PROGRAMA DE INDUCCIóN

por Redacción Milformatos el 28 de mayo de 2022

Actualizado el: 24/05/2022

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Cuando un nuevo miembro se incorpora a la organización, es importante contar con un buen proceso de integración. Lo anterior para que, el recién llegado, se sienta bien recibido y dentro de un entorno amigable. Una excelente manera de darle la bienvenida a los nuevos integrantes es con un programa de inducción.

En esta entrada te hablaremos de los detalles que debes conocer para elaborar un programa de inducción. Además, al final te dejaremos un ejemplo y una plantilla completamente editable para que la adaptes según tus necesidades. Todo lo anterior con la intención de ayudarte a facilitar la elaboración de esta importante herramienta.

Recuerda dejarnos un comentario y, si la información te resulta de utilidad, compartir esta entrada en tus redes, colegas y conocidos a quienes también pueda ayudarles.

¿Qué es un programa de inducción?

Un programa de inducción, también llamado con frecuencia onboarding, es el proceso inicial de adaptación para los nuevos miembros de una organización. Una buena integración sirve para fidelizar a los nuevos empleados, para hacerles sentirse parte de la organización y para ayudarles a ser productivos cuanto antes. Por lo tanto, el principal objetivo del onboarding es brindar al recién llegado los conocimientos necesarios para manejarse dentro de la empresa, e integrarse plenamente en su funcionamiento.

 

A menudo las instituciones pasan por alto la experiencia de incorporación de los nuevos miembros, lo cual con frecuencia ocasiona conflictos posteriores entre los nuevos integrantes y la organización.

Beneficios

Contar con una buena estrategia de bienvenida, con un programa de inducción bien estructurado, trae consigo considerables beneficios para la organización. Algunos de éstos son:

  • Mayor motivación y productividad. El empleado siente que es bien recibido en la empresa, le hace frente a los nuevos retos con mayor motivación, lo cual resulta en una mayor productividad.
  • Reducción de los periodos de adaptación. Todos los trabajadores necesitan superar una fase de adaptación a su nuevo puesto de trabajo. Sin embargo, esta puede reducirse si se le facilitan las cosas desde el primer minuto.
  • Mayor capacidad de retención del talento. A través de un programa de inducción los empleados se hacen una imagen positiva de la empresa y desarrollan un mayor compromiso corporativo.
  • Evita malentendidos y confusiones. La falta de información o la falta de acompañamiento a la llegada a la empresa suele provocar malentendidos.
  • Mejora del clima laboral. Cuando el trabajador se siente cómodo en la empresa desde sus comienzos en la misma, tienden a reducirse los conflictos laborales.

También podría serte útil para ampliar tu panorama sobre el onboarding y complementar tu programa de inducción, visitar nuestra entrada del manual de bienvenida.

Estructura de un programa de inducción

Los programas de inducción pueden diferir en su estructura y forma, dependiendo de las necesidades y estilo propios de cada organización. Sin embargo, independientemente de la estructura, suele llevarse a cabo con dos enfoques.

En primer lugar, se realiza una inducción general, con la cual la empresa facilita al nuevo integrante toda la información que podría necesitar para adaptarse a su nueva posición. La segunda fase consiste en una inducción mucho más específica, la cual suele contar con el apoyo de los superiores inmediatos del nuevo miembro; tiene la finalidad de ayudarle a asumir prontamente sus funciones.

A continuación te hablaremos en líneas generales, de lo que un programa de inducción debe abordar.

Recibimiento y firma del contrato

El primer día de una persona dentro de la organización, suele estar completamente dedicado a todos los aspectos burocráticos y legales. Sin embargo, es el momento perfecto para brindarle una buena bienvenida a la empresa.

Lo anterior se puede conseguir por medio de una carta de presentación o bienvenida, de tal manera que cada programa de onboarding cuenta con sus propias particularidades, adaptándose a cada integrante.

Información general y dudas frecuentes

En este apartado es donde se brindará al nuevo personal todos los detalles relacionados con la empresa. Éstos pueden ser: horarios, vías de contacto, profundizar en las prestaciones y beneficios que ofrece la organización, etc. Será conveniente que en esta etapa se aborden las primeras dudas que le surjan al nuevo integrante.

Presentación de la empresa y departamento

Esta parte ya corresponde a la segunda fase, donde se lleva a cabo una inducción más específica. La persona responsable del programa de inducción, guiará al nuevo empleado por las instalaciones de la empresa, le expondrá el funcionamiento de la compañía y le hará un primer acercamiento a su nuevo departamento o área de trabajo.

Integración al equipo

Es, quizá, una de las partes más importantes del programa, ya que si no se lleva a cabo adecuadamente, puede atraer dificultades en el proceso de adaptación. Contar con el apoyo de empleados de más antigüedad y experiencia será un factor clave para la sana integración del nuevo miembro del equipo.

Formación específica

Normalmente cuando alguien se integra a un nuevo puesto adquiere nuevas responsabilidades y actividades. Por eso, la gran mayoría de nuevos trabajadores requiere de una formación más específica, de tal manera que pueda reforzar los conocimiento que ya tiene o ayudar a adquirir nuevas habilidades necesarias para la posición.

