ORDEN DE SERVICIO

¿Qué es una orden de servicio?

Es un documento similar a la orden de trabajo que sirve para registrar la emisión de un servicio y como comprobante tanto para un cliente como para el proveedor. En él se asientan los detalles del servicio, como fecha de emisión, costos desglosados, fecha de entrega y condiciones de pago.

Puede ir firmado tanto por el cliente como por el proveedor para constar de conformidad. La orden contiene los datos generales tanto del proveedor como del cliente, con esto nos referimos a: RFC, dirección, teléfono y correo electrónico. Contar con esta información facilita el proceso de facturación, además de la seguridad de ambos pues los involucrados tienen los datos del otro para cualquier aclaración posterior.

En el documento se describe a detalle el servicio que se brinda, el costo unitario, subtotal, impuestos y total a pagar, además de las condiciones en que se entregará y pagará.

Finalmente cada orden debe tener un folio para control del proveedor e incluso del cliente. Lo anterior ayuda al personal administrativo a conocer el servicio que ha contratado cada cliente facilitando así su trabajo.

Elementos de una orden de servicio

Una orden de servicio debe contener:

• Fecha de expedición del documento.
• Datos generales del cliente, con esto nos referimos a la razón social, RFC, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos generales del proveedor, es decir, razón social, RFC, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Cantidad de servicios solicitados, se debe especificar en unidades.
• Descripción de las características del servicio que se brinda.
• Precio unitario, subtotal, impuestos y precio total.
• Observaciones en las que se especifican aspectos importantes para ambas partes como lugar, fecha y hora en que el proveedor se compromete a brindar el servicio, forma de pago, etcétera.
• Nombre y firma del cliente y del proveedor.

¿Cómo hacer una orden de servicio en Word o Excel?

Los pasos para redactar una orden de servicio son los siguientes:

1. Para iniciar, se coloca la fecha en que se redacta el documento y el folio que le corresponde, de esta forma podrás asignar un folio a cada empleado y así utilizar este documento para asignar actividades.
2. Redacta tus datos generales y solicita a tu cliente los suyos. Estos datos además de funcionar como contacto para brindar el servicio, pueden facilitar el proceso de facturación más adelante, con estos datos nos referimos a razón social, RFC, dirección, teléfono y correo electrónico.
3. Específica en unidades la cantidad requerida, realiza una descripción de las características del servicio que brindarás y coloca el precio unitario del servicio.
4. Obtén el subtotal sumando los precios unitarios y calcula los impuestos correspondientes (para México el 16% correspondiente al I.V.A.). Suma el subtotal y los impuestos para obtener el total a pagar.
5. Las observaciones se redactan con las condiciones de entrega y de pago que, tanto el cliente como el proveedor, deben acatar. Por ejemplo, cuántos días tiene el proveedor para brindar el servicio, si el cliente deberá efectuar el pago en efectivo, con cheque o mediante transferencia, en pagos o en una sola exhibición, hasta dónde termina la responsabilidad del proveedor, etcétera.
6. Finalmente firma el documento y pide a tu cliente que lo firme también, para que ambos queden respaldados por las especificaciones de la orden de servicio.
7. Quédate con una copia del documento para uso posterior y entrega el original al cliente.

Formato de una orden de servicio

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