Vigilar, coordinar y gestionar todas las órdenes de compras de una compañía, siempre en apego a las políticas internas y en estrecha colaboración con el departamento financiero será la principal tarea de la posición de compras.
Tal vez pareciera muy sencillo elaborar una lista de insumos y completarla, sin embargo, la posición de compras va más allá. A fin de conocer más al respecto, conoceremos más del cargo, tomando las bases de nuestro artículo sobre descripción de puestos el cual puedes consultar a continuación.
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Elementos de descripción de puestos compras
Tal como acabamos de mencionar, el departamento de compras se encargará de adquirir los materiales necesarios para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Además, siempre tendrá como principal opción buscar a los proveedores que ofrezcan la mejor relación costo-beneficio.
Asimismo, y con base a un registro del uso de recursos de cada parea, el equipo de compras determinará los lapsos en que se realizará el aprovisionamiento, en qué cantidades -dependiendo de la temporada o el contexto-, y elaborará una lista de distribuidores alternos para que, en caso que el principal falle en el abasto de materiales, se tenga una segunda o tercera opción.
No menos importante será el manejo de los gastos menores o “caja chica”, que aunque en primera instancia parecen no significar un desembolso considerable, en su conjunto y el día a día pueden convertirse en una figa de capital si no se administran de manera adecuada.
A la hora de llenar un formato de descripción de puesto de la posición de compras, deberemos tomar en cuenta lo siguiente:
- Nombre del puesto y su lugar en el organigrama. El puesto de compras puede estar dirigido por un superviso de compras, y en niveles superiores, tener bajo su cargo a auxiliares o perfiles jr.
- Estará en pleno y permanente contacto con el departamento contable, para la comprobación de gastos y la entrega de facturas y/o comprobantes.
- Las habilidades básicas son la organización y el seguimiento, mientras que las particulares dependerán del ramo en que se desenvuelve la empresa y el área de conocimientos de la persona que ocupa en puesto.
Funciones específicas compras.
A saber, las principales funciones del encargado de compras serán las siguientes:
- Adquisición de materiales. Compra de los recursos y servicios imprescindibles para el funcionamiento de la compañía en todos sus niveles. En empresas de ventas minoristas, vigilará que la oferta al consumidor reste siempre disponible.
- Vigilancia de precios. El equipo de compras se cerciorará que se consigan los productos de mejor calidad al mejor precio posible, aplicando de ser necesarios tácticas de negociación con proveedores y una búsqueda exhaustiva de más de una opción de distribuidor.
- Fortalecimiento de relaciones con proveedores. Mediante el seguimiento de los pedidos, la realización de pagos en tiempo y forma, resolución de problemas de calidad, devoluciones, detección de faltantes y otro tipo de situaciones que pudieran presentarse. Del mismo modo, dará retroalimentación sobre las necesidades de la compañía, con el objetivo de que los proveedores se sensibilicen a la introducción de nuevos productos.
- Vigilará que se cumpla el adecuado proceso para cualquier tipo de adquisición. Sin importar el departamento de donde se realice la compra, ésta se debe apegar estrictamente a las políticas de la empresa, es decir, seguir los pasos administrativos hasta la aprobación del gasto.
- Labores administrativas y contables. Para la solicitud, generación y entrega de órdenes de compra, tickets y facturas al área financiera. Esto facilitara que los adeudos se cumplan en el plazo estipulado, y que ocurra los mismo con la entrega de los artículos o servicios comprados.
Ejemplo descripción de puestos compras
Clínica Veterinaria Bioscan
Fecha: 18 de noviembre de 2017
Nombre del Puesto: Compras
Supervisado por: Director General
Jefe Inmediato: Gerente de Compras
Personas a Cargo: Becario administrativo
Objetivos del puesto
Gestionar conforma a las políticas de la empresa la compra de insumos. Buscar proveedores a nivel nacional para el abastecimiento del almacén general que surte a las 4 sucursales, así como todo aquel insumo necesario para la operatividad de la clínica.
Funciones generales
Búsqueda de proveedores
Levantamiento de pedidos
Evaluación de calidad de los insumos adquiridos
Recepción de solicitudes de material
Generación de órdenes de pago
Seguimiento a los procesos de pago y recepción
Evaluación de inventario
Relación con otros departamentos
Dirección de le empresa, en reuniones mensuales para conocer el estatus del inventario en bodegas y reporte de gastos.
Departamento contable, a través de juntas semanales para la entrega de facturas y el seguimiento a gastos y presupuesto.
Jefes de área, para conocer y recibir las solicitudes de insumos faltantes.
Habilidades y experiencia
Al menos 2 años en puestos similar. Habilidad para levantar y organizar pedidos. Conocimientos avanzados de hojas de cálculo y bases de datos.
Experiencia en el trato con proveedores. Habilidad para negociar presupuestos y tiempos de entrega, así como el fortalecimiento de relaciones públicas.
Conocimientos básicos de facturación. Manejo de software de facturación electrónica y sobre trámites ante las autoridades hacendarias.
| Género: | M | F | Edad: | +25 | Nivel de Estudios: | Licenciatura | ||
| Título Universitario: | SÍ | NO | Certificaciones: | SÍ | NO | Vehículo propio: | SÍ | NO |
| Cambio de residencia: | SÍ | NO | Requiere viajar: | SÍ | NO | Horario Laboral: | 9 – 18 hrs. | |
| Rango Salarial: | 15 – 18 mil/mes | |||||||
Formato de descripción de puestos para compras
A continuación encontrarás un formato descargable para la elaboración de descripción de puesto de compras. Puedes usar nuestro ejemplo para llenarlo con la información de tu empresa.
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