PLAN DE TRABAJO

por Redacción Milformatos el 30 de mayo de 2019

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Actualizado el: 23/09/2020

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Si estás buscando hacer un plan de trabajo has llegado al lugar correcto, pues aquí te daremos una guía completa y detallada para realizar este documento esencial para la ejecución de un proyecto especifico en nuestra empresa.

Si necesitas redactar uno de estos documentos, pero no sabes cómo hacerlo nosotros te ayudamos.  Aquí te explicamos, qué es y cómo se hace un plan de trabajo. También te daremos un ejemplo del documento e incluso, al final de este artículo dejamos para ti un formato de plan de trabajo para descargar completamente gratis.

¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo sirve como referencia cuando se quiere realizar un proyecto en una empresa y en necesario alcanzar un objetivo.

 

Este documento permite ordenar y sistematizar la información para realizar un trabajo administrando los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos eficientemente.

Nos ayuda a concretar ideas respecto a qué queremos lograr, cómo vamos a lograrlo, cuánto tiempo nos llevará, qué necesitamos y quiénes llevarán a cabo el proyecto.

Elementos de un plan de trabajo

 

Para tener un plan de trabajo completo debemos incluir lo siguiente:

  • Título del proyecto que debe definir perfectamente lo qué vamos a realizar.
  • Descripción del proyecto a realizar, para esto indicamos por qué es necesario realizar este trabajo, cuál es nuestra visión y quienes se verán beneficiados.
  • Acciones por realizar, o sea, la descripción de las tareas que debemos ejecutar.
  • Tiempo de ejecución, para lo que se necesita la elaboración de un cronograma que nos permita visualizar el tiempo que dedicaremos a cada acción.
  • Estrategias por implementar, con esto nos referimos a lo que haremos para cumplir con los objetivos.
  • Participantes del proyecto, por ejemplo nombre y puesto de las personas o áreas de la empresa que colaborarán.
  • Responsables de las acciones, incluyendo nombre, puesto y firma del responsable de cada acción. Esto debe de quedar muy claro.
  • Recursos necesarios, tales como humanos, financieros, materiales y/o tecnológicos que necesitamos para llevar a cabo el trabajo.
  • Objetivos generales y específicos, en otras palabras, lo que vamos a conseguir con nuestro proyecto.
  • Indicadores de cumplimiento, por lo general expresado en porcentajes que nos aseguran que cumplimos con las metas establecidas.
  • Fecha de aprobación y de revisión próxima.
  • Nombre, puesto y firma de quien autoriza.

¿Cómo hacer un plan de trabajo?

Los pasos para redactar correctamente un plan de trabajo son los siguientes:

  1. Para iniciar, definimos correctamente el título de nuestro proyecto, esto nos sirve como base para comprender dónde se encuentra la empresa y hacia dónde quiere llegar.
  2. Describimos el proyecto a realizar en la empresa, explicar por qué queremos ponerlo en marcha, qué necesidades vamos a satisfacer y cuál es nuestra visión del trabajo.
  3. Elaborar una lista las tareas que llevaremos a cabo durante la realización del proyecto, es decir, del proceso que guiará nuestro trabajo.
  4. Diseñamos un cronograma indicando el tiempo que nos tomará concluir cada una de las acciones. De esta manera, indicamos en color azul el tiempo planeado, con verde si la actividad se realizó en el periodo acordado o rojo si existió algún contratiempo.
  5. Redactamos en forma de lista y en orden de importancia las estrategias que implementaremos para lograr los objetivos de nuestro proyecto, básicamente esto es qué haremos para lograr lo que queremos.
  6. Detallamos quienes serán los principales involucrados en el proyecto, áreas y puestos, así como la forma en que se verán beneficiados.
  7. Especificamos quien es el responsable de cada acción agregando los nombres, puestos y firmas correspondientes.
  8. Debemos describir los recursos que vamos a requerir durante la ejecución del proyecto y de ser necesario incluir un presupuesto.
  9. Se mencionan los objetivos generales y específicos de nuestro proyecto, que son a largo y a corto plazo respectivamente.
  10. Enlistamos los indicadores que nos permitirán saber si estamos cumpliendo con el alcance de objetivos, generalmente se expresan en porcentajes.
  11. Colocamos la fecha en que fue aprobado el plan de trabajo y estipulamos una fecha próxima para revisión.
  12. Para dar validez y formalidad al documento incluimos nombre, puesto y firma de quien autoriza el documento, se hace responsable y puede realizar modificaciones.

