de documentos y manejo de inventario de papelería.
- Entrega de materiales -correspondencia, paquetes, etc.- en los respectivos departamentos.
- Gestión de información del personal y almacenaje de información en los respectivos expedientes.
- Actualización de agenda de contactos y calendarios de reuniones y eventos.
- Funciones básicas en recepción: recibir invitados, atender a los visitantes y hacer preparativos para juntas.
- Redacción de documentos oficiales.
- Asistir al departamento de contabilidad en la preparación de facturas y el cálculo de presupuestos y gastos.
Ejemplo de descripción de puesto auxiliar administrativo
Abogados Fernández y Asociados
Fecha: 27 de Noviembre de 2017
Nombre del Puesto: Auxiliar Administrativo
Supervisado por: Director General
Jefe Inmediato: Supervisor Administrativo
Personas a Cargo: Becario administrativo
Objetivos del puesto
Colaborar con el supervisor administrativo para atender las necesidades diarias que surjan en los diferentes de los departamentos, contribuyendo con ellos al óptimo funcionamiento de los procesos administrativos de la empresa.
Funciones generales
- Elaboración de documentos (notificaciones, invitaciones, requerimientos).
- Recepción y cumplimiento de solicitudes de fotocopiado de archivos.
- Actualización de agenda de contactos.
- Asistir en el proceso de facturación mensual.
- Atender las llamadas durante el horario de oficina.
- Compra de boletos de avión y viáticos para reuniones externas.
Relación con otros departamentos
- Contabilidad, a través del jefe de área y asistentes contables, para el seguimiento de gastos corrientes.
- Gerente general, para la actualización de la agenda de reuniones del los integrantes del equipo.
Habilidades y Conocimientos
- Licenciatura y/o carrera técnica
- Al menos 1 año de experiencia en puesto similar. Conocimiento de procesos administrativos y alto nivel de organización.
- Conocimientos básicos de contabilidad, en especial con lo relacionado a generación y timbrado de factura electrónica.
- Habilidad para la gestión de inventarios y el control de uso de insumos. Documentación y almacenaje de formularios de solicitud de materiales.
Requisitos Generales
| Género: | M | F | Edad: +20 | Nivel de Estudios: | Licenciatura/carrera técnica | |||
| Título Universitario: | SÍ | NO | Certificaciones: | SÍ | NO | Vehículo propio: | SÍ | NO |
| Cambio de residencia: | SÍ | NO | Requiere viajar: | SÍ | NO | Horario Laboral: | L-V 9-18 hrs. | |
| Rango Salarial: | 6 mil/mes | |||||||
Formato descripción de puestos auxiliar administrativo
A continuación encontrarás un formato descargable para la correcta elaboración de una descripción de puestos para auxiliar administrativo. Puedes llenar los campos en blanco usando nuestro ejemplo como referencia.
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Me inclino ante la excelencia de este trabajo