FICHA DE IDENTIFICACIóN

En un centro educativo hay siempre una gran cantidad de alumnos de distintas edades y orígenes. Una de las responsabilidades principales del colegio es estar informado sobre cada estudiante y poder identificarlos. La ficha de identificación no es más que la herramienta empleada para recabar datos relevantes, organizarlos y almacenarlos.

Te invitamos a revisar este post donde explicamos cómo debes estructurar tu ficha de identificación. También te proporcionamos un ejemplo de su presentación y un formato para descargar gratis.

¿Qué es una ficha de identificación?

La ficha de identificación es un instrumento para recabar información, en donde se registran los datos personales de un estudiante. Esta permite conocer aspectos tanto familiares, médicos, culturales, historiales académicos o cualquier otro elemento de interés según la institución que corresponda.

Su finalidad es tener la mayor información sobre los estudiantes, y de ese modo poder controlar y mejorar la atención educativa para cada uno de ellos. Generalmente se almacenan en un archivero o en una base de datos para consultarla posteriormente.

Características de la ficha de identificación

Toda la información del alumno puede concentrarse en un solo documento. Conoce sus características:

•  Contiene datos que permiten estar más al tanto del estudiante, ya que presenta información útil para conocer la procedencia, el medio de transporte o las actividades culturales del estudiante, lo cual puede mejorar el cuidado, la seguridad y la inclusión en la institución.
• Es breve y preciso. Es un documento que necesita de poco tiempo y es muy fácil de realizar, pues los datos que debe tener son muy precisos y no requiere extenderse demasiado.
• Provee información muy útil en caso de emergencia o accidentes. Otra de sus ventajas es que incluye datos médicos sobre el estudiante e información de contacto de los padres, esto le indica al personal del colegio qué medidas tomas en cualquier eventualidad.
• Sirve de soporte para otros tipos de documentos. Si la institución necesita información para enviar a alguna entidad o para elaborar otro documento, esta ficha puede ayudar a complementar lo que hace falta.

Estructura de la ficha de identificación

Estos son los datos que generalmente están presente en estas fichas:

Datos personales y familiares

La ficha de identificación debe contener los datos personales del estudiante como el nombre completo, la fecha y el lugar de nacimiento, y la edad. Además contiene información de los padres, que incluye sus nombres, ocupación, números de contacto, correo y domicilio.

Datos médicos

Es frecuente y de gran utilidad que se incluya en estas fichas alguna información médica del estudiante. Por lo general, se presentan datos como el tipo de sangre, alergias o padecimientos. El objetivo de esta sección es saber si hay que tomar algún cuidado especial, por ejemplo, evitar ciertos alimentos, o permitir que el alumno tome un medicamento.

Datos académicos

Generalmente en la ficha se indica el grado que cursa o cursará el estudiante. Y si es el caso, se apunta de qué institución proviene junto con información de los antecedentes escolares. Por ejemplo, si ha repetido un curso, si tiene una beca, o cualquier otra observación.

Datos de contacto de emergencia

Es conveniente contar con la información de contacto de una persona que responda por el alumno, en caso que ocurra alguna emergencia y no sea posible contactar a los padres. De esta persona, también se requerirán datos como el nombre, número de teléfono, correo, dirección, y el parentesco con el estudiante.

Cómo se hace una ficha de identificación

Hacer una ficha de identificación resulta tarea sencilla. Sin embargo, es necesario tener cuidado al plasmar los datos. Estos son los pasos a seguir para elaborar este documento correctamente:

1. Define qué datos te interesa recoger

Hay muchas cosas que podrías averiguar sobre los alumnos, sin embargo, no toda la información resulta útil. Así que lo primordial es hacer una lista con los datos específicos que deseas obtener, siempre clasificándolos según el área a la que pertenecen (datos familiares, médicos, académicos…).

2. Elige y organiza tus formatos

Cuando ya conoces qué información específica va a completar tu ficha de identificación, es momento de trabajar en el borrador del documento. Esto se debe a que cada área debe estar separada, y con suficiente espacio para organizar todos los datos.

Para ello puedes crear tu propio formato con ayuda de la estructura que ya conoces, o aventurarte a utilizar el formato que te presentamos más adelante. Pero recuerda que todas las fichas deben seguir el mismo modelo.

3. Protege y digitaliza tus fichas

El mundo digital ha traído la ventaja de poder guardar con mayor seguridad los expedientes y otros documentos escolares. Si bien puedes tomar todas tus fichas de identificación y almacenarlas en un archivo, también es válido cargar la información en una base de datos digital, para tener un respaldo ante cualquier eventualidad.

Ejemplo de ficha de identificación

Formato de ficha de identificación

Este es un ejemplo general de cómo puedes construir tu ficha. Por supuesto, eres libre de quitar o agregar más secciones, según lo que creas más conveniente ¡Descarga gratis el formato de ficha de identificación!

Descarga gratis formato de ficha de identificación

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