Plan de Trabajo Ejemplo

Plan de Trabajo: Mejora de Servicio al Cliente

Recientemente el porcentaje de quejas del departamento de servicio al cliente han aumentado, por lo que es necesario mejorar  esta área de la empresa. La forma en que nuestros clientes se sienten atendidos es fundamental para mantener un buen posicionamiento en el mercado y mantener o incrementar el nivel de ventas.

Acciones por realizar

  • Análisis y clasificación de las quejas recibidas. Para conocer el origen del problema, debemos identificar las principales quejas que los clientes manifiestan del departamento y elaborar un reporte con esta información.
  • Propuestas de solución. Una vez identificados los problemas en el departamento se deberán hacer propuestas para mejorar la situación.
  • Evaluación de propuestas. Debemos valorar los posibles resultados o consecuencias de implementar cada una de las propuestas de solución.
  • Selección de propuestas. Finalmente elegimos las soluciones más adecuadas para el departamento.
  • Implementación de propuestas: El encargado del departamento de servicio al cliente deberá implementar las propuestas seleccionadas.
  • Preparación de personal. Se deberá capacitar y motivar al personal responsable de llevar a cabo la implementación de propuestas.
  • Evaluación de resultados. Se abrirá un periodo para encuestar a los clientes y corroborar que haya una reducción en el porcentaje de quejas.

 

Tiempo de ejecución

Acciones por realizar Ene Feb Mar Abr May Jun
Análisis y clasificación de las quejas recibidas.
Propuestas de solución
Evaluación de propuestas
Selección de propuestas
Implementación de propuestas
Preparación de personal
Evaluación de resultados

 

Estrategias por implementar

  1. Evaluación del servicio por parte de los clientes al iniciar y finalizar el proyecto.

Participantes del proyecto

Para el proyecto participará principalmente el departamento de servicio al cliente, sin embargo, el personal de recursos humanos apoyará en la capacitación y motivación de personal para asegurar que el proyecto se desarrolle con éxito.

Responsables de las acciones

Acciones por realizar Responsable Puesto Firma
Análisis y clasificación de las quejas recibidas. Lic. Carlos López Gerente General
Propuestas de solución Lic. Carlos López Gerente General
Evaluación de propuestas Lic. Carlos López Gerente General
Selección de propuestas Lic. Carlos López Gerente General
Implementación de propuestas Lic. Fernanda Pérez Encargada de Servicio al Cliente
Preparación de personal Lic. Luis Salazar Encargada de Recursos Humanos
Evaluación de resultados Lic. Carlos López Gerente General

 

Recursos necesarios

Humanos: Participará el Gerente General, la Encargada de Servicio al Cliente y el personal del departamento y el Encargado de Recursos Humanos y el personal del departamento.

Financieros: No se requerirán recursos financieros adicionales.

Materiales: Instrumentos de evaluación y encuestas a clientes.

Tecnológicos: No aplica para este proyecto.

Objetivos generales y específicos

General:

  • Disminuir las quejas para el departamento de servicio al cliente en un 30% en seis meses.

Específicos:

  • Aumentar los indicadores de desempeño del departamento de servicio al cliente en un 5% durante la duración del proyecto.
  • Mejorar el nivel de satisfacción de nuestros clientes respecto al servicio.

Indicadores de cumplimiento

Disminución del 30% en quejas para el departamento de servicio al cliente.

 

Fecha de aprobación: 15 de mayo de 2019

Revisión próxima: 15 de junio de 2019

 

Autoriza

Lic. Carlos López

Gerente General

 

Plan de Trabajo Formato

Si necesitas un plan de trabajo puedes bajar nuestro formato de Plan de Trabajo para rellenar con tus datos y utilizarlo al instante. Recuerda que descargar formatos en Milformatos.com siempre es gratis. 

 

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6 comentarios en “Plan de Trabajo

  1. buenos dias
    me pareció excelente el material mostrado por esta consultoría. me será de gran beneficio para la elaboración del plan de trabajo que diseñaré
    saludos cordiales

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