En tus actividades diarias, ¿necesitas redactar y enviar muchas cartas? ¿Te gustaría que tuvieran un aspecto más formal y completo? En ese caso, el tipo de documento que buscas es una carta membretada, la cual cumple con ciertas características de presentación que le confieren una apariencia profesional. Sigue esta guía sobre cómo elaborar una carta membretada, con elementos, ejemplos, paso a paso y consejos.
¿Qué es una carta membretada?
Consiste en una carta cuyo formato incluye un membrete que identifica al remitente del documento. Este puede ser una persona, o una organización. Este tipo de misivas pueden ser escritas a computador, o a mano, sin que esto afecte el uso del membrete. Generalmente siguen la estructura de una carta formal.
Además de dar un aspecto más formal a la carta, también facilita el reconocimiento de quien la envía. Puede contener tanto texto, como una imagen o logo. Lo más común es que sean utilizadas por empresas, instituciones privadas o públicas, fundaciones y personajes públicos.
Elementos de una carta membretada
Por supuesto, la parte más destacada de este documento es el membrete, que a su vez está compuesto por diferentes elementos. Así que, repasaremos cada uno de los elementos de la carta, detallando los que componen el membrete:
- Márgenes
- Membrete:
Logo
Nombre de la empresa, institución o persona
Dirección
Número telefónico
Correo electrónico
Página web / Redes sociales
- Fecha
- Destinatario
- Saludo
- Cuerpo o contenido
- Despedida
- Firma
Cómo hacer una carta membretada
La ventaja de preparar tu carta membretada en la computadora, es poder guardar una plantilla y utilizarla cada vez que debas enviar otra carta. El programa más sencillo y completo a la vez es Word. Presta mucha atención a la siguiente explicación.
1. Copia en una hoja de papel los datos que componen el membrete, esto como una guía para asegurarte de que estén correctos y que la plantilla no quede con algún error. También puedes aprovechar para revisar que tengas el logo de la empresa en formato .jpeg o .png, y en el tamaño adecuado.
2. Abre un documento nuevo en el programa de Word y verifica el diseño de la página. Tamaño carta con márgenes de 2.5 cm superior/inferior y 3 cm izquierda/derecha.
3. Da doble clic en la parte superior de la hoja en blanco, justo sobre el límite del margen, para poder abrir el encabezado. Si eso no funciona, puedes ir a la sección de Insertar, en la barra de herramientas, y seleccionar la opción Encabezado, y funciona de la misma manera.
4. Una vez que aparezca el recuadro, puedes comenzar a vaciar la información del membrete. Es decir, todos los elementos mencionados con anterioridad. Del mismo modo, se agrega el logo, si corresponde. Recuerda que la imagen y el texto puede ir centrados o alineados a la derecha.
5. Cierra el encabezado dando clic en cualquier otra parte de la hoja. Después completa todas las secciones faltantes de la carta, como el destinatario, la introducción, el contenido, la despedida y la firma. Por último, guarda el documento para no perderlo.
¿Qué hacer si todavía tienes dudas sobre tu carta membretada?
Se trata de un proceso bastante sencillo. Sin embargo, hemos recopilado una serie de consejos que tienen el objetivo de facilitar aun más la elaboración de una carta membretada.
Revisar la imagen
Antes de insertar la imagen del logo, debes comprobar que tenga buena resolución, pero que no pese demasiado, para ahorrarte molestias. Toma en cuenta que la imagen no puede obstruir el texto ni tapar la información. Puede estar en blanco y negro, aunque a color queda mucho mejor.
Usar otros elementos gráficos
Además del logo, en el encabezado también puedes incluir otros elementos gráficos como líneas, puntos, cuadros, etc. La intención es crear un estilo único para tu documento, que lo distinga de cualquier carta simple. Por supuesto estos detalles deben combinar con la imagen y el tema de tu empresa o institución.
Mantener los datos actualizados
Si guardas una plantilla, necesitas actualizar los datos del membrete siempre que sea necesario. Ya que, tener un número telefónico, o correo electrónico que ya no utilizas puede ser bastante malo para tu trabajo. Las personas no podrán comunicarse contigo y la carta no cumplirá con su objetivo.
Ejemplo de carta membretada
Este es un ejemplo de una carta membretada ya lista para visualizar cómo debes estructurar todos sus elementos. En ese caso, puedes observar que el logo de la empresa o institución se ubica de lado izquierdo, mientras que el membrete va centrado.
De igual modo, se específica el orden de los datos del membrete por importancia. Lo primero es el nombre de la empresa, seguido de la dirección para poder responder la carta. Luego, se agregan el teléfono, página web y correo electrónico como otros datos de contacto.
Una vez concluido el membrete, tu atención se centra en los demás elementos formales de una carta, tales como la fecha, nombre del destinatario, saludo, cuerpo, despedida y firma del remitente.
Cacao Media
Av. Los ríos, calle Luna #32. Caracas, Venezuela
TLF.: 555-55555
[email protected]
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Caracas, 02 de julio del 2021
Lucia Batista
Jefa del Departamento de Marketing
Cosméticos Le’Sol
Ante todo reciba un cordial saludo, y permítanos extender nuestras más sinceras felicitaciones por el éxito en el lanzamiento de su nueva línea de productos para el cuidado de la piel, al cual tuvimos el placer de asistir el miércoles pasado.
A propósito de este importante acontecimiento, el motivo de esta carta es invitarlos a participar en nuestra Feria del Talento y Emprendimiento III Edición, a celebrarse el próximo 23 de julio del 2021. Es de nuestro interés contar con su presencia en nuestros talleres y charlas sobre innovación y emprendimiento, que están dirigidas para un público joven.
Esperamos que la invitación sea de su agrado, y estamos atentos a su pronta respuesta para poder comunicarles todos los detalles de logística.
Atentamente:
Grecia Moor
Directora General de Cacao Media
Recursos útiles para elaborar una carta membretada
La carta membretada puede ser utilizada para cualquier tipo de misiva, cuando ya tienes claro cómo elaborar el membrete solo debes preocuparte de adaptar los datos a la empresa, institución o figura pública.
Para ahorrarte más tiempo, te invitamos a revisar nuestros recursos disponibles para la realización de cartas formales con distintos motivos:
