PRESENTACIóN EJECUTIVA
por Redacción Milformatos el 31 de agosto de 2022
Actualizado el: 29/08/2022
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Mediante una presentación ejecutiva es posible informar, principalmente a los ejecutivos de una empresa, un asunto en particular. El asunto puede ser, una idea de negocio, el avance del algún proyecto o el reporte del desempeño de un departamento.
Si necesitas realizar una presentación ejecutiva estás en el sitio ideal. A lo largo de este post te enseñaremos a realizar correctamente este tipo de presentaciones, te explicaremos qué es, en qué consiste, qué elementos incluye, te daremos algunos tips para su elaboración, además te mostraremos un ejemplo y por si fuera poco, podrás descargar nuestro formato de presentación ejecutiva en PowerPoint completamente gratis y 100% editable.
¿Qué es una presentación ejecutiva?
Es una forma de informar o reportar información a un grupo de personas, generalmente para dar a conocer datos relevantes a los ejecutivos de una empresa, de ahí el nombre de presentación ejecutiva.
Ayuda a dar a conocer información puntual de forma rápida y práctica, puede ser sobre una nueva idea de negocio o mejora en la empresa, sobre el avance de algún proyecto o el desempeño de un departamento en la organización.
Es muy importante que la información sea clara, breve y concisa, visualmente atractiva y que incluya los elementos gráficos necesarios.
La herramienta más utilizada para elaborar presentaciones en PowerPoint de Microsoft Office, aunque también puedes usar sitios online como Prezi o Canva, un portal dedicado a la elaboración de diferentes formatos y plantillas para diferentes usos dentro de las empresas.
Elementos de las presentaciones ejecutivas
Las presentaciones ejecutivas siguen por lo general la siguiente estructura:
Portada
Como todo documento empresarial, y más uno que busca capturar la atención, es necesario que incorpores una portada a tu presentación. En ella debes incluir los siguientes elementos:
- Título o tema central de la presentación.
- Nombre o nombres de quienes elaboraron el documento.
- Fecha.
- Logo o imagen empresarial.
Introducción
Esta sección puede o no ocupar una lámina de tu presentación, pues algunas personas prefieren explicar este punto de manera verbal en lugar de incluirla como parte del documento.
Independientemente de tu decisión, solo recuerda que este punto es un vistazo general del contenido de tu presentación. Su finalidad es poner a tu audiencia en el contexto y enfoque adecuado para procesar la información que viene más adelante.
Como ejemplo, puedes pensar en las sinopsis que se usan para las películas o libros, es decir, es una breve explicación de contenido con un cierto gancho, para provocar la curiosidad del público.
Contenido
Esto es la parte central de las presentaciones ejecutivas y donde tendrás que incluir la información más importante sobre el tema central. Es alrededor de esta sección que debes diseñar tu presentación, pues de aquí saldrán muchas ideas para el diseño, selección de fuentes, material de apoyo, etc.
Algunos elementos a considerar para desarrollar esta sección son:
- Gancho: Ocasionalmente, puede ser útil comenzar tus presentaciones por el final, es decir, presentando el beneficio obtenido o las recompensas logradas a partir de las actividades realizadas.
- Contexto o situación actual: Situar a tu público en el contexto de tu presentación les ayudará a entender la importancia o impacto real de tu contenido.
- Hallazgos importantes: Comparte con tu audiencia los hitos o momentos importantes que se lograron en el transcurso de tus actividades, esto pondrá en evidencia los aspectos positivos del tema.
- Evidencias: Recuerda siempre respaldar tu trabajo con evidencias que den fe de los esfuerzos realizados.
- Datos recabados o procesados: Dependiendo del tema, puede ser necesario que incluyas información al respecto de los datos utilizados en tu investigación, tanto como evidencia como para justificar procesos.
- Alternativas: Siempre que puedas ofrece más soluciones que obstáculos, esto demuestra iniciativa y un enfoque en soluciones.
Aun cuando esta lista te parezca algo extensa, no olvides mantener todo tu contenido lo más concreto y breve posible.
