Algunas empresas solicitan un documento por escrito para proporcionar información, especialmente de carácter confidencial. Para esos casos es necesario redactar una solicitud de información.
Si necesitas elaborar una solicitud de información y no tienes claro qué es y cómo hacerlo este es el sitio ideal para despejar tus dudas, te diremos todo lo que necesitas saber acerca de este documento y también podrás descargar completamente gratis nuestro formato de solicitud de información.
¿Qué es una solicitud de información?
Se trata de una especie de carta formal que tiene como objetivo solicitar información específica a una empresa, organización o institución, debido a que hay información confidencial que no está disponible para el público en general.
Estas solicitudes también sirven para controlar a quién se le proporciona la información y con qué motivo, en algunos casos, las empresas pueden condicionar la aprobación de la solicitud a no compartir dicha información con terceros y a no hacer mal uso de esta.
Elementos de una solicitud de información
Debe componerse de los siguientes puntos:
Lugar y fecha en que se emite la solicitud. Pues las empresas tienen un máximo de días para poder ofrecer la información o para rechazar la solicitud.
Asunto, que en este caso es solicitud de información. Debe estar situado en la parte superior del documento.
Nombre del destinatario, es decir, a quien va dirigida la solicitud. En general la solicitud se dirige a los encargados de la institución: director general, presidente o dueño de la compañía o empresa.
Información que se solicita. Se debe dejar en claro el tipo de datos que se requieren y la razón por la cual se necesitan.
Nombre y firma del remitente, es decir, quien solicita la información.
¿Cómo hacer una solicitud de información?
Los pasos para realizar esta solicitud son los siguientes:
Como en toda carta formal, debes iniciar con el lugar y fecha en que se redacta el documento.
Debes obtener el nombre de la persona a quien dirigirás la solicitud, esta persona debe estar facultada para proporcionar dicha información, si no conoces el nombre redacta las palabras “A quien corresponda”.
Específica por qué medio esperas obtener la información, mediante correo electrónico, paquetería, teléfono, redes sociales, etcétera.
Describe detalladamente la información que solicitas, de ser posible menciona el motivo por el cual la necesitas.
Finalmente, firma la solicitud y entrégala a quien corresponda.
Además, te sugerimos considerar los siguientes tips para que tu solicitud cumpla con los estatutos de formalidad y sea tomada en cuenta:
Comunícate con la institución para conocer el nombre y puesto de la persona a la que tienes que dirigirte.
Elabora tu carta en una hoja blanca de gramaje alto, el documento debe estar limpio y ser entregado de preferencia en un sobre manila.
Cuida mucho la redacción y ortografía de tu documento. Recuerda que la solicitud es un documento formal.
Puedes llevar una copia simple para que, la persona que reciba tu documento, te la firme como acuse de recibo, así tendrás un documento para reclamar en caso de que no te proporcionen la información en el tiempo solicitado.
Ejemplo de una solicitud de información
Puerto Vallarta, Jalisco
22 de julio de 2019
Asunto: Solicitud de Información
Lic. Leticia Correa Perea
Directora General del Penal de Ciudad de México
PRESENTE.
Estimada Sra.,
Por medio de la presente, solicito de la manera más atenta, me haga llegar por medio de correo electrónico, la siguiente información:
Expediente legal del recluso Juan López Pérez, con No. de identificación 5821496344, con el propósito de trasladar al recluso de su actual penal en la Ciudad de México al penal de Puerto Vallarta e iniciar el caso por delito de homicidio imprudencial.
Sin más por el momento y agradeciendo su colaboración y transparencia, me despido de usted.
Atentamente
Lic. Emilio González Paz
Director General del Penal de Puerto Vallarta
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