El reporte de trabajo es un documento sumamente versátil, que se utiliza para ofrecer información detallada sobre el resultado o condición actual de un sinfín de asuntos en el ámbito laboral. Por ejemplo, se puede hablar del progreso de un proyecto, una remodelación interna en la oficina, el estatus financiero de la compañía, las actividades diarias de cada área o empleado, entre otros. Por otro lado, su formato también puede llegar a ser tan variado como la temática o el público lo permita.
Actualmente, los reportes de trabajo pueden incluso enviarse por correo electrónico, dependiendo de la importancia de cada uno.
¿Qué es el Reporte de Trabajo?
Lo que distingue a un reporte de trabajo de otro tipo de reportes quizá, sea su extensión -que puede variar dependiendo del tema tratado-, además de su presentación y temporalidad. Por lo tanto, puede ocupar desde una cuartilla o correo electrónico, hasta un documento impreso más extenso y con una presentación formal. Por otro lado, los reportes de trabajo se pueden desarrollar en diferentes momentos, ya sea de manera diaria, mensual, anual o por proyecto.
Recuerda que en Milformatos contamos con un artículo sobre Reportespara que conozcas las características de este documento. Al mismo tiempo, en él encontrarás un formato descargable de un reporte que podrás obtener completamente gratis.
Estructura de un Reporte de Trabajo
Nuestro artículo sobre Reportes ofrece una estructura base a partir de la cual se puede comenzar a desarrollar cualquier documento de este tipo, sin embargo, el reporte de trabajo suele incluir algunos elementos que modifican la sección central del texto. Algunos de ellos son:
Objetivo inicial: En otros reportes la introducción puede tener una extensión más amplia, pero en el reporte de trabajo esta sección puede llegar a ocupar sólo una oración, explicando el trabajo a partir del cual se desprende el documento. Por ejemplo, una campaña de ventas para tu empresa, la remodelación de un espacio dentro de la oficina, el seguimiento del trabajo con una cuenta específica, etc.
Actividades realizadas: En segundo lugar, se desarrolla un listado de actividades para lograr la meta principal. Esta sección puede ser tan detallada como la necesites e incluir datos como el nombre del personal a cargo de cada tarea.
Evaluación de las labores: A continuación deberás detallar la información particular de cada tarea realizada al momento de escribir el reporte. Puedes incluir porcentajes de avances, estatus del trabajo con respecto de la meta y comentarios sobre logros u obstáculos, además de apoyarte con gráficos e imágenes para los datos que presentes.
Acciones a seguir: Quizá la parte más importante del reporte de trabajo es la que sustituye a las conclusiones, pues en ella se detallan las modificaciones o soluciones a realizar para cumplir con el objetivo principal. De igual manera que los puntos anteriores, esta sección puede ser tan específica o resumida como lo necesites.
¿Cómo hacer el Reporte de Trabajo?
Sé breve y concreto: Dependiendo del tema y extensión de tu reporte de trabajo, puedes ser algo flexible en este punto. Sin embargo, ten en cuenta que la información laboral siempre debe ser lo más eficiente y ágil posible, por lo que depurar tu reporte para que sólo incluya los datos necesarios, ayudará a que sea más entendible y práctico.
Utiliza apoyos visuales: Las imágenes, gráficos y demás apoyos que puedas incluir en tu reporte, te ayudarán a que la información se pueda leer más rápidamente. No en balde el dicho de las mil palabras.
Sé específico: Particularmente cuando hables de acciones a seguir, sé lo más puntual que puedas. Quien lea tu reporte debe saber exactamente a lo que te refieres además de cómo es que se va a lograr o se logró. Así evitarás la necesidad de documentos adicionales o juntas extra para aclaraciones.
Usa un lenguaje adecuado para la ocasión: Mientras que un reporte de trabajo por lo regular usa un tono y lenguaje formal, no pases por alto expresiones que ayuden a transmitir el contexto de tu reporte. Si son buenas noticias, ¡expresa lo buenas que son! De lo contrario, deja en claro la gravedad del asunto.
Ejemplo de Reporte de Trabajo
A continuación te presentamos algunos ejemplos de reportes de trabajo para diferentes situaciones. Puedes usarlos como referencia para escribir el tuyo.
El primero de ellos puede usarse como una carta simple o correo electrónico para un trabajo de remodelación interno en la oficina.
Reporte de labores internas en la oficina
Reporte de Trabajo
Objetivo inicial: Remodelación de la sala de juntas B en el piso 8 para su uso como sala de edición audiovisual.
Actividades realizadas
Limpieza general de la sala y extracción de todos los muebles – Área de mantenimiento. Responsable: Alan Hermosa
Levantado del cableado sobrante, instalación de nuevas líneas eléctricas, telefónicas, LAN y WiFi, de acuerdo con los planos recibidos y autorizados en Junio 2021 – Áreas de mantenimiento y Soporte Técnico. Responsables: Alan Hermosa y Luis Urbina, respectivamente
Revisión del cableado anterior para reuso o desechado – Área de Soporte Técnico. Responsable: Luis Urbina
Instalación y acomodo de muebles nuevos – Área de mantenimiento. Responsable: Alan Hermosa
Montaje y conexión de monitores, routers y teléfonos – Área de Soporte Técnico. Responsable: Luis Urbina
Pruebas de monitores y líneas telefónicas – Área de Soporte Técnico. Responsable: Luis Urbina.
