OFICIO DE SOLICITUD DE VIáTICOS

Existen actividades dentro de las organizaciones, que requieren la movilización del personal de las instalaciones de la empresa. Cuando esto ocurre, es necesario disponer de presupuestos o recursos para solventar los gastos que se generarán por la ejecución de dichas tareas, que van desde transporte, hasta alimentación y hospedaje. Un documento relacionado con este trámite que es un tipo de Oficio de Petición, este es el Oficio de solicitud de viáticos.

Sigue leyendo este artículo y te mostraremos:

• ¿Qué es un oficio de solicitud de viáticos? y en qué casos se utiliza.
• Sus elementos principales y cómo elaborarlos.
• Formatos y ejemplos de fácil edición y acceso para crear el tuyo.

¿Qué es el oficio de solicitud de viáticos?

De igual forma, que los oficios de solicitud. Es un documento de petición formal, mediante el cual se solicitan los recursos necesarios para el transporte, alimentación y hospedaje, para los empleados cuando se incurre en cambios de locación para ejecutar sus labores.

Puede ser generado, en cualquier nivel de la organización, siempre y cuando el traslado o movilización del personal sea por motivos laborales.

Cabe resaltar, que dentro de las organizaciones, debe existir presupuesto para este tipo de situaciones, asociadas al desarrollo de proyectos y actividades del negocio.

Tipos de oficio de solicitud de viáticos

Varían según el tipo de viático, alcance de la actividades a realizar y la frecuencia de solicitud. Clasificándolos de la siguiente manera, Oficio de solicitud de viáticos:

• Habituales o permanentes.
• Ocasionales.
• Accidentales.

¿Para qué sirve?

En este caso, permiten identificar y solicitar los gastos requeridos por motivo del desempeño de las actividades laborales, cuando estas exigen ausentarse del lugar de residencia para ejecutarlas.

Elementos del oficio de solicitud de viáticos

Al igual que otros oficios, se constituye por los siguientes elementos:

• Lugar y fecha. Ubicación y fecha exacta de elaboración.
• Codificación. Es el número de control establecido para el registro y archivo de las solicitudes.
• Destinatario. A quien se dirige la solicitud; debe indicar nombre, organización o departamento y cargo que ocupa.
• Motivo. Solicitud de viáticos
• Descripción. Indicar de que se requiere, justificando porqué y para qué. Señalar, a que proyecto o actividad esta relacionada la solicitud.
• Remitente. Datos de quien elabora la solicitud, nombre de la empresa y cargo que ocupa. Además de incluir información de contacto, correos y número de teléfono.

¿Cómo hacer un oficio de solicitud de viáticos?

Es recomendable, seguir los siguientes pasos para elaborar el oficio de forma eficiente.

1.- Indicar codificación, fecha y lugar

Inicialmente, fijamos una codificación que permita el seguimiento del documento, así como el registro y archivo de todos los oficios solicitud. De igual manera, la fecha y lugar de elaboración.

2.- Señalar destinatario

En segundo lugar, indicamos el nombre, apellido y cargo de la persona a la cual va dirigida la solicitud.

3.- Indicar motivo de la solicitud

Seguidamente, redactamos el cuerpo del oficio. En esta sección, mostramos de forma clara y precisa, que se requiere, para que actividades y en que fecha. Esto permitirá la gestión adecuada de los recursos, y la respuesta oportuna de los requerimientos. Es importante, soportar esta información de ser requerido, con cotizaciones, planificación de las actividades, y cualquier otro detalle relevante.

5.- Mostrar información del remitente

Para concluir, señala los datos personales y firma de quien elabora la solicitud. Así mismo, se debe señalar indica la información de contacto, donde se pueda recibir la respuesta.

Ejemplo de oficio de solicitud de viáticos

Te incluimos un ejemplo práctico para que visualices como elaborar una solicitud de este tipo.

Formato de oficio de solicitud de viáticos

Finalmente, acá tienes los links de descarga de nuestros formatos gratuitos.

Para el caso del formato en Google Drive debes de tener una cuenta de Google y seguir las siguientes instrucciones:

1. Hacer clic en el botón de descarga, te llevará a una pantalla en donde deberás acceder a tu cuenta.
2. Te preguntará si deseas hacer una copia del documento, elige la opción “hacer una copia”.
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