Conclusiones y recomendaciones
En este apartado podrás abrir un poco más la sesión a preguntas y respuestas, pues es donde pondrás tus ideas frente a tu audiencia. Es aquí donde expondrás el resultado final o la propuesta a seguir con respecto del tema central.
La intención aquí es mostrar las consecuencias o seguimientos de las actividades realizadas, así como resolver cualquier duda o pregunta que pueda quedar en tu público.
¿Cómo hacer una presentación ejecutiva?
Los pasos para realizar una presentación ejecutiva son:
- Elige el diseño adecuado para tu presentación, considera colores, tipos de fuentes, fondos, contrastes, etcétera.
- Organiza y sintetiza la información que vas a presentar. Empieza con dar una introducción del tema.
- Debes iniciar con una portada atractiva, incluye el título y subtítulo más adecuado de lo que vas a presentar, el nombre de la empresa, de la persona encargada de la presentación o ambos, según consideres conveniente.
- Convierte la información más compleja a SmartArt. Consulta los pasos para convertir textos en nuestro formato descargable.
- Para la información que contiene cifras y datos relevantes, utiliza gráficos que enfaticen el contenido más importante y que permitan visualizar toda la información con facilidad.
- Brinda retroalimentación al final de la presentación, incluso puedes considerar un tiempo para preguntas y respuestas.
Consideraciones importantes:
- Contrasta colores, usa fondos obscuros con letras claras y viceversa, asegurándote que todos los elementos son fácilmente visibles.
- Emplea fuentes legibles y tamaño de letra no menor a 18.
- Haz buen uso de gráficos y esquemas para resumir la información y volver más atractiva la presentación.
- Incluye imágenes y fotografías acordes.
- Evita solo leer la información de las diapositivas, explica cada una de ellas.
- Emplea un tono de voz adecuado, claro y firme.
- Dirígete a la audiencia al hablar, míralos a los ojos.
- Mantén una postura erguida y desplázate por el lugar con seguridad.
Ejemplos de presentaciones ejecutivas
A continuación te presentamos el ejemplo presentación ejecutiva, este es un ejemplo real de una distribuidora de autos.
Este es un ejemplo de portada, con el diseño que selecciones para tu presentación, el logo de la empresa, el nombre del proyecto o tema por presentar y los responsables de este.
Debes dar una introducción clara, breve y concisa para que la audiencia comprenda el asunto que se tratará en la presentación.
Convierte la información en gráficos SmartArt para hacer la presentación más atractiva, menos tediosa y te resulte fácil explicar cada punto.
Coloca imágenes acordes con tu exposición para que la información quede aún más clara.
Utilización de elementos gráficos.
Utiliza elementos gráficos para organizar y sintetizar la información.
También puedes presentar la información en formato de tabla, especialmente cuando es necesario hacer comparaciones.
Los esquemas te ayudarán a explicar pasos, secuencias o procedimientos.
Finalmente, brinda retroalimentación sobre la presentación, aclara dudas y permite la participación de tu audiencia.
A continuación te dejamos otro ejemplo que ahonda más en los datos que debes presentar y enfatizar.
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Formatos de presentación ejecutiva
Si necesitas hacer una presentación ejecutiva puedes descargar nuestros formatos de Presentación Ejecutiva GRATIS completamente editable para que la personalices con la información de tu empresa. Elige la plantilla que más te guste o dependiendo del programa que quieras usar (PowerPoint, Google Drive y OneDrive). Además, también te dejamos un ejemplo para que te hagas una idea de cómo debe quedar tu presentación ejecutiva.
En el caso de los formatos de PowerPoint en Línea (OneDrive) y Google Drive, es importante que inicies sesión en una cuenta de dichas plataformas para que puedas abrir y editar el documento. Luego de hacerlo, sigue estos pasos:
- Clic sobre el botón de descarga (el que se ve bajo la imagen del formato)
- Selecciona “hacer una copia” o “guardar una copia” para poder comenzar a personalizar el documento.
- Cuando esté listo, descárgalo a tu computadora en PowerPoint (PPTX) o PDF, imprímelo o envíale el enlace a quien quieras por internet.
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Buenas noches: Qué gran documento, me fue muy útil y de mucha ayuda para aclarar dudas y mejorar las presentaciones. Muchas gracias.