Evaluación de las labores
Todas las actividades que se planearon para este proyecto se llevaron a cabo en tiempo y forma para cumplir con la fecha programada de entrega (27 de julio de 2021). Por otro lado, hubo retrasos mínimos en los plazos otorgados para cada tarea, con la excepción de un pequeño problema con la instalación eléctrica del edificio que requirió la visita de un proveedor externo. Sin embargo, dicha visita sólo tomó la mitad de uno de los días de trabajo, tiempo que se pudo recuperar satisfactoriamente y sin necesidad de horas extra.
Acciones a seguir
En vista de lo anterior, la única acción a seguir, posterior a al envío de este reporte, es proceder a una prueba de la nueva sala de edición por parte del área correspondiente. Esto con miras a recibir retroalimentación sobre la distribución del espacio, facilidad de uso y desempeño en general del espacio. Dicha prueba se puede programar en el momento deseado, sin embargo se recomienda no retrasarla más allá del 16 de agosto del presente para poder ejercer las garantías de los equipos comprados para este fin.
Si dicha prueba no reporta ningún cambio, se puede proceder al levantamiento de fotos dentro del espacio para efectos de la página web de la compañía.
Firma,
Antonia Ugalde
Gerente de proyectos internos
Copiado al portapeles!
Reporte de Trabajo
Objetivo inicial: Remodelación de la sala de juntas B en el piso 8 para su uso como sala de edición audiovisual.
Actividades realizadas
Limpieza general de la sala y extracción de todos los muebles – Área de mantenimiento. Responsable: Alan Hermosa
Levantado del cableado sobrante, instalación de nuevas líneas eléctricas, telefónicas, LAN y WiFi, de acuerdo con los planos recibidos y autorizados en Junio 2021 – Áreas de mantenimiento y Soporte Técnico. Responsables: Alan Hermosa y Luis Urbina, respectivamente
Revisión del cableado anterior para reuso o desechado – Área de Soporte Técnico. Responsable: Luis Urbina
Instalación y acomodo de muebles nuevos – Área de mantenimiento. Responsable: Alan Hermosa
Montaje y conexión de monitores, routers y teléfonos – Área de Soporte Técnico. Responsable: Luis Urbina
Pruebas de monitores y líneas telefónicas – Área de Soporte Técnico. Responsable: Luis Urbina.
Evaluación de las labores
Todas las actividades que se planearon para este proyecto se llevaron a cabo en tiempo y forma para cumplir con la fecha programada de entrega (27 de julio de 2021). Por otro lado, hubo retrasos mínimos en los plazos otorgados para cada tarea, con la excepción de un pequeño problema con la instalación eléctrica del edificio que requirió la visita de un proveedor externo. Sin embargo, dicha visita sólo tomó la mitad de uno de los días de trabajo, tiempo que se pudo recuperar satisfactoriamente y sin necesidad de horas extra.
Acciones a seguir
En vista de lo anterior, la única acción a seguir, posterior a al envío de este reporte, es proceder a una prueba de la nueva sala de edición por parte del área correspondiente. Esto con miras a recibir retroalimentación sobre la distribución del espacio, facilidad de uso y desempeño en general del espacio. Dicha prueba se puede programar en el momento deseado, sin embargo se recomienda no retrasarla más allá del 16 de agosto del presente para poder ejercer las garantías de los equipos comprados para este fin.
Si dicha prueba no reporta ningún cambio, se puede proceder al levantamiento de fotos dentro del espacio para efectos de la página web de la compañía.
Firma,
Antonia Ugalde
Gerente de proyectos internos
El siguiente ejemplo está enfocado al monitoreo de tareas diarias y con él podrás auditar o llevar un registro de cada empleado de la compañía.
Reporte diario de tareas
Reporte diario de tareas
Farmacias Normales
Nombre del empleado: Raúl Becerra
Departamento: Bodega
Fecha: 4 de Agosto de 2021
Supervisor directo: Adrián Alcázar
Tarea
Estado
Duración
Cotejar piezas de inventario con piezas en piso
Actualizar base de datos
En proceso
En proceso
Finalizada
Finalizada
18 horas
6 horas
3 horas
2 horas
Tareas Completadas
Recepción de mercancía de proveedores
Inventariado de mercancía nueva
Copiado al portapeles!
Reporte diario de tareas
Farmacias Normales
Nombre del empleado: Raúl Becerra
Departamento: Bodega
Fecha: 4 de Agosto de 2021
Supervisor directo: Adrián Alcázar
Tarea
Estado
Duración
Cotejar piezas de inventario con piezas en piso
Actualizar base de datos
En proceso
En proceso
Finalizada
Finalizada
18 horas
6 horas
3 horas
2 horas
Tareas Completadas
Recepción de mercancía de proveedores
Inventariado de mercancía nueva
El tercer y último ejemplo ilustra un reporte financiero para un club deportivo, en él podemos observar cómo explotar imágenes, así como mostrar la información en un formato atractivo.
Reporte financiero
Ejemplo Reporte de Trabajo
Ejemplo Reporte de Trabajo
Ejemplo Reporte de Trabajo
Ejemplo Reporte de Trabajo
Formato de Reporte de Trabajo
A continuación te presentamos un par de formatos de reporte de trabajo que puedes descargar gratis y usar como base para tu documento. Uno de ellos es para Word y el otro lo encontrarás en Canva. Además de esta plantilla, este sitio cuenta con muchas otras que te pueden ser útiles para muchos propósitos y proyectos.
Nota aclaratoria sobre afiliados: Milformatos.com participa en el programa de afiliados de Canva y puede recibir comisiones por la suscripción de los usuarios a dicha plataforma.