La mejor herramienta para esta etapa es, quizá, un software de formación. Sin embargo, si no se cuenta con ello, un empleado con más antigüedad y experiencia en el puesto suele realizar el trabajo de profesor o capacitador. Cubrir esta necesidad de aprendizaje es clave para los nuevos integrantes del equipo, ya que ayuda a facilitar su adaptación al puesto.

Seguimiento constante

Después de la plena integración de los nuevos miembros, es importante dar seguimiento a sus opiniones e inquietudes, así como de todo aquel personal que haya cumplido la función de guía o capacitador. Con base en los comentarios de ambas partes, cabe la posibilidad de que se tenga que retomar alguna de las fases del programa. Lo anterior es necesario aunque el empleado parezca completamente integrado a la organización.

Cómo hacer un programa de inducción

Como ya te hemos comentado anteriormente, cada programa de inducción será único, pues se adaptará a las necesidades de cada organización. Sin embargo, en esta sección trazaremos un esquema general que pueda ayudarte a hacer el tuyo.

Uno de los aspectos más importantes en un programa de inducción es que resulte atractivo visualmente. Para esto existe una gran cantidad de herramientas que te ayudarán a cumplir con la parte del diseño, se trata de herramientas de paga como las ofrecidas por Adobe, por ejemplo: InDesign. También existen herramientas de código abierto como Scribus, así como opciones online, por ejemplo: Canva.

Ejemplo de un programa de inducción

 

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BIENVENIDO A

CREATIVE BOX

El lugar donde la realidad y el imaginario son el mismo lugar.

PROGRAMA DE INDUCCIÓN


Durante tu primera semana como parte del equipo de creative box, trabajaremos hombro con hombro para que tu integración a la compañía sea una experiencia agradable y te haga sentir parte de una cálida familia. Para ello hemos diseñado un programa que te acercará a los demás miembros y te ayudará a encontrar y adaptar tu lugar de trabajo para que se convierta en una zona confortante para ti.


PROGRAMA SEMANAL

DÍA 1

  • Bienvenida por parte de RRHH
  • Firma de contrato
  • Plática de recibimiento con Miguel Márquez, nuestro CEO.

Este día puedes aclarar todas las dudas que tengas sobre tu nueva familia, tu papel dentro de ella, las normas que seguimos todos los miembros y los increíbles beneficios que disfrutan todos los integrantes de la familia.

DÍA 2

  • Visita guiada por las instalaciones de la empresa.
  • Primer acercamiento a tu equipo y presentación de tus superiores inmediatos y compañeros.

Este día conocerás a los miembros de la familia que estarán más cercanos a ti. Conocerás a tu superior inmediato y a quienes serán tus guías durante tu capacitación e integración.

DÍA 3

  • Evaluación inicial
  • Curso de inducción
  • Evaluación final

Este día serán evaluadas tus habilidades y conocimientos previos. Tomarás un curso de inducción en donde éstos serán reforzados y se te proporcionarán nuevas herramientas, que serán útiles para desenvolverte según las metodologías de la compañía. Al terminar el curso de inducción se te realizará una evaluación final, para reafirmar que te encuentras preparado.

DÍA 4

  • Labores guiadas (sombra).
  • Comida de bienvenida con todo el equipo de tu área.

Este día lo pasarás completamente observando las actividades realizadas por tu guía y aprenderás de él. Podrás darle claridad a todas las dudas que tengas y podrás terminar de entender las herramientas y metodologías que deberás seguir permanentemente en tus labores. Al final del día será organizada una comida con todo el equipo de tu área para darte la bienvenida y ayudar a integrarte aún más al equipo.

DÍA 5

  • Integración a tus labores.

Recuerda que siempre puedes acercarte a la gente de RRHH si necesitas algo. De igual manera, tu superior directo estará encantado de poder ayudarte en aquello que le sea posible. No temas hablarnos de tu experiencia como parte de esta nueva familia.


¡BIENVENIDO!

Formato de programa de inducción

A continuación dejaremos a tu absoluta disposición un ejemplo y formatos en PowerPoint, Google Drive y OneDrive que te ayudarán a dar mayor claridad a lo ya expuesto en esta entrada, para que las adaptes según las necesidades de tu programa.

Sin embargo, en el caso de Google Drive y OneDrive, es importante que consideres lo siguiente antes de usar los formatos:

  1. Necesitas una cuenta de Google o Microsoft, dependiendo de la plataforma donde editarás el formato.
  2. Haz clic en el botón de descarga de la plantilla que te gustó y luego selecciona la opción de “Hacer una copia” para poder editarlo.
  3. Agrega el contenido que deseas, cambia el diseño y personaliza como quieras tu programa de inducción.
  4. Cuando esté listo, podrás descargarlo en PDF, imprimirlo y compartirlo en medios digitales.
Formato de programa de inducción
Formato de programa de inducción
Descarga Gratis Formato de Programa de Induccióndescarga el formato

Nota aclaratoria sobre afiliados: Milformatos.com participa en el programa de afiliados de Canva y puede recibir comisiones por la suscripción de los usuarios a dicha plataforma.”

ejemplo de programa de induccion
Ejemplo de programa de inducción

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Formato de programa de induccion en power point
Formato de Programa de Inducción en Power Point

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