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En el mundo empresarial existen documentos para casi cualquier propósito, sin embargo, pocas cosas son tan importantes para una compañía como estar al tanto de las actividades que se realizan en ellos. Uno de los formatos más comunes para ello son los reportes de actividades y, en el artículo de hoy, nos concentraremos en los reportes de actividades semanales.
Nuestro equipo de redactores expertos en negocios se ha dado la tarea de investigar este tema para presentarte:
Al final de tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.
En milformatos ya hemos cubierto las bases para elaborar un buen reporte de actividades, por lo que en esta entrada nos concentraremos en los aspectos característicos de la versión semanal de este documento.
Todo reporte ayuda a una empresa a monitorear el progreso de diferentes tipos de proyectos, actividades o planes, tanto al interior como al exterior de la misma. Cada acción dentro de una compañía tiene sus propias necesidades de atención y, por tanto, la periodicidad de sus reportes puede variar con la finalidad de registrar, optimizar y corregir su desarrollo para obtener los mejores resultados posibles.
En el caso del reporte de actividades semanal, la idea es contar con un informe cada 5 ó 7 días, dependiendo de las necesidades de la compañía, de las tareas realizadas para algún determinado proyecto.
Algunos ejemplos de cuándo usar este reporte podrían ser temas de remodelaciones a las instalaciones, limpieza o mantenimiento de áreas o pisos completos, también campañas de marketing de contenido o para redes sociales. Estos ejemplos reflejan situaciones que requieren de un monitoreo constante, pero que quizá día con día sea poco tiempo para mostrar algún avance o cambio significativo.
Como lo mencionamos más arriba, los reportes de actividades varían sobre todo en su periodicidad, aunque su contenido suele ser parecido. Los periodos más frecuentes que puedes encontrar en este tipo de documentos son:
El reporte de actividades semanales tiene como fin el informar, a niveles superiores, homólogos o inferiores, sobre las tareas realizadas para algún proyecto o dentro de algún área a lo largo de una semana de trabajo.
La extensión de este tipo de reportes puede variar de acuerdo con las necesidades o requerimiento de los públicos a quienes van dirigidos. En ocasiones puede ser sólo un panorama general de las tareas o actividades de la semana, mientras que en otros puede incluir un desglose más detallado que abarque el pasado, presente y futuro del proyecto que abordan.
Como dueño de una empresa, este reporte te ayudará a tener claro los avances y logros de tus equipos de trabajo. Esto te será útil, pues será un vistazo para asegurar que tus empleados efectivamente están dedicados a sus labores y evitar así tiempos muertos o retrasos en tus planes de trabajo.
Los documentos informativos como este son necesarios a diferentes niveles de administración para la toma de decisiones y la planeación interna de la compañía. Al estar al tanto del progreso en las labores de cada actividad, la capacidad de respuesta y adaptación de esos mismos planes mejorará y contribuirá a los flujos de trabajo y el desempeño sinérgico de la compañía.
La estructura de un reporte de actividades semanales sigue la misma línea de los otros tipos de reportes que hemos mencionado. Los cambios más sustanciales los encontrarás en los periodos que cubren -obviamente, serán semanales, y quizá en datos como:
De igual manera, en nuestro artículo sobre reporte de actividades puedes encontrar el procedimiento paso a paso de cómo realizar este tipo de documentos. Por lo tanto, nos enfocaremos en algunas diferencias que aplican exclusivamente a los semanales.
Como es de suponerse, esto aplica directamente al desglose de actividades, el cual deberás presentar ya sea con una tabla con celdas dedicadas a cada día de la semana, o bien con un resumen general de las labores hechas en el periodo indicado.
Dada la amplia variedad de casos en los que se puede utilizar un reporte de actividades semanales, la presentación de tu información puede cambiar mucho.
Por ejemplo, en un reporte dedicado a monitoreo de campañas para redes sociales, tu reporte puede dividirse para abarcar los siguientes rubros:
Más allá de contarte el cómo puedes redactar o diseñar tus reportes, quizá sea más práctico compartirte algunos ejemplos reales para que puedas tener una referencia más clara.
No en balde Microsoft Office es la herramienta más utilizada en ámbitos empresariales y de negocios. Word te puede ayudar a estructurar reportes visualmente atractivos para todos tus departamentos. Recuerda que puedes recurrir a paletas de colores, tablas, gráficos e imágenes para hacer tu información mucho más digerible y recordable.
FOLK WEBCOM
Reporte de Actividades Semanal para SocMed Marketing
Cliente: Exhibipop
CM: Anna Díaz Villegas
Periodo: 31 de enero al 4 de febrero de 2022
| Contenido con Alto Desempeño | Plataforma con Mejor Desempeño | Notas | |
|---|---|---|---|
| Lun | Reel de IG Promo 50% | Duración optimizada con respecto a la semana anterior. Call to Action reubicado para mejor visibilidad. | |
| Mar | Tweet Gag Competencia | #POVFTW incrementó engagement y trend en un 2% | |
| Mié | Post “mejores materiales para promoción” | IG | Considerar cambio de copy para la cuenta para mejorar voz de la marca, o bien junta para reafirmar Marketing Persona |
| Jue | TikTok Ensamble de POP | TikTok | Contactar influencers para colaboración en ensamblado para S4 de Marzo |
| Vie | Reel Concurso de diseño universitario POP | TikTok | Revisar link caído a Landing Page |
En caso de que Word te parezca poco práctico o amigable para este tipo de reportes, siempre puedes recurrir a Excel y manejar todo tu documento como una tabla. Como ventaja, te será mucho más fácil incluir gráficos para apoyar tu información, así como cuentas, resultados numéricos o predicciones con cálculos.
A continuación te dejamos 4 formatos de reporte de actividades semanales para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Word, Word en Línea o Canva. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.
Instrucciones para Plantillas en Google Drive y One drive (word en línea). Requerirás una cuenta asociada a gmail o a microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.
¡Listo! Podrás editar nuestras plantillas y generar tu documento en minutos.
Nota aclaratoria sobre afiliados: Milformatos.com participa en el programa de afiliados de Canva y puede recibir comisiones por la suscripción de los usuarios a dicha plataforma.
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por Redacción Milformatos el 15 de febrero de 2022
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