Una orden de trabajo tiene como objetivo principal comunicar los diferentes departamentos de una empresa sobre las actividades por realizar en torno a un trabajo específico. Ayudan a ejecutar coordinadamente una actividad y a que todos en la organización tengan conocimiento de las tareas que se llevarán a cabo.
A lo largo de este post te explicaremos a detalle en qué cosiste este formato, el paso a paso para elaborarlo, así como su contenido, además te dejaremos en ejemplo de este documento y nuestro formato de orden de compra descargable.
¿Qué es una orden de trabajo?
Es un documento que sirve para compartir información entre los diferentes departamentos de una empresa sobre un trabajo en específico por realizar. Es emitido por la persona responsable de un departamento y va dirigido a otros departamentos internos en la empresa con el objetivo de informar, solicitar colaboración o aprobación.
Generalmente contiene la descripción de las actividades que deben ser ejecutadas, sin embargo, en ocasiones también incluye importes si es necesario incurrir en costos, especialmente cuando se requiere la aprobación por parte del departamento de finanzas para llevar a cabo la actividad.
Elementos de una orden de trabajo
Contenido de una orden de trabajo:
- Datos de identificación de la empresa, con esto nos referimos al logo, nombre de la empresa, descripción de la empresa y contacto.
- Número de orden de trabajo.
- Descripción del trabajo a realizar.
- Información de quien emite la orden de trabajo como departamento, responsable y datos de contacto.
- Fecha en que se emite la orden de compra.
- Descripción de las actividades.
- Desglose de costos incurridos.
¿Cómo hacer una orden de trabajo?
Paso a paso para realizar correctamente una orden de trabajo:
- Para iniciar, debes membretar o personalizar tu formato de orden de trabajo, incluye nombre y logo de la empresa, dirección, teléfono y correo electrónico.
- Es importante que asignes un folio o número a cada orden de trabajo para llevar un control interno.
- Describe el trabajo a realizar, así como a qué departamentos va dirigida la orden de trabajo y con que propósito.
- Redacta el nombre de departamento, así como el nombre y puesto de la persona responsable de emitir la orden de trabajo y sus datos de contacto para cualquier aclaración.
- Define el número de actividades o de horas de trabajo en la columna cantidad.
- Posteriormente describe a detalle cada una de las tareas que deberán llevarse a cabo.
- Por último, coloca los importes unitarios y totales que deberán cubrirse para cada actividad.
- Finalmente calcula el subtotal de costos más impuestos para obtener el total.
- Comparte la orden de trabajo con los departamentos correspondientes.
Ejemplo de una orden de trabajo
Consultora Loreto
Servicio de Consultoría Laboral
Av. Carranza No. 1500 Col. Centro.
Tel. 2 11 28 15, [email protected]
| No. de Orden de Trabajo | 0001 |
Trabajo: Capacitación sobre consultorías a empresas del ramo industrial para el personal de ventas.
La presente Orden de Trabajo se dirige al personal del departamento de Ventas para que conozcan las actividades por realizar y al personal del departamento de finanzas para informarles sobre los costos en los que se incurrirán en espera de su aprobación.
| Departamento | Fecha | |
| Departamento de Ventas | (20/06/2019) | |
| Responsable | Correo electrónico | Teléfono |
| Lic. Norma Cárdenas Pérez, Encargada del Departamento de Ventas. | [email protected] | 2 11 28 15 Ext. 3 |
| Cantidad | Descripción de actividades | Importe Unitario | Importe Total |
| 1 | Elaboración del material de difusión del programa de capacitación, como folletos, mamparas, medios digitales, etcétera. | $2,500.00 | $2,500.00 |
| 1 | Difusión interna del programa de capacitación. | $1,000.00 | $1,000.00 |
| 1 | Elaboración del material necesario para llevar a cabo el programa de capacitación, como presentaciones, encuadernados, material didáctico, etcétera. | $5,500.00 | $5,500.00 |
| 1 | Contratación de expertos en materia para llevar a cabo el programa de capacitación. | $12,000.00 | $12,000.00 |
| 1 | Planeación de visitas a la zona industrial para llevar a cabo la parte práctica del programa de capacitación. | $3.500.00 | $3.500.00 |
| 1 | Ejecución del programa de capacitación. | $2,000.00 | $2,000.00 |
| 1 | Planeación y ejecución de la ceremonia de clausura del evento. | $4,500.00 | $4,500.00 |
| Subtotal | $31,000.00 | ||
| I.V.A. | $4,960.00 | ||
| Total | $35,960.00 |
Formato de una orden de trabajo
Si quieres realizar una orden de trabajo para tu empresa puedes descargar nuestro formato de Orden de Trabajo GRATIS para rellenar con tus datos.
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