Pilar en cualquier tipo de organización, el puesto de secretaria es uno de los más representativos en el ámbito empresarial. Desempeña una multitud de tareas relacionadas al ámbito administrativo, y en ocasiones, también del personal de la persona sobre la que está a cargo.
A continuación, elaboraremos una descripción de puesto de secretaria, tomando como base las características del documento que vimos en entradas anteriores. Al final encontrarás un enlace para descargar un formato en blanco, el cual podrás llenar con la información que requieres.
Elementos descripción de puestos secretaria
Los elementos de la descripción de puesto de secretaria siguen aquellos de la descripción de puestos general. Puedes revisar los elementos generales de la descripción de puestos en nuestra entrada general sobre este tema, ahí encontrarás consejos y elementos que no te pueden faltar en tu descripción.
https://milformatos.com/empresas-y-negocios/descripcion-de-puestos/
Si bien gracias a su popularidad y tradición la posición de secretaria está envuelta de infinidad de clichés, ya en el terreno profesional sus tareas se encaminan a facilitar las labores de los mandos ejecutivos y/o gerenciales, bajo a los que generalmente están subordinados.
A fin de evitar caer en ambigüedades y delinear a la perfección las funciones y competencias necesarias del cargo, conviene tomar en cuenta los siguientes elementos al momento de redactar la descripción del puesto.
- Nombre del puesto y cargo que ocupa. Es importante señalar a qué área o ejecutivo en específico está asignada, ya que dará un seguimiento puntual y casi personal a la agenda de actividades.
- Personas a las que supervisa. Puede que coordine a un asistente de rango inferior, aunque es común que trabaje sola.
- Sus funciones específicas se definen en función del departamento al que sirve, sin embargo, en un panorama general, abarcan la atención de comunicaciones -llamadas, correos, ect.- papeleo, elaboración de documentos, organización de actividades, y en algunos casos, seguimiento de proyectos.
- Las habilidades y conocimientos base de una secretaria son una elevada capacidad de organización y atención a los detalles.
Funciones específicas de una secretaria
Pasemos a conocer ahora las funciones específicas de una secretaria. La inclusión de nuevas tecnologías, el cambio en el modo de operar de las empresas y las nuevas prácticas y filosofías laborales han terminado por modificar el concepto que se tenía de las secretarias.
Ya no basta contener una habilidad extraordinaria para la redacción o para atender los asuntos de su jefe. Puede decirse que en las empresas que apuntan al crecimiento, ya se habla y busca ocupar la plaza con una secretaria ejecutiva.
En la actualidad, las funciones de una secretaria pueden definirse así:
- Canal de comunicación. Atenderá llamadas telefónicas y tomará nota de los mensajes que se dejen. Además, atenderá a los visitantes que tenga la oficina y los integrará mientras son atendidos.
- Redactará documentos y comunicaciones a nombre de la empresa, y muchas veces también en el de su jefe.
- Ayudará a organizar y gestionar la agenda de sus o sus superiores, ayudándoles a organizar y jerarquizar las actividades.
- Elaborará los documentos que le soliciten en distintos formatos, como hojas de cálculo, memos, formatos y cartas. Del mismo modo, manejará bases de datos de la empresa y extraerá información de la misma.
- Usará software especializado a un nivel básico. Esto para los casos en que se desenvuelva en departamentos que necesitan conocimientos determinados. Por ejemplo, en un despacho de contabilidad será útil saber de programas de facturación, o en una oficina de diseño nociones de aplicaciones para edición de imágenes.
- Organizar reuniones y conferencias, administrando los recursos disponibles -computadoras, micrófonos, proyectores entre otros.
- Estructurar el archivo de documentos, con el objetivo de que los directivos o quine solicite información no tenga problema para encontrar los datos que necesita.
Ejemplo de descripción de puesto secretaria
Servicios Administrativos Integrales
Fecha: 16 de Noviembre de 2017
Nombre del Puesto: secretaria ejecutiva
Supervisado por: Director General
Jefe Inmediato: Gerente General
Personas a Cargo: asistente de dirección
Objetivos del puesto
Asistir al director general en sus tareas diarias, particularmente en labores administrativas y organización y seguimiento de agenda laboral.
Funciones generales
Elaboración de oficios y documentos empresariales.
Contestar llamadas dirigidas a la dirección general.
Organización de reuniones en las oficinas de la empresa.
Confirmación de citas y reuniones agendadas con anterioridad.
Seguimiento y facturación de gastos emanados del director general.
Actualización semanal del archivo de documentos asociados a la dirección general.
Relación con otros departamentos
Dirección de le empresa, de manera diaria y permanente, para conocer y atender las necesidades que surgen al momento.
Contabilidad, a través del jefe de área y auxiliares contables, para reportar gastos.
Habilidades y Conocimientos
Licenciatura y/o carrera técnica.
4 años de experiencia en puesto similar. Habilidad para atender y seguir puntualmente un calendario prestablecido de actividades. Manejo de software para gestión de actividades.
Experiencia en la construcción y mantenimiento de relaciones públicas.
| Género: | M | F | Edad: | +25 | Nivel de Estudios: | Carrera Técnica | ||
| Título Universitario: | SÍ | NO | Certificaciones: | SÍ | NO | Vehículo propio: | SÍ | NO |
| Cambio de residencia: | SÍ | NO | Requiere viajar: | SÍ | NO | Horario Laboral: | 9 – 19 hrs. | |
| Rango Salarial: | 9 – 11 mil/mes | |||||||
Formato de descripción de puestos para contador
A continuación encontrarás un formato descargable para la elaboración de descripción de puesto de secretaria. Si no sabes cómo llenar algún campo, consulta el ejemplo de arriba, o alguno otro de nuestros artículos de la lista.
Muchas gracias por compartirnos las descripciones me sirvió de mucho ¡ha! también las plantillas.
Sigan así!